Cho dù tổ chức một cuộc họp nhỏ hay tổ chức một hội nghị lớn, lập kế hoạch sự kiện là một nhiệm vụ rất lớn! Và dưới đây là 10 bước giúp bạn lên kế hoạch tổ chức sự kiện một cách nhanh chóng và dễ dàng. Cùng quảng cáo Roadshow tìm hiểu ngay!
Mặc dù không có hai sự kiện nào giống nhau và mọi sự kiện đều có các mục tiêu, ngân sách và đối tượng khác nhau tuy nhiên có một số bước bạn có thể thực hiện để bắt đầu ngay quá trình lập kế hoạch, đi đúng hướng và tối đa hóa thành công của sự kiện.
Mục Lục
1. Xác định mục tiêu và thách thức cần vượt qua
Trước khi bắt tay ngay vào công việc hậu cần như tìm địa điểm hoặc mời diễn giả, bạn nên dành thời gian xác định mục đích và lý do để lên kế hoạch cho sự kiện này. Bạn nên trả lời câu hỏi này:
Mục tiêu cuối cùng cho sự kiện này là gì?
Đây là lý do thúc đẩy bạn lập kế hoạch cho một sự kiện ngay từ đầu. Có phải bạn đang muốn:
Thúc đẩy doanh số bán hàng mới?
Hỗ trợ ra mắt sản phẩm?
Tăng độ nhận biết thương hiệu?
Hoặc có thể, bạn có sự kết hợp của nhiều mục tiêu?
Xác định xem bạn đang muốn hoàn thành điều gì và sự kiện này sẽ giúp bạn thực hiện điều đó như thế nào?
Lập kế hoạch cho sự kiện là một việc làm vô cùng cần thiết
Tiếp theo, khi tổ chức sự kiện này, bạn muốn đạt được những mục tiêu nhỏ gì?
Khi lập kế hoạch cho bất kỳ sự kiện nào, bạn nên xác định một loạt các mục tiêu sẽ hỗ trợ mục tiêu cuối cùng của bạn. Dưới đây là một vài ví dụ về mục tiêu sự kiện:
- Tăng 10% đăng ký từ sự kiện trước
- Tăng 25% doanh thu từ sự kiện cuối cùng
- Nhận 100 đơn đặt hàng trước cho sản phẩm sắp ra mắt
- Tăng lượt đề cập/theo dõi/đăng lại trên mạng xã hội trong suốt sự kiện
Với mục tiêu lớn và mục tiêu nhỏ của bạn, bạn có thể tạo một phạm vi sơ bộ của sự kiện. Phạm vi của bạn nên cung cấp các chi tiết chính và chỉ ra cách bạn sẽ đạt được các mục tiêu đã vạch ra của mình. Bạn nên đưa ra các chi tiết sơ bộ về sự kiện bao gồm:
Ngày: Khung thời gian của bạn cho sự kiện, tức là trong 9 tháng.
Những người tham dự: Đây sẽ là sự kiện 100 người, 1.000 người hay 10.000 người? Bạn nên bắt đầu suy nghĩ về quy mô sự kiện. Những người tham dự của bạn đến từ khắp nơi trên đất nước hay đây là một sự kiện địa phương? Bạn cũng sẽ muốn lưu ý đến nhân khẩu học của những người tham dự khi lập kế hoạch.
Địa điểm: Sự kiện của bạn có phải là địa phương không? Hoặc, nó sẽ được tổ chức ở một địa điểm khác? Bắt đầu tạo danh sách chọn lọc các thành phố và địa điểm có ý nghĩa cho sự kiện của bạn.
Loại sự kiện: Bạn có đang thúc đẩy nhận thức về một sản phẩm mới không? Một sự kiện kéo dài một ngày với bài phát biểu quan trọng có thể có ý nghĩa. Quy tụ hàng nghìn khách hàng? Một hội nghị người dùng kéo dài hai ngày có thể phù hợp với bạn. Tổ chức một cuộc họp nội bộ hoặc hiệp hội? Một ngày với các phiên nhỏ có thể là một sự phù hợp?
Việc xây dựng mục tiêu và phạm vi dự án sơ bộ cho phép bạn định hình sự kiện của mình và thu hút sự quan tâm của lãnh đạo. Nếu tổ chức của bạn đã sẵn sàng tham gia sự kiện, mục tiêu và phạm vi của bạn sẽ giúp chuyển bạn sang các giai đoạn tiếp theo của kế hoạch.
Cần đề ra các mục tiêu nhỏ, cụ thể cho sự kiện của bạn
2. Thiết lập ngân sách sự kiện
Tạo ngân sách là một bước cần thiết và quan trọng trong việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện, việc làm này giúp làm rõ các khía cạnh khác trong kế hoạch của bạn. Ngoài ra, việc thiết lập ngân sách giúp tránh những bất ngờ không mong muốn (như hết tiền trang trí, v.v.). Bạn sẽ thành công hơn nếu vạch ra trước toàn bộ ngân sách của mình, tiếp tục cập nhật khi bạn hoàn thiện các biến số và theo sát quy trình.
Dựa trên ngân sách cấp cao và phạm vi nhu cầu ban đầu của bạn. Bạn nên bắt đầu vạch ra chi phí mục hàng của mình để hiểu được cách phân bổ ngân sách theo nhu cầu của bạn.
Theo Eventbrite, “Ngân sách được chia nhỏ theo marketing và quảng cáo (43%), diễn giả và tài năng (32%), tài liệu in (29%), địa điểm (18%).”
Khi kế hoạch của bạn được củng cố, bạn sẽ phải xem xét lại ngân sách. Một số mục hàng hoá chắc chắn sẽ thay đổi, chỉ cần nhớ giữ một ngân sách chính xác phản ánh bất kỳ thay đổi hoặc cập nhật nào bạn thực hiện. Và bởi vì bạn không bao giờ muốn vượt quá ngân sách của mình, nên các nhà lập kế hoạch thường thực hiện các điều chỉnh để đảm bảo bạn đang duy trì ngân sách của mình.
Thiết lập ngân sách sự kiện
3. Xây dựng nhóm sự kiện của bạn
Đối với các sự kiện nhỏ, cá nhân bạn có thể đang xử lý nhiều hoặc tất cả các nhiệm vụ được thảo luận trong phần này. Tuy nhiên, đối với các sự kiện lớn, cần có một đội ngũ có tổ chức để thực hiện sản xuất.
Nếu bạn đang xây dựng một nhóm từ đầu, điều quan trọng là phải chỉ định các vai trò sớm để đảm bảo trách nhiệm giải trình. Tất cả các thành viên của nhóm phải báo cáo với một người quản lý dự án, người có khả năng bao quát và có thẩm quyền quyết định mọi việc.
Xây dựng đội sự kiện dành cho riêng bạn
Theo Eventbrite, chỉ 12% các sự kiện có đội từ 10 người trở lên và con số phổ biến nhất là 2 đến 5 nhân viên (45% các sự kiện), vì vậy các cá nhân thường sẽ phải multitask, đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau. Nếu bạn là một trong số ít những người có từ 5 thành viên trở lên trong nhóm, hãy xem cách phân bổ vai trò thường như thế nào:
- Quản lý dự án
Giám sát tất cả các phần chuyển động được mô tả dưới đây, người này chịu trách nhiệm cuối cùng về việc thực hiện sự kiện như: Quản lý ngân sách, đưa ra chiến lược thúc đẩy, đưa ra quyết định mua hàng cấp cao nhất.
- Địa điểm/tầng biểu diễn
Người này là người liên hệ chính cho địa điểm, các nhà cung cấp, các nhà tài trợ trong khi on-site cũng như các tình nguyện viên và nhân viên địa điểm tổ chức như: an ninh, nhiếp ảnh và đồ ăn/thức uống. Họ nhớ tên của mọi người và họ biết tất cả các cửa hàng ở đâu.
- Lên lịch trình
Người này lãnh đạo việc phát triển chương trình nghị sự, làm việc với các diễn giả và đảm bảo rằng lịch trình được cập nhật và thông báo cho các bên phù hợp. Anh chàng lập lịch của bạn điều phối các cuộc họp tại sự kiện và anh ấy sống để biến những người tham dự trở thành những người networking thành công.
Xây dựng đội sự kiện sẽ giúp bạn vận hành một cách trơn tru hơn
- Thiết kế sáng tạo
Các nhà thiết kế sáng tạo tập hợp tất cả các thiết kế trực quan cho các tài liệu in và web như lịch biểu, các công cụ marketing, đăng ký và bảng chỉ dẫn và bất cứ thứ gì cần thiết cho ứng dụng sự kiện trên thiết bị di động. Để giúp chúng trở nên nổi bật hơn và giảm tải cho đội nhóm, bạn có thể muốn làm việc với một công ty thiết kế sự kiện.
- Marketing và Truyền thông
Người hoặc nhóm làm công việc này sẽ cho những người phù hợp biết về sự kiện, tạo ưu đãi và chiến lược thời gian để thúc đẩy đăng ký, giám sát thương hiệu, giao tiếp với người đăng ký, điều phối việc khuếch đại mạng xã hội và các mối quan hệ truyền thông, đồng thời gửi và đo lường các tài liệu tiếp theo.
Nhóm này đảm bảo khách có mọi thứ họ cần để tận dụng tối đa sự kiện, từ bản đồ, lịch biểu, thông tin về người thuyết trình và cách kết nối tại sự kiện. Họ xây dựng và cập nhật ứng dụng sự kiện dành cho thiết bị di động.
- Đăng ký và làm thủ tục
Những người này tự thiết lập đăng ký, làm việc với nhà cung cấp phần mềm, sản xuất và quản lý khách hàng, tạo báo cáo và đảm bảo quá trình đăng ký (trước sự kiện và trong sự kiện) đang diễn ra suôn sẻ.
- Tài trợ
Thành viên nhóm này làm việc để vạch ra không gian gian hàng, bán các cơ hội tài trợ, duy trì mối quan hệ với các nhà tài trợ và khám phá các mối quan hệ của tổ chức cộng đồng. Họ có khả năng làm việc vượt trội và có kỹ năng tốt.
Giữ cho nhóm của bạn có tổ chức, làm việc chuyên nghiệp
Với một nhóm đã được tổ chức đầy đủ, bạn đã sẵn sàng để tạo một kế hoạch dự án sự kiện. Kế hoạch dự án không chỉ là một danh sách việc cần làm, đó là bảng phân tích chi tiết về từng mục hành động xác định chủ sở hữu, phần phân công, ngày đến hạn và trạng thái hoàn thành. Bạn sẽ có thể xác minh mọi mục hành động bằng cách mapping nó với các mục tiêu sự kiện cấp cao nhất của mình.
Công cụ quản lý sự kiện
Các công cụ quản lý dự án hợp lý hóa việc tổ chức và quản lý sự kiện. Sử dụng các công cụ này để giữ tất cả các mảnh chuyển động được tính. Với khả năng phân công và giám sát các dự án, người quản lý dự án có thể duy trì một cái nhìn chính xác về tiến độ và thời hạn bằng các công cụ sau:
- Asana
- Trello
- Bảng thông minh
4. Chọn địa điểm và ngày tổ chức sự kiện
Chọn địa điểm và ngày cho sự kiện của bạn là hai cân nhắc chính sẽ định hình phần còn lại của kế hoạch dự án. Hãy bắt đầu nghiên cứu địa điểm càng sớm càng tốt. Khi quyết định địa điểm, bạn cũng sẽ phải xem xét ngày cho địa điểm của mình dựa trên các yếu tố theo mùa như du lịch và chi phí.
Romy, một người kỳ cựu trong ngành tổ chức sự kiện tại PRIME, một công ty tổ chức sự kiện cung cấp đầy đủ dịch vụ ở Vancouver, cho biết: “Vào tháng Giêng, rất khó để tìm được không gian rộng lớn. “Tháng 1 và tháng 2 tập trung nhiều vào các hội nghị bán hàng, và nó lại diễn ra vào tháng 9 và tháng 10”. Cô ấy nói rằng trong những khoảng thời gian này, thật khó để tìm các địa điểm truyền thống có diện tích sàn trưng bày.
Chọn địa điểm để lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Khi bạn nghiên cứu và bắt đầu nói chuyện với đại diện của các địa điểm khác nhau, hãy đặt càng nhiều câu hỏi càng tốt để đảm bảo địa điểm đó phù hợp. Tìm kiếm ngân sách, mức độ phù hợp với chủ đề, vị trí (có trung tâm không, có dễ đi lại không?), Cơ sở vật chất và đội ngũ nhân viên tại chỗ. Có nhà vệ sinh nằm ở vị trí thuận tiện trong toàn bộ địa điểm không? Tình huống với kiểm soát hỏa hoạn và ứng phó khẩn cấp là gì?
Tips: Sau khi bạn tìm thấy địa điểm hoàn hảo, đừng ngại thương lượng mức giá của mình. Theo EventManager, một nửa số người lập kế hoạch tổ chức sự kiện thương lượng giảm giá so với giá đã công bố và trong số những người làm như vậy, các nhà tổ chức thường thương lượng WiFi, AV hoặc bãi đậu xe miễn phí.
5. Phát triển thương hiệu sự kiện
Từ tên và chủ đề của sự kiện đến thiết kế trang web sự kiện và hình ảnh tại sự kiện sẽ tạo nên thương hiệu cho sự kiện và điểm nhấn cần có dành cho sự kiện của bạn. Ngoài ra, một thương hiệu sự kiện mạnh cung cấp tầm nhìn và giúp định hướng sự kiện của bạn.
Khi chọn thương hiệu sự kiện, hãy cân nhắc rằng thương hiệu sự kiện phải phản ánh đúng giá trị thương hiệu của tổ chức nhưng thương hiệu đó cũng phải có tiếng nói riêng. Ngoài ra, hãy nghĩ xem thương hiệu của bạn sẽ xuất hiện trên mạng và trong đời thực như thế nào. Cuối cùng, hãy xem xét cách bạn sẽ kết hợp thương hiệu sự kiện của mình vào các yếu tố riêng lẻ của sự kiện.
Khi nghĩ về thương hiệu sự kiện, nó thường bao gồm:
- Tên sự kiện: Bước quan trọng nhất mà bạn cần làm chính là đặt tên, tên sự kiện của bạn là thứ đầu tiên mà những người tham dự sẽ nhìn thấy, vì vậy bạn muốn nó phản ánh tầm nhìn của bạn đối với sự kiện.
- Chủ đề: Một cái tên không thể nói lên toàn bộ câu chuyện. Thường thì các sự kiện sẽ tạo ra một chủ đề để gắn kết sự kiện lại với nhau.
- Logo, màu sắc, kiểu chữ: Cần có sự nhất quán trên tất cả các điểm marketing.
- Trang trí tại chỗ, email, bảng chỉ dẫn và hơn thế nữa: Mặc dù mọi điểm tiếp xúc không cần phải được siêu thương hiệu. Các yếu tố riêng lẻ nên kết hợp với nhau để hỗ trợ câu chuyện bạn đang kể.
Với những yếu tố xây dựng thương hiệu này đã được củng cố, bạn nên sử dụng chúng trên tất cả các nền tảng bao gồm, trang web sự kiện, mạng xã hội, email, vé và đăng ký cũng như ứng dụng sự kiện của bạn.
Thương hiệu sự kiện là một điểm trọng yếu giúp sự kiện thành công
6. Lập kế hoạch cho chương trình của bạn
Đây là bước quan trọng nhất trong việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện, nó quyết định rất nhiều đến việc sự kiện của bạn có xuôn sẻ và thành công hay không. Đặt chương trình làm việc của bạn càng sớm càng tốt! Có diễn giả chính không? Sẽ có thêm một ngày hoặc buổi tối được lên kế hoạch chỉ dành cho các nhà tài trợ của bạn? Sẽ có một “ca khúc” hội thảo và tọa đàm duy nhất, hay người tham dự sẽ có quyền lựa chọn giữa nhiều phiên tại một thời điểm nhất định? Khi bạn trả lời những câu hỏi sơ bộ này, bạn có thể bắt đầu xây dựng một cái nhìn tổng thể về chương trình sự kiện của mình.
Đừng băn khoăn
Việc hoàn thành lịch trình trước khi bạn bắt đầu quảng bá sự kiện là không quan trọng. Bạn có thể thực hiện các thay đổi đối với lịch trình sau khi bạn đã bắt đầu marketing sự kiện của mình và đăng ký bắt đầu tăng lên. Công nghệ giúp bạn dễ dàng cập nhật lịch biểu trên trang web và ứng dụng dành cho thiết bị di động của mình.
Những người tham dự của bạn sẽ muốn biết điều gì sẽ xảy ra, vì vậy tốt nhất là bạn nên xác nhận khung cơ bản càng sớm càng tốt. Ngoài ra, lịch trình cũng là một điểm bán hàng quan trọng đối với các nhà tài trợ!
Agenda kế hoạch tổ chức sự kiện
Những ý kiến khác
Ngoài chương trình sự kiện cốt lõi, có một số khía cạnh chương trình khác cần suy nghĩ. Nếu sự kiện của bạn là sự kiện cả ngày hoặc nhiều ngày, bạn cũng nên nghĩ đến việc lập kế hoạch:
- Đồ ăn và đồ uống: Bạn sẽ cung cấp bữa trưa hoặc đồ ăn nhẹ?
- Các sự kiện phụ trợ như happy hours, cơ hội kết nối hoặc các hoạt động chăm sóc sức khỏe?
- Giải trí: Sự kiện sẽ kết thúc bằng một lễ kỷ niệm hay bữa tiệc?
7. Xác nhận nhà tài trợ, nhà triển lãm và diễn giả
Nếu bạn đang tổ chức một sự kiện quy mô lớn, rất có thể bạn sẽ muốn thu hút những người khác tham gia để bù đắp chi phí và thể hiện nhiều tiếng nói từ ngành. Diễn giả, nhà tài trợ và nhà triển lãm là những cách phổ biến để tăng giá trị cho những người tham dự của bạn và có thể bù đắp chi phí cho sự kiện.
Diễn giả
Nếu sự kiện của bạn dựa trên phiên, bạn sẽ cần xác định diễn giả cho mỗi phiên. Dưới đây là hai cách để thêm người nói:
Kêu gọi gửi đăng ký phiên
Nếu bạn có một cộng đồng gắn bó, tổ chức một cuộc gọi mở để gửi phiên là một cách tuyệt vời để sử dụng các đối tác và khách hàng của bạn làm diễn giả. Thông thường, một cuộc gọi mở sẽ yêu cầu các cá nhân gửi bản tóm tắt phiên trong đó phác thảo chủ đề phiên và đề xuất giá trị. Với điều này, nhóm của bạn sẽ xem xét các bản tóm tắt đã gửi, chọn diễn giả và giao tiếp với những người đã được chọn và những người không được chọn.
Mời cá nhân diễn giả
Ngược lại, nếu bạn có ý tưởng cá nhân, bạn có thể mời họ phát biểu tại sự kiện của mình. Khi tiếp cận với một diễn giả tiềm năng, hãy cung cấp ảnh chụp nhanh hấp dẫn về sự kiện và khán giả, đồng thời truyền tải sự nhiệt tình của bạn cho họ khi tham gia sự kiện. Hãy nhớ rằng các diễn giả được mời thường mong đợi được đền bù cũng như việc đi lại và chỗ ở được cung cấp.
Diễn dã cho sự kiện
Quản lý diễn giả
Khi người nói của bạn đã được xác định, đừng quên duy trì một đường dây liên lạc cởi mở. Tạo một thỏa thuận với người thuyết trình bao gồm thông tin cần thiết như kỳ vọng của bài thuyết trình, thời hạn trả nội dung, công nghệ có sẵn tại chỗ và tiền bồi thường nếu không hoàn thành. Hãy rõ ràng về kỳ vọng của bạn từ trước, để không có bất ngờ vào ngày trước sự kiện!
Trong quá trình làm việc hãy tiếp tục giao tiếp với diễn giả, ngoài việc gửi thông tin liên lạc xác nhận ban đầu và thỏa thuận với diễn giả. Muốn bản trình bày của diễn giả phù hợp với chủ đề sự kiện? Hãy đảm bảo cung cấp tài liệu khi bạn phát triển chúng và yêu cầu diễn giả gửi bài thuyết trình cuối cùng của họ, hãy gửi lời nhắc để đảm bảo mỗi diễn giả gửi đến bạn đúng giờ.
Các nhà tài trợ
Xây dựng danh sách các nhà tài trợ mà bạn muốn tham gia vào sự kiện của mình. Trước khi liên hệ với họ, hãy tiến hành nghiên cứu để hiểu họ sẽ được lợi như thế nào khi tham gia sự kiện của bạn. Họ có khách hàng chung không? Các dịch vụ miễn phí? Bạn cũng nên đảm bảo mọi nhà tài trợ tiềm năng đều mang lại giá trị cho những người tham dự của bạn. Hãy dành thời gian để tạo các đề xuất phù hợp làm nổi bật những lợi ích độc đáo đó và nhớ nhấn mạnh chúng khi tiếp cận.
Ngoài ra, trước khi tiếp cận với các nhà tài trợ tiềm năng, hãy dành thời gian để tạo các gói tài trợ. Các gói của bạn phải cung cấp các mức chi phí và lợi ích khác nhau. Ngoài các gói tài trợ tiêu chuẩn, đừng ngại sáng tạo và cung cấp các gói tài trợ độc đáo như:
- Phòng chờ được tài trợ.
- Trạm sạc điện thoại và wifi.
- Tài trợ ứng dụng sự kiện.
- Hoặc tài trợ cho hoạt động chăm sóc sức khỏe.
Hãy nghĩ về các hoạt động và công cụ mà người tham dự của bạn mong muốn và mang lại giá trị cho sự kiện.
Xin tài trợ cho sự kiện
Nhà triển lãm
Một cách phổ biến khác để thu hút các nhà tài trợ là với một gói triển lãm. Với điều này, bạn thường sẽ có không gian tại sự kiện dành riêng cho các nhà triển lãm của bạn. Mỗi thỏa thuận tài trợ cho nhà triển lãm đi kèm với một lượng không gian được phân bổ cụ thể để các nhà triển lãm của bạn chiếm lĩnh, xây dựng thương hiệu và tương tác với những người tham dự của bạn.
Tips: Nếu bạn đang làm việc với các nhà triển lãm và bạn muốn đảm bảo thúc đẩy những người tham dự kết nối với các nhà triển lãm của bạn, hãy lên lịch các khối thời gian dành riêng cho nhà triển lãm để khuyến khích người tham dự đi dạo xung quanh và tìm hiểu cũng như khám phá.
8. Xác định và lựa chọn các công cụ công nghệ
Công nghệ đang cải thiện không gian tổ chức sự kiện cho cả người tổ chức và người tham gia sự kiện. Khi vạch ra sự kiện tiếp theo, bạn sẽ muốn xác định nhu cầu công nghệ và tiến trình triển khai của mình. Một số công nghệ nhất định sẽ cần phải được triển khai trước sự kiện một thời gian dài, trong khi những công nghệ khác có thể tạm dừng cho đến gần (các) ngày trọng đại.
Đăng ký và đặt vé
Quản lý đăng ký người tham dự liền mạch hơn bao giờ hết! Eventbrite và các nền tảng trực tuyến khác giúp bạn có thể bắt đầu bán vé trong vài phút. Bạn sẽ muốn chọn nền tảng của mình sớm để có thể thúc đẩy đăng ký và đưa khán giả của mình đến trang web đăng ký.
Công nghệ năng suất
Chúng tôi đã đề cập đến vấn đề này ở trên, nhưng chúng tôi sẽ nói lại lần nữa để xem xét tầm quan trọng của các nhà tổ chức sự kiện khi sử dụng các công cụ quản lý dự án để duy trì tổ chức. Các sự kiện rất phức tạp, nhưng phần mềm quản lý dự án giúp giảm bớt một số căng thẳng. Trello có thể giúp bạn bắt đầu thuận lợi với một số mẫu tổ chức sự kiện.
Ứng dụng di động
Hợp lý hóa thông tin liên lạc của bạn và nâng cao trải nghiệm của người tham dự với một ứng dụng sự kiện. Một ứng dụng dành cho thiết bị di động, giống như ứng dụng bạn có thể tạo bằng Guidebook, cho phép người tham dự truy cập lịch biểu, xây dựng chương trình làm việc tùy chỉnh, tương tác với những người tham dự khác, v.v. Ứng dụng dành cho thiết bị di động là một công cụ có giá trị trong việc thúc đẩy một môi trường hấp dẫn, đầy đủ thông tin – cho dù là trực tiếp hay trực tiếp.
Để thấy được lợi ích từ ứng dụng sự kiện, ứng dụng của bạn phải là một thành phần tích hợp của chiến lược sự kiện. Hãy đảm bảo người tham dự có mọi thứ họ cần trong lòng bàn tay để có trải nghiệm sự kiện xuất sắc.
Ứng dụng di động
Phát trực tiếp hoặc ghi âm
Bạn có một cộng đồng lớn trải rộng khắp các khu vực hoặc quốc gia? Các phiên phát trực tiếp là một cách tuyệt vời để kết nối và mở rộng phạm vi tiếp cận sự kiện của bạn. Ghi lại các phiên là một cách khác để mở rộng phạm vi tiếp cận sự kiện của bạn và khuyến khích cuộc trò chuyện tiếp tục vượt xa sự kiện thực tế.
Công cụ tương tác
Công nghệ đang thay đổi cách khán giả mong đợi tương tác và các sự kiện luôn phát triển để đáp ứng những mong đợi đó. Nếu bạn đang muốn nâng cao mức độ tham gia của mình lên một bước xa hơn, hãy nghĩ đến việc kết hợp các công nghệ tại chỗ như đường truyền thông xã hội hoặc túi swag kỹ thuật số cũng như các công cụ gamification tại sự kiện để khuyến khích người tham dự tham gia vào sự kiện.
9. Lập kế hoạch Marketing và khuyến mại
Bạn định làm thế nào để thu hút khán giả tham dự sự kiện mà bạn được lên kế hoạch kỹ lưỡng của mình?
Mỗi sự kiện thành công đều có một kế hoạch marketing và quảng bá để truyền bá và khơi dậy sự phấn khích. Nhưng bạn nên bắt đầu từ đâu? Có nhiều cách khác nhau để marketing sự kiện của bạn – từ phương tiện truyền thông xã hội và viết blog đến quảng cáo trực tuyến và thậm chí là biển quảng cáo, nhưng bất cứ điều gì bạn chọn, mỗi chiến thuật phải là một yếu tố chiến lược trong kế hoạch marketing của bạn.
Các thành phần của kế hoạch marketing sự kiện:
Mục tiêu và mục đích
Khi lập một kế hoạch tiếp thị, cần phải đề ra các mục tiêu lớn và mục tiêu cụ thể về marketing. Tương tự như các mục tiêu tổng quát của sự kiện, đặt mục tiêu marketing cụ thể là một cách để đảm bảo mọi nỗ lực đều hướng tới kết quả có thể đo lường được.
Các mục tiêu marketing chung bao gồm:
- Tăng lượng đăng ký trực tuyến 15% so với năm ngoái.
- Thúc đẩy x lượng lưu lượng truy cập vào trang web sự kiện.
- Thúc đẩy x số lượt tải xuống ứng dụng sự kiện.
- Tăng mức độ tương tác trên mạng xã hội lên 20% so với năm ngoái.
Lập kế hoạch marketing cho sự kiện
Chiến thuật
Chiến thuật của bạn là những gì bạn sẽ sử dụng để đạt được mục tiêu của mình. Điều này bao gồm mọi thứ mà bạn sẽ sử dụng cho các nỗ lực tiếp thị của mình như quảng cáo trực tuyến, video marketing, truyền thông xã hội, email marketing, quan hệ công chúng, v.v.
Khi quyết định sử dụng chiến thuật nào, bạn cần hiểu rõ về đối tượng mục tiêu của mình. Sự kiện của bạn có hướng đến các chuyên gia trẻ tuổi không? Quảng cáo Instagram có thể là một chiến thuật bạn chọn. Bạn đang hướng sự kiện của mình dành riêng cho khán giả địa phương, quảng cáo được nhắm mục tiêu theo địa lý là điều cần phải suy nghĩ.
Dòng thời gian và nhịp độ
Khi bạn xác định các chiến thuật, bạn nên bắt đầu xây dựng một lịch trình marketing cung cấp cái nhìn tổng quan về các hoạt động marketing của bạn.
Ví dụ: nếu bạn quyết định sử dụng email marketing, bạn nên vạch ra từng email bạn định gửi:
Timeline gửi email marketing
Ngày Chủ đề Email
14/3 Save the date
27/5 Giá đặc biệt mở bán sớm
15/6 Thông báo của diễn giả chính
26/5 Thông báo về chủ đề phiên thú vị
01/07 Cơ hội cuối cùng để đặt vé giá ưu đãi
01/08 Kết thúc đăng ký
Trên đây là ví dụ về tiến trình gửi email marketing cho sự kiện, bạn có thể cân nhắc nhé!
10. Xác định công cụ đo lường của bạn
Đây là bước cuối cùng để lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Bạn sẽ đo lường sự thành công của sự kiện như thế nào? Bạn nên bắt đầu nghĩ về các cách bạn sẽ đánh giá sự kiện của mình trước khi nó diễn ra. Một nơi tốt để bắt đầu là với các mục tiêu lớn và mục tiêu nhỏ mà bạn đã xác định ở bước một.
Dữ liệu và phân tích
Bạn đã bán được bao nhiêu vé, và thông qua những nguồn nào? Chi phí cho mỗi người tham dự là bao nhiêu? Và bạn đã đạt được bao nhiêu khách hàng tiềm năng đủ tiêu chuẩn? Bạn đã bán bao nhiêu đơn đặt hàng trước? Sau khi sự kiện kết thúc, đây là một số chỉ số bạn có thể đo lường.
Ngoài việc định lượng mức độ thành công của sự kiện của bạn, bạn cũng nên có cái nhìn định tính về sự kiện. Để hiểu tình cảm và sự hài lòng của người tham dự, bạn có thể xem:
Khảo sát sự kiện
Ngoài các con số, một cách khác để đo lường thành công đó là phản hồi từ những người tham dự. Với các cuộc khảo sát, bạn có thể hiểu được nhận thức của người tham dự về sự kiện, điều này có thể giúp bạn xác định điểm mạnh và điểm yếu từ sự kiện. Bởi vì hãy đối mặt với nó, ngay cả khi sự kiện đã được bán hết vé, bạn có thể thực sự gọi nó là một thành công nếu những người tham dự không thấy nó có giá trị?
Mẫu phiếu khảo sát sau sự kiện
Mạng xã hội
Những người theo dõi có hoạt động tích cực hơn bình thường trên kênh của công ty bạn không? Người đăng ký có đăng thông tin về sự kiện lên kênh của họ không? Ngoài ra, hãy đọc các bài đăng để biết những gì người tham dự đang thực sự nói gì. Các bài viết có đầy lời khen ngợi không? Có nhiều hơn một vài phàn nàn phổ biến không? Bạn nên theo dõi trước, trong và sau sự kiện của mình để nắm bắt các xu hướng và thông tin chi tiết.
Một kế hoạch tổ chức sự kiện toàn diện
Có thể nói mỗi yếu tố này kết hợp với nhau sẽ cho bạn một kế hoạch tổng thể sự kiện của. Làm việc thông qua từng điều này để tạo ra một kế hoạch mạnh mẽ, có thể hành động cho sự kiện của bạn. Khi lập kế hoạch cho một sự kiện, bạn nên bắt đầu lập kế hoạch càng sớm càng tốt. Với nhiều phần di chuyển, bắt đầu thuận lợi đồng nghĩa với việc kết thúc suôn sẻ.
Trên đây là 10 bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện mà Roadshow WeWin muốn chia sẻ tới bạn, hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn dễ dàng tiến đến thành công như mong muốn. Và nếu bạn đang có nhu cầu tìm đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp để hợp tác thực thi, bạn có thể liên hệ với Roadshow WeWin thông qua số hotline 0961 84 68 68 để được tư vấn và nhận báo giá.
Tìm hiểu thêm:
