Roadshow là hình thức quảng cáo phổ biến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để truyền thông cho sản phẩm, dịch vụ của mình. Vậy thế nào là một roadshow thành công? Dưới đây là 10 bước “thần thánh” giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tổ chức roadshow được hiệu quả.
Mục Lục
1. Xác định mục tiêu chiến dịch
Bên cạnh các hình thức quảng cáo hiện nay, roadshow được coi là một phương án tối ưu cho các doanh nghiệp bởi tính ứng dụng cao và phù hợp với nhiều mục đích. Việc lập kế hoạch tổ chức roadshow một cách kỹ lưỡng trước khi thực hiện sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc triển khai cũng như đạt được mục đích truyền thông.
Bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch là xác định mục tiêu chiến dịch. Với mỗi chiến dịch quảng cáo của mình, các doanh nghiệp đều có những mục đích, mục tiêu nhất định về truyền thông, marketing với những con số cụ thể cần đạt được.
Cần xác định rõ mục tiêu khi lập kế hoạch tổ chức roadshow
Việc xác định rõ mục tiêu chiến dịch sẽ giúp doanh nghiệp, đơn vị tổ chức nhận biết và hiểu rõ cần làm gì, từ đó, xác định những phương án triển khai, hình thức thực hiện phù hợp để đáp ứng những nhu cầu đề ra.
Do vậy, trước khi bắt tay vào thực hiện một chương trình roadshow quảng bá, doanh nghiệp cần xác định rõ: mục tiêu của chiến dịch là gì, đối tượng mục tiêu muốn nhắm tới là ai và những mong muốn nhận được sau khi thực hiện sự kiện,…
2. Xác định loại hình Roadshow phù hợp
Sau khi xác định được rõ những mục tiêu cần đạt được trong chiến dịch, bước tiếp theo trong việc lập kế hoạch tổ chức roadshow là lựa chọn một loại hình roadshow phù hợp để thực hiện.
Trên thị trường hiện có đa dạng các loại hình roadshow quảng cáo khác nhau để lựa chọn. Điển hình có thể kể đến một số hình thức như: roadshow xe đạp, roadshow xe máy, roadshow ô tô,… Tùy thuộc vào mục đích, quy mô và kinh phí của chiến dịch, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng hình thức roadshow sao cho hợp lý nhất.
Việc lựa chọn một loại hình roadshow phù hợp với chiến dịch sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng đạt được mục tiêu đề ra, đem lại hiệu quả truyền thông cao, đặc biệt, giúp thương hiệu tiếp cận nhanh chóng đến đối tượng khách hàng mục tiêu đang nhắm tới.
Xác định loại hình roadshow phù hợp
Ngoài ra, loại hình và số lượng phương tiện trong chương trình roadshow cần đảm bảo đáp ứng đủ nhu cầu của doanh nghiệp, tránh trường hợp lãng phí, chi phí cao nhưng không đạt được hiệu quả như mong đợi.
Có thể thấy, để quảng cáo roadshow đạt được hiệu quả tốt, việc lựa chọn hình thức roadshow phù hợp và đơn vị triển khai uy tín là điều cần được cân nhắc kỹ lưỡng và cẩn trọng khi xây dựng kế hoạch tổ chức roadshow.
3. Xây dựng lộ trình các cung đường phù hợp cho từng đoàn xe
Đặc thù của roadshow là di chuyển theo đoàn xe dưới hình thức diễu hành qua các con đường đông người qua lại, do vậy, việc thiết kế lộ trình đi lại phù hợp là một bước rất quan trọng trong kế hoạch tổ chức roadshow. Vậy thế nào là một lộ trình lý tưởng?
Căn cứ vào hình thức roadshow và phương tiện sử dụng, cũng như những mục tiêu quảng bá của chiến dịch, đơn vị tổ chức có thể lựa chọn các tuyến đường sao cho tối ưu nhất và đạt hiệu quả cao. Các cung đường lựa chọn nên là những đoạn đường chính, sầm uất, đông người qua lại; đặc biệt, nên tránh những đoạn đường thường xuyên tắc nghẽn, đường quá nhỏ hoặc đường cấm.
Xây dựng lộ trình cụ thể cho từng đoàn xe
Ngoài ra, sau khi đã chọn được những cung đường phù hợp, đơn vị thực hiện cũng cần xem xét, tiến hành kiểm tra thực tế các đoạn đường này trước khi chính thức tổ chức roadshow để phòng các trường hợp bất trắc xảy ra trong quá trình thực hiện.
4. Chọn thời gian tiến hành thích hợp
Khi lập kế hoạch tổ chức roadshow, doanh nghiệp cũng cần chú trọng tới việc lựa chọn thời gian tiến hành phù hợp bởi không phải thời gian nào cũng thích hợp cho việc chạy roadshow.
Để roadshow thành công và đạt được hiệu quả cao, thời gian tổ chức nên được thực hiện trong các khung giờ đẹp, có lượng người đi lại vừa phải, không quá đông trên các tuyến đường; tuyệt đối không nên tổ chức vào thời gian cao điểm trong ngày như 6h – 7h, 10h30 – 11h30, 17h – 19h,…
Lựa chọn thời điểm tiến hành roadshow
Lựa chọn vào khung giờ cao điểm sẽ là một cản trở lớn trong việc thực hiện roadshow bởi tuy tiếp cận được rất nhiều đối tượng công chúng nhưng với lượng người di chuyển đông có thể dẫn đến ùn tắc giao thông kéo dài, kẹt xe, thậm chí gây mất cảm tình với người dân.
Các đơn vị thực hiện có thể cân nhắc tổ chức vào các mốc thời gian 30 – 45 phút trước giờ cao điểm bởi đây là lúc mật độ phương tiện di chuyển trên đường không quá cao, thuận tiện trong việc đi lại cũng như triển khai các hoạt động quảng bá.
Việc cân nhắc kỹ thời gian thích hợp trong lập kế hoạch tổ chức roadshow sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rắc rối trong quá trình thực hiện, nhanh chóng đạt được mục đích truyền thông và tạo được ấn tượng tốt đẹp với công chúng.
5. Thiết kế, in ấn, sản xuất vật phẩm (banner, cờ phướn…) cần thiết trang trí trên xe
Sau khi đã xây dựng được lộ trình và lựa chọn được thời gian phù hợp với mục tiêu chiến dịch, doanh nghiệp cần tiến hành thiết kế, in ấn và sản xuất vật phẩm cần thiết để trang trí trên xe. Đây là một bước cực kỳ quan trọng trong kế hoạch tổ chức roadshow.
Tùy thuộc vào loại phương tiện lựa chọn để thực hiện roadshow, đơn vị triển khai sẽ có những cách thức thiết kế và sản xuất ấn phẩm truyền thông khác nhau. Tuy nhiên một mẫu quảng cáo roadshow đạt chuẩn cần đảm bảo đủ các yếu tố: dễ nhìn, thu hút và mang đậm dấu ấn thương hiệu.
Các ấn phẩm truyền thông của một roadshow quảng bá cần số lượng chữ vừa đủ, ngắn gọn súc tích để truyền tải thông điệp quảng cáo, tránh lan man, đồng thời cũng không quá ít dễ gây khó hiểu cho người đọc. Logo sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu là điều bắt buộc phải có trên quảng cáo. Font chữ nên lựa chọn những font tạo sự cân đối, kích cỡ đủ để khách hàng dễ dàng nhìn thấy và đọc được trong phạm vi gần.
Ngoài ra, trong thiết kế nên lựa chọn những màu sắc hài hòa phù hợp với từng loại sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu. Sử dụng màu sắc cân đối, có mức độ tương phản, tránh nhạt nhòa, khó theo dõi. Bên cạnh đó, mỗi quảng cáo chương trình roadshow cũng cần được trau chuốt về câu từ, tránh các lỗi về ngữ pháp, sai lỗi chính tả,… gây mất thiện cảm với người xem.
Thiết kế quảng cáo cho một chiến dịch roadshow cần có sự đầu tư kỹ lưỡng làm sao để truyền tải được thông điệp mà thương hiệu muốn nhắn gửi. Do vậy, doanh nghiệp nên dành sự quan tâm lớn về vấn đề này trong kế hoạch tổ chức roadshow.
6. Xin giấy phép những bên liên quan khi tổ chức roadshow
Một bước cực kỳ quan trọng trong kế hoạch tổ chức roadshow quyết định trực tiếp đến việc chương trình có được triển khai hay không đó là xin cấp phép từ các bên liên quan.
Trước khi thực hiện tổ chức roadshow, doanh nghiệp, đơn vị thực hiện cần tiến hành xin cấp Giấy phép thực hiện quảng cáo của cơ quan có thẩm quyền, cụ thể là Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch. Bởi roadshow là hoạt động cộng đồng và có tác động tới đối tượng công chúng rộng lớn, do đó cần được kiểm soát chặt chẽ từ các đơn vị và chính quyền.
Thiết kế cờ phướn cho kế hoạch tổ chức roadshow
Doanh nghiệp, đơn vị thực hiện cũng cần lưu ý về thời gian xin giấy phép bởi những thủ tục đăng ký thường tốn khá nhiều thời gian và công sức, do vậy, cần được triển khai sớm các thủ tục, tránh làm ảnh hưởng tới kế hoạch tổ chức roadshow.
Bên cạnh đó, đơn vị tổ chức cũng cần lưu ý liên hệ đến các phường, quận dự định diễn ra roadshow và các cơ quan có chức năng để thông báo về hoạt động của chương trình nhằm đảm bảo không bị gián đoạn trong quá trình triển khai.
7. Thuê PB, PG và lựa chọn trang phục phù hợp
Để thực hiện chiến dịch thành công, nhân sự tham gia chạy roadshow cũng là yếu tố cần quan tâm tới khi lên kế hoạch tổ chức roadshow. Đội ngũ PB, PG nên được chọn lựa kỹ càng và cẩn thận, đặc biệt, phải phù hợp với hình ảnh thương hiệu.
Nhân sự tham gia chương trình roadshow thông thường trong độ tuổi thanh thiếu niên có ngoại hình sáng, chiều cao đồng đều, kỹ năng giao tiếp tốt,… Bên cạnh đó, đội ngũ này cũng cần có tính kiên trì, sự nhẫn nại và chịu khó trong công việc bởi chạy roadshow không phải là công việc dễ dàng.
Với đặc thù phải di chuyển trên các tuyến đường lớn, đông người qua lại dưới thời tiết nắng nóng và trong khoảng thời gian dài, đội ngũ PB, PG cần là những người có sự nghiêm túc và cố gắng để đảm bảo được tiến độ và giữ vững được đội hình đồng đều.
Ngoài ra, trong kế hoạch tổ chức roadshow cũng nên cân nhắc các khoản liên quan đến trang phục cho nhân sự PB, PG sao cho không chỉ đẹp mắt, phù hợp với chiến dịch roadshow quảng bá mà còn đem lại những hiệu ứng tích cực về hình ảnh thương hiệu đối với công chúng.
Đối với trang phục, PB, PG nên mặc những trang phục đồng bộ, màu sắc phù hợp với thương hiệu, có thể tạo sự thu hút với người đi đường; cần tránh những đồ mang tính chất nhạy cảm, không phù hợp với mục tiêu chiến dịch.
8. Thành lập đội quản lý theo sát đoàn xe, xử lý sự cố bất ngờ trên đường
Trong quá trình thực hiện chương trình roadshow sẽ khó tránh khỏi những khó khăn và sự cố bất ngờ, do vậy việc thành lập đội quản lý và giám sát chương trình là bước cần có trong kế hoạch tổ chức roadshow.
Đội ngũ quản lý sẽ luôn phải theo sát đoàn xe để ổn định đội hình, hướng dẫn các nhân sự, PB, PG thực hiện hoạt động cũng như điều phối chương trình roadshow một cách linh hoạt và chủ động nhằm giúp cho sự kiện diễn ra thuận lợi và đạt hiệu quả cao.
Trong trường hợp xảy ra sự cố bất ngờ trong lúc diễn ra chương trình, đội quản lý cũng cần nhanh chóng xử lý và khắc phục kịp thời, tránh để tình trạng bị động dẫn đến những hậu quả xấu cho chương trình.
9. Tiến hành chạy roadshow
Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng ở các bước trên, đã đến lúc bắt tay thực hiện chương trình đúng theo kế hoạch tổ chức roadshow. Dựa trên những kế hoạch và timeline cụ thể đã được đề ra, doanh nghiệp có thể tiến hành chạy roadshow trên thực tế.
Trong quá trình thực hiện, đơn vị tổ chức cần sát sao triển khai như đúng các yêu cầu trong kế hoạch, đảm bảo đúng timeline và lịch trình đã được lên sẵn, đồng thời cũng cần lưu ý linh động trong nhiều tình huống để chương trình roadshow diễn ra thành công và suôn sẻ.
10. Kiểm tra đánh giá sau chiến dịch Roadshow
Sau khi tiến hành triển khai chiến dịch roadshow, bước cuối cùng nhưng cũng rất quan trọng trong kế hoạch tổ chức roadshow là kiểm tra và đánh giá hiệu quả sau chiến dịch. Điều này sẽ giúp ích cho doanh nghiệp đánh giá hiệu quả mà chương trình roadshow mang lại cũng như rút ra những kinh nghiệm cho các chiến dịch sau.
Kiểm tra và đánh giá hiệu quả sau chiến dịch
Doanh nghiệp có thể thực hiện đánh giá thông qua việc khảo sát khách hàng, tính toán số lượng người đã tiếp cận được dựa trên số ki lô mét quãng đường xe chạy trong thời gian triển khai chiến dịch roadshow. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên so sánh với chiến dịch đã thực hiện trước đó để thấy được ưu điểm và khuyết điểm của từng chiến dịch; những điểm cần cải thiện, chú ý,…
Việc đánh giá hiệu quả của chiến dịch cũng giúp doanh nghiệp nhìn nhận lại được tiềm năng về sản phẩm, dịch vụ của bản thân, từ đó đưa ra những chiến lược phù hợp với định hướng, tầm nhìn của thương hiệu.
Lời Kết
Như vậy, qua 10 bước hướng dẫn chi tiết trên, chúng ta đã hiểu được cách thức triển khai một kế hoạch tổ chức roadshow thành công. Tuy nhiên, để thực hiện một roadshow đạt hiệu quả cao chưa bao giờ là điều dễ dàng, doanh nghiệp luôn phải sẵn sàng đối mặt với rất nhiều những vấn đề phát sinh có thể xảy ra.
Do vậy, một đội ngũ tổ chức uy tín, nhiều kinh nghiệm là điều rất cần thiết. Tự hào là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ quảng cáo ngoài trời với nhiều năm kinh nghiệm, WeWin luôn đem đến cho khách hàng những dịch vụ chất lượng nhất. Đừng ngần ngại liên hệ với Roadshow WeWin qua số hotline: 0961 84 68 68 để được hỗ trợ thiết kế nên một kế hoạch tổ chức roadshow thành công và hiệu quả.
