Một sự kiện ngoài trời thành công đòi hỏi rất nhiều yếu tố từ trước, trong và sau khi diễn ra sự kiện. Dưới đây là 10 yếu tố cần cân nhắc khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời mà bạn cần biết.
Sau đại dịch, nhu cầu tổ chức sự kiện ngoài trời ngày càng gia tăng bởi mong muốn được giao lưu và gặp mặt trực tiếp của đa số mọi người. Những sự kiện này thường có đa dạng quy mô lớn nhỏ. Đó có thể là các cuộc họp mặt lớn, các cuộc hội nghị, các hoạt động xã hội hoặc thậm chí là những bữa trưa, những buổi giao lưu kết nối và chương trình giải trí trực tiếp.
Để tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công, hãy cân nhắc 10 yếu tố thiết thực dưới đây khi lập kế hoạch cho sự kiện ngoài trời của bạn.
Mục Lục
1. Xây dựng kế hoạch dự phòng
Nghe có vẻ đây là hoạt động cơ bản trong một kế hoạch tổ chức sự kiện nhưng chính điều này thường dễ bị bỏ qua. Kế hoạch dự phòng cho những tình huống bất ngờ, như gặp thời tiết xấu chẳng hạn, thường không được chú trọng. Điều này có thể dẫn đến khó khăn trong việc điều phối lịch trình và thay đổi kế hoạch kịp thời, đáng tiếc hơn cả là gây nên sự thất vọng của người tham gia.
Một cách để thiết lập kế hoạch dự phòng là tạo ra một lịch trình sự kiện linh hoạt. Hãy lên kế hoạch cho các hoạt động ngoài trời vào buổi sáng; hoặc đối với sự kiện ngoài trời kéo dài nhiều ngày, hãy sắp xếp phần tổ chức ngoài trời vào ngày đầu tiên. Nếu Mẹ Thiên nhiên “không hợp tác”, bạn có thể chuyển các phần ngoài trời sang buổi chiều hoặc một ngày khác.
Xây dựng kế hoạch dự phòng cho sự kiện ngoài trời
2. Chọn địa điểm có thể tổ chức được cả trong nhà và ngoài trời
Trong trường hợp sự kiện bao gồm nhiều các hoạt động khác nhau, những địa điểm có thể tổ chức cả trong nhà và ngoài trời sẽ là địa điểm lý tưởng. Những địa điểm này có thể kể đến những khu vực ngoài trời có bao gồm khu vực nhà mái che, giảng đường trong nhà hoặc khán phòng. Trong trường hợp trời mưa, những địa điểm này chắc chắn sẽ cần được sử dụng đến.
3. Xác định thời gian và xin giấy phép tổ chức
Tùy thuộc vào khoảng cách xa gần với khu dân cư, một số địa điểm ngoài trời có thể cần phải gia hạn thời gian để hạn chế việc làm phiền các cư dân địa phương. Hãy chắc chắn tìm hiểu về lệnh giới nghiêm và xây dựng một khoảng thời gian trống dự phòng cho sự kiện ngoài trời của bạn. Trong quá trình tổ chức, nếu chương trình bị chậm so với kế hoạch, bạn có thể phải kết thúc sự kiện sớm hơn dự kiến.
Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn đã nghiên cứu xem sự kiện của mình có cần xin giấy phép của chính quyền để tổ chức sự kiện ngoài trời hay không.
4. Chuẩn bị bạt che nắng/mưa
“Chạy trốn” là hành động mà khách tham dự sẽ phản ứng trước một trận mưa bất ngờ nêu tham sự kiện ngoài trời không có tấm che. Vào những ngày nắng nóng hoặc ở những nơi có nhiệt độ khắc nghiệt, việc che chắn và bảo vệ khỏi ánh nắng mặt trời cũng quan trọng không kém.
Hãy xem xét chuẩn bị và đặt trước các tấm che, lều rạp ngoài trời cho sự kiện để có thể che nắng, mưa. Nhiệm vụ này tuy nhỏ nhưng là cần thiết và cần được chuẩn bị, lắp đặt sẵn sàng trước khi diễn ra sự kiện.
Chuẩn bị bạt che nắng, mưa cho sự kiện ngoài trời
5. Chuẩn bị nước cho người tham dự
Đối với các sự kiện tổ chức dưới thời tiết nóng nực (đặc biệt là những sự kiện liên quan đến rượu), điều quan trọng là phải cung cấp đủ các trạm tiếp nước cho người tham dự.
Để giảm thiểu tác động môi trường của sự kiện, hãy hạn chế sử dụng các chai nước bằng nhựa sử dụng một lần. Thay vào đó, hãy cung cấp nhiều khu vực tiếp nước có dung tích lớn và bao gồm một chai nước có thương hiệu trong túi đựng đồ của sự kiện. Bạn có thể tận dụng điều này để giúp quảng bá thương hiệu cho các nhà tài trợ để có thêm doanh thu.
6. Nhắc nhở người tham gia chuẩn bị sẵn sàng cho những thay đổi về điều kiện thời tiết
Trong giai đoạn giao mùa, thời tiết thất thường khó dự đoán trước, ban tổ chức có thể yêu cầu người tham gia chuẩn bị sẵn sàng cho những thay đổi về điều kiện thời tiết. Ví dụ, vào mùa xuân và mùa thu, hãy nhắc nhở người tham dự rằng thời tiết có thể thay đổi đột ngột, vì vậy họ nên mặc áo khoác ấm, mũ, găng tay, vớ dự phòng và túi nhựa để đựng quần áo ướt.
7. Luôn có sẵn một bộ dụng cụ khẩn cấp
Khi tổ chức một sự kiện ngoài trời, điều này đồng thời cũng làm tăng số lượng những rủi ro, sự cố có thể xảy ra. Vì vậy, hãy chắc chắn để chuẩn bị cho những điều bất ngờ, chuẩn bị sẵn sàng kem chống nắng, thuốc chống côn trùng, ô và áo mưa.
Bên cạnh đó, ban tổ chức cũng nên nhắc người tham gia mang thêm một đôi tất và một túi nhựa để đựng quần áo ướt. Kem, thuốc bôi ngoài cho da cũng là cần thiết trong trường hợp có người bị côn trùng đốt trong quá trình tham dự chương trình.
8. Lựa chọn các hoạt động phù hợp cho cả trong nhà lẫn ngoài trời
Lựa chọn các hoạt động phù hợp cả trong nhà lẫn ngoài trời
Trong quá trình lên kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời, hãy đảm bảo có những hoạt động có thể thực hiện được cả khi ở trong nhà hay ngoài trời. Không có gì tệ hơn là khiến cả nhóm hào hứng với một hoạt động và sau đó hủy bỏ nó chỉ vì những sự cố bất ngờ.
Ví dụ, một công ty tổ chức các sự kiện ngoài trời giúp người mua đến gần hơn với các nhà cung cấp, trong đó có một cuộc thi xây lâu đài cát trong chương trình ngoài trời của họ. Những người tham gia đã cảm thấy rất phấn khích và thực sự mong đợi điều này. Tuy nhiên, cơn mưa đến và hoạt động đó đã bị hủy bỏ và bị thay thế bằng một hoạt động trong nhà không hấp dẫn bằng.
Nếu lập kế hoạch cẩn thận, bạn có thể tìm ra nhiều cách tiếp cận để đưa sự kiện vào trong nhà hoặc có thể chọn một hoạt động ít phụ thuộc vào thời tiết hơn. Với việc lập kế hoạch chi tiết, người tổ chức sự kiện có thể tránh được nhiều rắc rối của việc tổ chức sự kiện ngoài trời và đảm bảo rằng người tham dự đều có khoảng thời gian tuyệt vời.
9. Xây dựng những phương án dự phòng và linh hoạt thay đổi kế hoạch để phù hợp với chương trình
Trong quá trình tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ có vô số những trường hợp xấu xảy ra, đôi khi những phương án dự phòng xây dựng từ trước không bao gồm những sự kiện bất ngờ. Do vậy, việc linh hoạt thay đổi kế hoạch là cần thiết để chương trình được tiếp tục một cách nhanh chóng và đúng tiến trình.
Bên cạnh thời tiết, yếu tố về người tham dự lại là nguyên nhân của những rắc rối. Trong những trường hợp này, ban tổ chức cần khéo léo đưa ra những phương pháp giải đáp và phản ứng kịp thời để người tham gia sự kiện không bị thiệt thòi và đảm bảo rằng họ thực sự tận hưởng sự kiện với tinh thần phấn chấn nhất.
10. Kiểm tra xem địa điểm có phù hợp với mọi người không
Đây không phải là thứ thường có trong các bảng kế hoạch nhưng điều quan trọng là phải xem xét khả năng tham dự của tất cả những người tham dự của bạn, liệu rằng họ có thể đến địa điểm tổ chức một cách thuận tiện hay không? Địa điểm diễn ra sự kiện liệu có thể cung cấp các điều chỉnh hợp lý để phù hợp với những người tham dự khuyết tật không?
Dưới đây những điều đáng chú ý để xem xét khả năng tiếp cận tới sự kiện của bạn:
- Bãi đậu xe bao gồm cả chỗ dành cho người khuyết tật hoặc đủ chỗ xung quanh mỗi chỗ đậu xe
- Đường đi dễ dàng và rõ ràng: địa hình không bằng phẳng hoặc mềm như đồng cỏ có thể là một thách thức cho người tham dự
- Biển báo rõ ràng, ở phông chữ sans serif
- Các khu vực yên tĩnh và có mái che với chỗ ngồi và riêng tư
- Nhân viên được đào tạo bài bản, mặc đồng phục dễ nhận biết
Các sự kiện ngoài trời là một cách tuyệt vời để mang mọi người xích lại với nhau một cách an toàn và mang đến cho họ trải nghiệm khác biệt. Điều quan trọng trong quá trình lên kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời là phải xem xét tất cả các yếu tố để tạo trải nghiệm đáng nhớ cho những người tham dự sự kiện. Truy cập https://roadshow.vn/ bạn đang tìm hiểu về brand activation và tổ chức sự kiện.
Tìm hiểu thêm:
