Để tổ chức một sự kiện thành công cần nhiều các yếu tố, trong đó năng lực quản trị sự kiện là yếu tố cốt lõi. Bài viết sau sẽ khám phá các trụ cột trong quản lý sự kiện mà bạn cần xem xét khi tổ chức các sự kiện tiếp theo và phát triển chiến lược sự kiện.
Việc tổ chức các sự kiện kinh doanh là một hoạt động quảng bá thương hiệu phức tạp. Hoạt động này diễn ra nhằm chủ đích xây dựng vững chắc các mối quan hệ đáng tin cậy giữa công ty và người tham dự. Do vậy, việc thực hiện chiến lược quản lý sự kiện là điều bắt buộc khi lập kế hoạch và tổ chức các sự kiện. Và tất nhiên, đây không phải là một nhiệm vụ dễ dàng để thực hiện.
Dưới đây là 5 trụ cột quan trọng trong quản trị chiến lược cho sự kiện để có thể tổ chức một sự kiện theo cách tốt nhất có thể.
Mục Lục
5 trụ cột của quản lý chiến lược cho sự kiện
Mỗi thương hiệu có những nét độc đáo riêng và không có công thức nào cụ thể cho bạn biết cách để xây dựng chiến lược sự kiện thành công một cách đơn giản và dễ dàng. Tuy vậy, để bắt đầu, bạn có thể dựa trên 5 yếu tố quan trọng trong quản lý chiến lược cho sự kiện bao gồm:
Trụ cột 1: Mọi thứ bắt đầu với một mục tiêu
Xác định mục tiêu của các hoạt động sự kiện của bạn là điểm khởi đầu của bất kỳ sự phát triển chiến lược nào. Quan trọng hơn cả là mục tiêu đó phải rõ ràng và chính xác nhất có thể. Mục tiêu của sự kiện sẽ quyết định nhiều tới các quyết định tiếp theo như hình thức tổ chức, mức độ trang trọng, đối tượng mục tiêu của sự kiện, v.v.
Ngoài ra, mục tiêu tổ chức sự kiện ở đây còn cần có sự đồng bộ giữa mong muốn của lãnh đạo và phản hồi của nhóm thực hiện về các hành động trong tương lai. Sự hòa hợp này trong mục tiêu này, theo các cuộc khảo sát, là một trong những yếu tố chi phối nhất trong việc lập kế hoạch cho các sự kiện.
Trong giai đoạn đầu tiên của việc lập kế hoạch là phải hiểu được vị trí và bối cảnh hiện tại của công ty đang như thế nào để đề xuất những kế hoạch phù hợp. Ngoài ra, việc tìm hiểu về khán giả, đối tượng mục tiêu của chương trình cũng là một nhiệm vụ quan trọng cần phải nghiên cứu bởi bạn cần phải biết thái độ và ý kiến của họ về các chủ đề sẽ diễn ra trong sự kiện.
Trụ cột 1 – Xác định mục tiêu của sự kiện
Trụ cột 2: Chuẩn bị, cân đối ngân sách
Ngân sách là một yếu tố quan trọng trong việc tổ chức các sự kiện bởi nhiều quyết định sau này phụ thuộc nhiều vào mức độ chịu chi của các công ty. Ngân sách thực hiện chương trình cũng sẽ thay đổi tùy theo mục đích của sự kiện, quy mô tổ chức, số lượng người tham dự hoặc các yếu tố khác mà sự kiện muốn cung cấp cho người tham dự như quà tặng, thiệp cảm ơn, đồ ăn nhẹ,…
Theo thống kê, 63% người làm sự kiện cho biết ngân sách cho sự kiện của họ đã tăng 22% vào năm 2020. Thực tế, bạn nên đặt ra khoản ngân sách cao nhất có thể bởi sẽ có những yếu tố không lường trước được trong quá trình tổ chức. Việc đề xuất một khoản dự trù sẽ là cần thiết để ngân sách không trở thành nỗi lo lắng thường trực trong việc tổ chức sự kiện thành công.
Ngân sách phù hợp cho sự kiện bao gồm rất nhiều chi phí từ in ấn, thiết kế các ấn phẩm quảng cáo – điều mà hầu hết mọi sự kiện đều có; chi phí thuê địa điểm tổ chức; chi phí cho nhân lực thực hiện; chi phí cho việc chạy quảng cáo truyền thông cho sự kiện;… Ngoài việc phụ thuộc vào ngân sách từ phía công ty, bạn cũng cần phải đánh giá nhu cầu về việc xin tài trợ từ các đơn vị khác để thực hiện sự kiện.
Về sự kiện offline, số lượng khách mời và loại hình sự kiện tổ chức sẽ quyết định đến địa điểm tổ chức. Với sự kiện tổ chức trực tiếp, cần lựa chọn và chuẩn bị đội ngũ hậu cần phù hợp cũng như dự đoán số lượng khách tham dự để chuẩn bị được chu đáo. Ngoài ra, nếu dự định tổ chức một sự kiện lớn, một hội nghị lớn, ban tổ chức cũng nên chuẩn bị các khu ẩm thực, các địa điểm kết nối và thư giãn cho người tham dự.
Điều quan trọng nhất trong quản lý sự kiện là ấn tượng mà bạn sẽ mang lại cho những người tham dự và những gì họ cảm nhận về công ty. Những ấn tượng tốt đẹp trong sự kiện sẽ là yếu tố hữu ích cho công ty về độ nhận biết, đồng thời sẽ giúp công ty củng cố thêm về việc xây dựng thương hiệu cho sự kiện trong tương lai và có thể trở thành một công cụ quảng cáo và thu hút sự quan tâm của công chúng.
Trụ cột 2 – Chuẩn bị về ngân sách
Trụ cột 3: Xây dựng đội ngũ thực hiện có trách nhiệm cao
Một sự kiện khó có thể thực hiện được thành công nếu không có một nhóm thực hiện có chuyên môn và tính trách nhiệm cao.
Công việc lập kế hoạch cho sự kiện không thể hoàn thành trong chốc lát mà cần có thời gian. Thực tế, khoảng một nửa số sự kiện thành công phải mất ít nhất vài tháng để phát triển và hoàn thiện. Tất cả thời gian này, một nhóm riêng biệt sẽ tham gia vào dự án và sự kiện diễn ra thành công như thế nào tùy thuộc vào khả năng làm việc hài hòa của nhóm.
Ủy quyền, học cách lắng nghe và linh hoạt điều chỉnh kế hoạch trong suốt quá trình là những yếu tố cần thiết để hoạt động nhóm hiệu quả. Hãy đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm hiểu rõ lĩnh vực trách nhiệm của họ, đó có thể là bán vé, trao đổi với giới truyền thông và đài truyền hình cũng như đàm phán với chủ sở hữu địa điểm tổ chức sự kiện,…
Bên cạnh đó việc khuyến khích nhóm, đồng bộ tài liệu, cách thức hoạt động hay tổ chức các cuộc họp ngắn để đưa ra quyết định là việc cần thiết của nhóm để luôn cập nhật về quá trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện. Những nhiệm vụ nhỏ này sẽ giúp nâng cao khả năng ứng phó nhanh chóng với các trường hợp bất khả kháng có thể xảy ra và giải quyết chúng mà không ảnh hưởng đến chính sự kiện.
Tuy nhiên, việc quản trị sự kiện và thực hiện kế hoạch theo dự án cũng phụ thuộc nhiều vào người đứng đầu. Do vậy, người “chỉ huy” cần là người có được bản lĩnh, chuyên môn cao, có kinh nghiệm dày dặn và tinh thần trách nhiệm với kết quả của sự kiện.
Trụ cột 3 – Đội ngũ làm việc có trách nhiệm
Trụ cột 4: Chọn đúng công cụ truyền thông hiệu quả
Một bộ công cụ chính xác là bộ công cụ truyền thông phù hợp với ngân sách, đáp ứng đầy đủ các kỳ vọng về sự kiện.
Các yếu tố nghe nhìn (bản trình bày, hình nền, video và tài liệu âm thanh) rất cần thiết để tạo bầu không khí, thể hiện bản sắc thương hiệu và mang lại cảm giác trải nghiệm tốt cho những người tham dự sự kiện. Tùy thuộc vào các hoạt động bạn muốn thực hiện và tùy thuộc vào ngân sách, bạn có thể lựa chọn các hình thức tổ chức phù hợp.
Ngoài ra, điều quan trọng ở đây là cách công ty sẽ sử dụng quảng cáo và tiếp thị cho sự kiện. Sáng tạo, thử nghiệm và tự động hóa là những yếu tố giúp ban tổ chức sự kiện có thể thành công tiếp cận tới đối tượng mục tiêu. Hãy lựa chọn những công cụ truyền thông hiệu quả và giúp ích cho sự kiện: công cụ gửi email tự động, quảng cáo truyền thông xã hội, công cụ giúp theo dõi khách truy cập, theo dõi các số liệu chính, các lựa chọn thanh toán,…
Bên cạnh đó, bạn cần thử nghiệm các công cụ đã chọn trong chiến dịch của mình. Khi chọn một bộ công cụ phù hợp, hãy nhớ rằng có hàng trăm công cụ trong số đó, do vậy, cần chọn bộ công cụ phù hợp không chỉ dựa trên khả năng và sở thích của những người liên quan mà còn dựa trên hiệu quả của những bộ công cụ đó.
Trụ cột 4 – Lựa chọn công cụ truyền thông hiệu quả
Trụ cột 5: Theo dõi và phân tích mọi thứ
Trong quản lý sự kiện, phân tích kết quả và những ảnh hưởng mà sự kiện đã tạo là chìa khóa để xác định xem ban tổ chức có hoàn thành sứ mệnh của mình hay không. Đánh giá là một cách để tạo thói quen cải tiến và học hỏi liên tục, chắc chắn sẽ rút ra những kết luận thú vị trong quá trình phân tích sự kiện.
Quản lý chiến lược cho sự kiện đã phát triển, trong đó điều cần thiết là phát triển các chiến lược trên các kênh tiếp thị khác nhau – từ owned media (kênh truyền thông của doanh nghiệp) đến earned media (truyền thông lan truyền) và paid media (truyền thông trả phí) sao cho hiệu quả. Vì lý do này, đạt được sự kết hợp hoàn hảo giữa các chiến thuật marketing khác nhau là chìa khóa để đạt được tỷ lệ ROI đáng giá.
Mục tiêu của bất kỳ sự kiện nào là việc nâng cao trải nghiệm với thương hiệu. Do đó, trên hết, sự kiện phải đáp ứng được kỳ vọng và trải nghiệm của những người tham dự. Việc theo dõi và phân tích sự kiện sẽ giúp việc tổ chức được thuận lợi và dễ dàng đạt được mục tiêu của công ty.
Ngoài ra, bằng cách sử dụng các kỹ thuật thu thập dữ liệu và phân tích chuyên sâu, bạn có thể hiểu điều gì tạo ra hiệu quả, thử nghiệm nào bạn nên thử tiếp theo và quan trọng nhất là ưu tiên khám phá các chủ đề và ý tưởng cho các sự kiện khác.
Trụ cột 5 – Theo dõi và phân tích quá trình thực hiện sự kiện
Theo dõi số liệu trong quản lý chiến lược trong sự kiện
Để đánh giá sự thành công của chiến lược và quản lý sự kiện, bạn cần có một bộ số liệu. Việc theo dõi chúng sẽ giúp bạn thấy rõ mục tiêu của mình đã đạt được chưa và cần cải thiện điều gì.
Trong số các số liệu khác nhau, có bốn số liệu quan trọng nhất mà bạn cần quan tâm:
Số lượng đơn đăng ký và check-in sự kiện
Số liệu này sẽ giúp trả lời câu hỏi: “Ai đã tham dự sự kiện ngoài những khách hàng tiềm năng đã đăng ký?” Sẽ luôn có sự chênh lệch trong những con số giữa người đăng ký và người thực sự tham gia sự kiện. Tuy nhiên, nếu nhìn vào dữ liệu, bạn có thể hiểu bản thân sự kiện có giá trị như thế nào đối với khán giả mà không nhất thiết có sự điều chỉnh trong thông điệp quảng cáo và các đặc quyền đã hứa của sự kiện.
Qua theo dõi số lượng người đăng ký và tham gia sự kiện, công ty có thể quyết định các nhóm mục tiêu cụ thể và cách quảng cáo cũng như các phương pháp để tăng mức độ tương tác cho các sự kiện tiếp theo.
Xem tỷ lệ giữa những người đã đăng ký và những người có mặt là cách để suy nghĩ lại về kế hoạch sự kiện. Nếu tỷ lệ chuyển đổi đăng ký/check-in tham dự của sự kiện trên 50%, thì bạn đang làm khá tốt.
ROI
Chỉ số ROI (lợi tức đầu tư) là chỉ số phổ biến nhất mà các nhà quản lý sự kiện quan tâm bởi cuối cùng, thành công của sự kiện thể hiện ở số tiền lãi tài chính được tạo ra từ sự kiện đó.
Để thực hiện phép tính này, hãy xem xét tất cả các khoản đầu tư mà công ty đã bỏ ra và số tiền bạn nhận được. Theo dõi ROI cho thấy sự thành công và tác động kinh doanh của các sự kiện và chiến lược quản lý sự kiện cho công ty.
Chỉ số ROI cho biết mức độ thành công của sự kiện
Net Promoter Score
Net Promoter Score (NPS) hiển thị những khách truy cập vào sự kiện trực tuyến hoặc ngoại tuyến của bạn, những người quan tâm đến nội dung của sự kiện hoặc đề xuất những thông tin giá trị về các sự kiện của bạn.
Số liệu này cho biết chính xác công ty có thể bắt đầu mối quan hệ kinh doanh với bao nhiêu người. Qua số liệu này, công ty cũng có thể thấy được những khách truy cập trung thành, khách hàng tiềm năng mới, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược duy trì của thương hiệu sau này.
Tuy nhiên, công ty cũng không nên chỉ nhìn vào số lượng khách hàng tiềm năng hoặc số lượng khách hàng mục tiêu có liên quan mà còn cần xem xét tỷ lệ phần trăm khách truy cập thực sự chuyển đổi thành khách hàng tiềm năng.
Tương tác trên mạng xã hội
Số lần xem trang, số người theo dõi và lượt thích có thể vẽ nên một bức tranh chính xác về mức độ tương tác trên thực tế. Không nhất thiết phải có nhiều người theo dõi để tăng sự tham gia vào các kênh truyền thông xã hội của sự kiện.
Hiểu được mức độ tương tác của công chúng trên các phương tiện truyền thông xã hội là cách để công ty thực hiện các điều chỉnh và cải tiến quảng cáo về sự kiện trên phương tiện truyền thông xã hội cũng như thu hút khách truy cập tiềm năng mới.
Kết luận
Quản trị chiến lược cho một sự kiện thành công bao gồm rất nhiều các yếu tố không chỉ là nguồn lực về tài chính mà còn là nhân lực, năng lực thực hiện của công ty. Hy vọng thông qua 5 trụ cột được đề cập tới trong bài viết, bạn đã có những hình dung cụ thể về những chiến lược để quản trị và thực hiện sự kiện đem đến những kết quả cao.
Truy cập website https://roadshow.vn/ để đọc thêm các bài viết thú vị khác.
Tìm hiểu thêm:
- 5 Ý Tưởng Tài Trợ Sự Kiện Ảo (Virtual Event) Cho Doanh Nghiệp Của Bạn
- 10 Chiến Thuật Email Marketing Hỗ Trợ Tổ Chức Sự Kiện Online Và Webinar
- Giới Thiệu 10 Gói Tài Trợ Hấp Dẫn Đối Với Các Thương Hiệu Lớn
- 8 Ý Tưởng Giúp Bạn Kêu Gọi Tài Trợ Dễ Dàng
- 10 Yếu Tố Cần Cân Nhắc Khi Lên Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời
