Khi tổ chức các sự kiện, lên kế hoạch về ngân sách là điều vô cùng quan trọng và bạn cần thực hiện các hoạt động thực thi để nhận lại được ROI tương ứng với nguồn tiền bỏ ra. Cùng tìm hiểu với Roadshow WeWin xem cách lên kế hoạch ngân sách cho sự kiện.
Mục Lục
1. Ngân sách cho sự kiện là gì?
Ngân sách sự kiện là ước tính chi phí mà một sự kiện sẽ phải gánh chịu dựa trên các kế hoạch đã lập cũng như nghiên cứu. Những nghiên cứu này có thể từ đối thủ, từ những sự kiện đã từng tổ chức trước đây. Ngân sách này thường được các công ty đặt trong ngân sách dành cho Marketing và bạn cần phân bổ hợp lý.
Ngân sách của sự kiện là gì?
2. Chiến Thuật Tiết Kiệm Chi Phí
Nhiều nhà điều hành chiến đã lên kế hoạch để tiết kiệm chi phí chuẩn bị cho sự kiện để có thể thực hiện thêm nhiều hoạt động thu hút người tham dự sự kiện như:
- Kiểm soát chi phí phòng khách sạn, phòng họp, đồ ăn thức uống, ưu đãi và đi lại.
- Hợp nhất công nghệ thành một nền tảng tự động hóa sự kiện đầu cuối.
- Tiết kiệm nguồn nhân lực bằng cách thuê Agency hoặc Freelancer.
Để thực hiện hiệu quả từng chiến thuật, bạn cần thực hiện những bước sau:
- Xác nhận rằng các quy trình cơ bản việc lên kế hoạch.
- Ứng dụng công nghệ để kích hoạt quá trình, đẩy nhanh tới thành công.
- Đảm bảo rằng những người quản lý chiến thuật chuẩn bị và có thể xử lý các trường hợp khẩn cấp.
3. Những khía cạnh của ngân sách sự kiện nên xem xét
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện có thể là một công việc đầy thử thách, đặc biệt là khi liên quan đến ngân sách. Có quá nhiều thứ để xem xét và chuẩn bị. Đó là lý do bạn cần lập kế hoạch ngân sách cùng với kế hoạch sự kiện.
Điều này sẽ giúp bạn chuẩn bị cho mọi khía cạnh của sự kiện và đảm bảo bạn tiết kiệm chi phí thay vì lãng phí không cần thiết. Bằng những nghiên cứu của mình, bạn sẽ có thể lập kế hoạch chi tiết và chuẩn bị cho những điều bất ngờ.
Khía cạnh cần xem xét khi lên kế hoạch ngân sách cho sự kiện
Đưa ra những lựa chọn tốt nhất khi bạn chuẩn bị cho sự kiện của mình bằng cách lên kế hoạch ngân sách. Cụ thể:
Di chuyển & Chỗ ở
Công ty của bạn có cần cung cấp chỗ ở cho bất kỳ ai sẽ tham dự sự kiện không? Nếu vậy, chi phí này sẽ là bao nhiêu? Mặc dù đây có thể là một khía cạnh bị bỏ qua trong ngân sách của bạn, tuy nhiên nó cũng có thể là một khoản phí ảnh hưởng tới ngân sách chung bạn dành cho sự kiện.
Tùy thuộc vào quy mô và mức độ hoành tráng của sự kiện, mức ngân sách dành cho chỗ ở và di chuyển sẽ ít hay nhiều.
Đồ ăn
Chi phí dành cho đồ ăn là bao nhiêu? Điều này sẽ phụ thuộc vào số lượng người bạn dự kiến tham dự cũng như mức độ phong phú của thực đơn bạn đề ra. Hãy ước tính chi phí theo quy mô và loại hình sự kiện mà bạn đang tổ chức.
Lương nhân viên
Để tránh những khó khăn về tài chính có thể phát sinh khi sự kiện có ngân sách thấp, hãy bao gồm cả lương thưởng cho nhân viên trong kế hoạch ngân sách sự kiện của bạn.
Giám đốc hoặc người quản lý sự kiện sẽ cần xác định số lượng nhân viên tham gia vào để tổ chức và giúp tạo điều kiện cho một sự kiện thành công. Xác định lượng thời gian sẽ được sử dụng và mức lương thưởng đưa ra cần tương xứng.
Lương nhân viên nằm trong các chi phí cần chi trả của ngân sách sự kiện
Chi phí cơ sở vật chất
Chi phí cơ sở vật chất bao gồm tiền thuê địa điểm, vật dụng,… Ngoài ra cũng nên xem xét các chi phí ẩn có thể phát sinh như chi phí liên quan đến an ninh, chiếu sáng hoặc sưởi ấm.
Logistics
Bạn có cần hợp đồng, giấy phép hoặc bảo hiểm đặc biệt khi tổ chức sự kiện của mình không? Đây là những yếu tố hậu cần, tuy nhiên là một khía cạnh quan trọng khi lập bất kỳ kế hoạch nào. Khả năng ước tính chi phí này sẽ phụ thuộc chủ yếu vào địa điểm tổ chức sự kiện của công ty bạn.
Marketing & PR
Marketing là một khía cạnh quan trọng của bất kỳ sự kiện nào. Nó có thể chiếm một tỷ lệ đáng kể trong ngân sách tổ chức sự kiện của công ty bạn, cũng như đặc biệt khi các doanh nghiệp mong đợi thu được lợi nhuận thông qua sự tham dự sự kiện. Xem xét các công cụ bạn định sử dụng để PR sự kiện của mình và đưa ra lựa chọn dựa trên những công cụ phù hợp nhất với ngân sách của bạn.
4. Cách tạo lập ngân sách cho sự kiện
Việc lập kế hoạch sự kiện tốt nhất là khi các nhà tổ chức sử dụng nhiều công cụ có sẵn của họ. Tạo kế hoạch sự kiện thành công nhất bằng cách lựa chọn dạng sự kiện giúp bạn đạt được những điều sau:
Chuẩn bị cho sự điều chỉnh
Lên kế hoạch ngân sách rất giống với việc viết một cuốn sách. Quá trình này có thể yêu cầu những điều chỉnh lớn, dẫn đến có những kế hoạch sẽ trở thành bản nháp. Các điều chỉnh thực hiện thường xuyên nếu cần thiết cho dù trước, trong, sau hoặc giữa các sự kiện.
Luôn sẵn sàng điều chỉnh để kế hoạch ngân sách trở nên phù hợp nhất
Cải thiện ngân sách theo thời gian
Việc nghiên cứu các khoản chi, chẳng hạn liên quan đến việc lựa chọn địa điểm, có thể mất nhiều thời gian. Kế hoạch của bạn nên đảm bảo có sự linh hoạt trong đó. Điều này sẽ giúp các nhà lập kế hoạch tổ chức sự kiện cải thiện ngân sách theo thời gian.
Sử dụng công cụ đo lường ROI của sự kiện rất hữu ích để có được cái nhìn toàn diện về giá trị của sự kiện của bạn — điều này sẽ hữu ích khi bạn có được những kinh nghiệm và có cơ sở cho hoạt động lên kế hoạch ngân sách trong tương lai.
Luôn bao gồm một kế hoạch dự phòng
Việc đưa vào một kế hoạch dự phòng giúp bạn có những chuẩn bị cho điều bất ngờ có thể xảy ra. Về cơ bản, đó như là cách bạn dự đoán được những tình huống bất ngờ và cách xử lý nó. Ví dụ, bạn sẽ làm gì nếu sự kiện ngoài trời của bạn bất ngờ bị đe dọa bởi một cơn mưa bất ngờ? Hãy nghiên cứu và đưa ra phương án tốt nhất nếu điều đó xảy ra.
Việc lập kế hoạch chi phí không chỉ giúp sự kiện của bạn thành công, nó còn giúp bạn có cái nhìn tổng quan về nguồn lực của doanh nghiệp và hướng đi cho những sự kiện tiếp theo. Nếu bạn chưa quen với việc lên kế hoạch cho sự kiện của mình, quảng cáo Roadshow WeWin giúp bạn. Liên hệ qua số hotline 0961 84 68 68 để được tư vấn miễn phí.
Tìm hiểu thêm:
