Từ các cuộc họp hàng năm đến các hội thảo chuyên môn, yếu tố âm nhạc giúp người tham dự được thư giãn, tiếp thêm năng lượng,….Tìm hiểu bí quyết lựa chọn âm nhạc phù hợp, sự kiện của bạn sẽ có nhiều cơ hội thành công hơn!
Mục Lục
1. Hiểu được tác dụng của âm nhạc
Nhiều nghiên cứu cho thấy rằng nghe nhạc có thể giúp điều hòa tâm trạng. Âm nhạc bạn chọn có phần ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng tham dự sự kiện. Một số tác động mà âm nhạc mang tới như:
- Âm nhạc giúp người tham dự hiểu cấu trúc sự kiện của bạn rõ ràng hơn. Từ âm nhạc sôi động được phát ở phần mở đầu cho đến giai điệu có tiết tấu chậm hơn được phát ở phần cuối của sự kiện.
- Nhạc nền của sự kiện giúp mọi người thư giãn và cảm thấy thoải mái khi họ hòa mình vào âm nhạc và kết nối với nhau. Nó tạo ra một bầu không khí giúp thư giãn tâm trí mà không bị kích thích quá mức.
- Âm nhạc giúp lấp đầy những khoảng trống giữa các phần trong sự kiện, giúp khách mời không bị buồn chán và mạch sự kiện không bị ngắt quãng.
- Âm nhạc kích hoạt các trung tâm trí nhớ, khơi gợi niềm vui. Điều này giúp thiết lập những ký ức tích cực về sự kiện, và thậm chí cải thiện sự ghi nhớ những điều quan trọng trong sự kiện.
Doanh nghiệp cần hiểu được tác dụng của âm nhạc tới hoạt động tổ chức sự kiện
2. Lập kế hoạch sử dụng âm nhạc ngay từ đầu
Đưa âm nhạc vào ngay từ đầu sự kiện, để nhạc nền của bạn ‘hòa nhịp’ với sự kiện tổng thể. Tuy nhiên, bạn không nên chọn “bừa” một loại nhạc nền, điều đó có thể gây phản tác dụng. Một số chiến lược lựa chọn âm nhạc cho sự kiện:
- Chọn bài hát ngay khi lập kế hoạch sự kiện: Cùng với các thành viên trong nhóm của bạn lựa chọn loại nhạc sẽ phù hợp với sự kiện sắp tổ chức.
- Chỉ định một thành viên trong nhóm nghiên cứu âm nhạc: Tùy thuộc vào phạm vi của sự kiện, có thể bắt đầu tìm kiếm và lựa chọn nhạc từ các nhạc sĩ trực tiếp, DJ, danh sách nhạc theo chủ đề trên công cụ tìm kiếm,….
- Tìm kiếm sự chuyển đổi trong sự kiện: Chuyển đổi không gian, Chuyển đổi sự quan tâm từ bài phát biểu của diễn giả sang phần Q&A,…. Những sự chuyển đổi này là các cơ hội để tăng cường sự tập trung của khách mời tham dự và tương tác với âm nhạc.
3. Lựa chọn loại nhạc
Có những ưu và nhược điểm đối với cả “nhạc sống” và nhạc đã được thu âm từ trước. Hát live giúp khơi dậy cảm xúc và có sức mạnh gắn kết mọi người với nhau bằng trải nghiệm được chia sẻ tích cực. Việc thuê một ca sĩ chuyên nghiệp cho phép bạn tiếp cận với kiến thức chuyên môn và lắng nghe tư vấn của họ khi chọn bài hát chủ đề. Trong khi đó, nhạc thu âm từ trước giúp tiết kiệm chi phí và một loạt danh sách bài hát để bạn lựa chọn.
Quyết định lựa chọn loại hình âm nhạc nào sẽ phụ thuộc vào ngân sách và mục tiêu sự kiện của bạn. Lựa chọn phát nhạc đã được thu âm từ trước sẽ phù hợp với sự kiện có nguồn chi phí đầu tư thấp. Nếu ngân sách sự kiện của bạn ở mức cao hơn, bạn nên kết hợp cả “nhạc sống” và nhạc đã thu âm. Cách tiếp cận này giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp và quy mô hơn.
Có thể lựa chọn “nhạc sống” hoặc nhạc được thu âm từ trước
4. Chọn nhạc phù hợp với khách mời của sự kiện
Âm nhạc dành cho nhóm khách mời trẻ tuổi chắc chắn sẽ khác với âm nhạc dành cho các khách mời có độ tuổi lớn hơn và có kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực của bạn. Người trẻ tuổi có xu hướng thích các bản hit hiện đại, âm nhạc sôi động. Nhưng nếu khách mời tham dự của bạn trên 50 tuổi, họ có thể thích những bài hát xưa cũ, những bản nhạc được xem là bất hủ theo năm tháng.
Trong nhiều trường hợp, sự kiện hoặc hội nghị ngành sẽ thu hút người tham dự từ nhiều nhóm tuổi khác nhau. Làm việc với nhóm của bạn để tạo danh sách phát tùy chỉnh bao gồm nhiều thể loại và chia từng giai đoạn để âm nhạc phù hợp với đặc điểm nhân khẩu học của từng nhóm khách mời.
Nếu bạn có đủ ngân sách và có tham gia các trang mạng xã hội với số người theo dõi lớn, hãy khảo sát khách hàng của bạn về thể loại âm nhạc mà họ yêu thích và chọn ra những dòng nhạc được yêu thích nhiều nhất.
5. Lập danh sách nhạc nên và không nên sử dụng
Có rất nhiều bài hát thịnh hành nhưng sẽ không phù hợp với sự kiện của bạn. Các DJ hoặc người điều phối âm nhạc có thể biết điều đó. Tuy nhiên để chắc chắn, bạn cần tạo danh sách các bài hát cần tránh trong sự kiện và đưa chúng vào phụ lục của hợp đồng với các bên tổ chức sự kiện mà bạn. Điều đó sẽ giúp đảm bảo yêu cầu của bạn luôn luôn được đáp ứng.
Bạn cần tránh lời bài hát xúc phạm hoặc tục tĩu dù sự kiện của bạn là sự kiện vui nhộn dành cho giới trẻ. Điều đó sẽ gây nhiều ý kiến trái chiều và có thể khiến khách mời của bạn bớt sự tập trung dành cho sự kiện.
Lập danh sách loại nhạc nên và không nên sử dụng
6. Chọn nhạc phù hợp với thời điểm tổ chức sự kiện
Nhạc nhẹ, trầm lặng không phù hợp cho những sự kiện diễn ra vào sáng sớm. Bạn cần chọn loại nhạc có tiết tấu sôi động, vui tươi để giúp khách mời của mình có thêm hứng khởi với những gì diễn ra trong sự kiện. Hãy luôn nhớ rằng, khi chọn nhạc cho sự kiện cần thu hút người tham dự và tạo năng lượng cho phần còn lại của sự kiện.
Hoạt động giải lao có thể tái tạo năng lượng cho những người tham dự của bạn trước phần sự kiện tiếp theo và mang lại trải nghiệm “wow “. Mang đến một thứ gì đó khác thường bằng âm nhạc, để khách mời của bạn thật sự được “giải lao”.
Bạn nên chọn loại nhạc nào cho buổi chiều? Hãy đưa những khách mời thoát khỏi tình trạng chán nản thường thấy vào đầu buổi chiều bằng cách mang âm nhạc để kích thích đám đông. Hãy thử các bài hát như Go Your Own Way của Fleetwood Mac, Baba O’Riley của The Who hoặc Blitzkrieg Bop của Ramones.
Khi sự kiện tổ chức vào buổi tối, vào lúc mở đầu, bạn có thể chọn dòng nhạc cổ điển giúp mọi người kết nối với nhau và thư giãn sau một ngày dài. Sau đó, hãy khám phá danh sách phát nhạc buổi tối từ Spotify hoặc các dịch vụ phát trực tuyến khác. Hãy nhớ rằng, chọn mức âm lượng nhỏ trong bữa tối để mọi người có thể thoải mái trò chuyện.
7. Chọn nhạc phù hợp với không gian tổ chức sự kiện
Địa điểm của bạn ảnh hưởng rất nhiều đến cách khách mời của bạn trải nghiệm âm nhạc. Âm thanh acoustic có thể bị mất đi trong một khán phòng lớn nhưng sẽ hoàn hảo trong một buổi tiệc chiêu đãi khách VIP trong căn phòng nhỏ. Với những khán phòng lớn, bạn cần bố trí nhiều loa và chọn mức âm thanh đủ lớn để tất cả mọi người đều có thể nghe rõ bản nhạc bạn đang phát.
Khi lựa chọn không gian tổ chức sự kiện, hãy thảo luận với người quản lý địa điểm về việc lựa chọn loại âm thanh nào là tốt nhất và loại nào sẽ không hiệu quả. Ngoài ra, hãy đảm bảo mọi không gian đều có thể trình diễn “nhạc sống” hoặc phát những bản nhạc đã thu âm.
Chọn nhạc phù hợp với thời điểm tổ chức sự kiện
8. Tạo điều kiện cho âm nhạc được thể hiện
Nếu bạn muốn thuê nhóm nhảy hoặc DJ để khuấy động không khí, bạn cần một sân khấu đủ rộng để họ có thể trình diễn. Ngoài ra cũng cần một số phụ kiện khác như: dây đu, bóng, khăn lụa,…So với các nhóm nhảy thì DJ cần ít diện tích hơn, bạn có thể chỉ cần một chiếc bàn và có thể bày những thiết bị cần thiết.
Tạo đủ không gian để nhóm biểu diễn của bạn phát huy hết khả năng của họ. Điều đó vừa giúp họ phát huy hết khả năng, vừa giúp khách mời của bạn có thêm sự hứng khởi từ âm nhạc chất lượng.
9. Mua bản quyền âm nhạc
Các sự kiện của công ty có yêu cầu về bản quyền âm nhạc khắt khe hơn các sự kiện xã hội. Để phát nhạc có bản quyền, bạn sẽ cần sự cho phép của các tổ chức sở hữu nó. Lệ phí bạn phải trả sẽ phụ thuộc vào quy mô của sự kiện và âm nhạc bạn chọn. Sau khi được cấp phép, bạn thường có thể sử dụng chúng vào nhiều thời điểm khác nhau. Với những gói mua bản quyền với thời hạn lớn, bạn phải trả phí một lần cho bản nhạc mà sau đó bạn có thể phát bất cứ lúc nào và bất cứ nơi đâu về sau.
Ngoài ra, có rất nhiều bản nhạc hoàn toàn miễn phí mà bạn có thể tận dụng nhằm tiết kiệm ngân sách của sự kiện. Tuy nhiên, bạn cần tìm hiểu về nó một cách chính xác để chắc chắn sự kiện của mình không bị vướng vào những vụ kiện tụng.
Mua bản quyền âm nhạc trước khi phát nhằm tránh những rủi ro về kiện tụng
10. Lựa chọn âm nhạc nổi tiếng một cách thông minh
Các bài hát đứng đầu bảng xếp hạng có thể thống nhất các nhóm sự kiện, vì hầu hết khách mời đều biết và thích những bài hát này. Nhưng chúng nên được sử dụng một cách khôn ngoan. Bạn có thể phát chúng khi căn phòng đang náo nhiệt với hoạt động để mọi người có thể nghe được những giai điệu quen thuộc và dần kết nối với nhau hơn.
Có rất nhiều danh sách phát để bạn lựa chọn trên nhiều dịch vụ phát trực tuyến như Spotify, Amazon Prime Music, Pandora,….. Tùy thuộc vào sự kiện, hãy tìm danh sách phát phù hợp. Âm nhạc sự kiện được chọn lọc kỹ lưỡng sẽ tạo thêm sự năng động và có thể giúp bạn dễ quản lý không khí của sự kiện.
Bạn đã sẵn sàng lên kế hoạch cho việc lựa chọn âm nhạc cho sự kiện của mình chưa? 10 bí quyết chọn nhạc phù hợp cho sự kiện mà Roadshow WeWin chia sẻ, mong rằng sẽ hữu ích với bạn. Nếu còn thắc mắc nào, hãy liên hệ với chúng tôi thông qua số hotline 0961 84 68 68, bạn sẽ nhận được tư vấn chi tiết nhất!
Tìm hiểu thêm:
- Top 6 Nền Tảng Lưu Trữ Hybrid Event
- Hướng Dẫn Thiết Kế Sân Khấu Sự Kiện Hoàn Chỉnh Từ A Đến Z
- Làm Thế Nào Để Nhận Được Tài Trợ Cho Sự Kiện?
- Diễn Giả Chính Là Gì? Phẩm Chất Cần Có Của Một Diễn Giả
- Event Marketing Trên Tiktok: 8 Ý Tưởng Mới Bạn Nên Thử
