KPIs là chỉ số quan trọng giúp ta đánh giá được một chiến dịch event marketing thành công. Vậy đâu là cách thức đo lường KPIs hiệu quả? Hãy cùng Roadshow WeWin tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Mục Lục
1. Tầm quan trọng của việc đo lường KPIs chiến dịch Event marketing
KPIs (Key Performance Indicator) là một giá trị có thể đo lường được mà chúng ta sử dụng để đánh giá mức độ thành công của một cá nhân, một tổ chức hoặc một dự án trong việc đạt được mục tiêu cụ thể.
Trên thực tế, việc đo lường KPIs trong chiến dịch event marketing rất quan trọng bởi những lý do dưới đây:
Nhắc nhớ các mục tiêu sự kiện cần đạt được
KPIs là yếu tố cần thiết để đạt được mục tiêu của chiến dịch bởi nếu các mục tiêu không được đo lường cụ thể, bạn sẽ rất khó có thể nhận ra liệu chiến dịch có đang đi chệch hướng cũng như tìm ra cách để đưa ra những quyết định đúng đắn nhất để đạt được mục tiêu ban đầu.
Khi người hoạch định sự kiện (Event Planner) hoặc các phòng ban Marketing, Truyền thông đảm nhận chiến dịch event marketing nắm rõ được các KPIs cần đạt được, những mục tiêu của sự kiện sẽ luôn luôn được nhớ đến, từ đó, các công việc sẽ luôn được hoàn thành đúng hạn; các giải pháp sẽ luôn được đưa ra kịp thời, đúng lúc.
Cải thiện tính minh bạch và quản lý hiệu suất
Một lý do quan trọng khác của KPIs chính là việc đo lường KPIs sẽ giúp cải thiện được việc quản lý hiệu suất làm việc và tính minh bạch trong quá trình thực hiện sự kiện.
Việc các thành viên trong nhóm giám sát hiệu suất làm việc thông qua KPI giúp họ có nhiều khả năng hoàn thành nhiệm vụ và dễ dàng đạt được mục tiêu một cách nhanh chóng. Ngay cả khi không đạt được KPI như đã đề ra từ ban đầu, các thành viên cũng có thể xác định nguyên nhân và tìm ra cách để tránh các sai lầm tương tự trong tương lai bằng cách phân tích KPI để xác định thiếu sót trong quá trình làm việc.
Tầm quan trọng của KPIs
Bên cạnh đó, việc thường xuyên theo dõi KPI cũng giúp thúc đẩy tính minh bạch trong quá trình thiết lập kế hoạch sự kiện, cho phép mọi người trong nhóm theo dõi được những gì họ đã và đang làm; những trách nhiệm của các thành viên khác và tiến độ làm việc của họ.
Dễ dàng đo lường ROI
Bằng cách theo dõi các KPI có liên quan của sự kiện, bạn cũng có thể kiểm tra xem việc đầu tư cho sự kiện có đang chính đáng và sinh lời hay không thông qua ROI (Return on Investment). Chỉ số này giúp bạn có được một cái nhìn tổng quan hơn cách để hoạch định và tổ chức một sự kiện thành công cũng như cải thiện kết quả của các sự kiện tiếp sau một cách nhất quán.
Nếu sự kiện của bạn đang diễn ra tốt đẹp, phù hợp với điều kiện tài chính, bạn hoàn toàn có thể cải thiện các sự kiện trong tương lai bằng cách áp dụng những gì đã học được từ các KPI đã được đo lường từ trước. Ngược lại, nếu sự kiện đó chưa mang lại lợi nhuận, bạn cũng có thể học hỏi từ chính những sai lầm trong sự kiện lần này.
Dưới đây là một số những chỉ số KPIs cần được đo lường trước, trong và sau quá trình thực hiện sự kiện trong các chiến dịch event marketing.
2. Đo lường KPIs trước sự kiện
KPI 1: Số lượng đăng ký
Theo dõi số lượng đăng ký là một trong những KPI quan trọng nhất cần được đo lường. Ngoài ra, đây cũng là một trong những cách nhanh chóng và dễ dàng nhất để đo lường mức độ thành công của sự kiện.
Mặc dù việc đo lường tổng số lượt đăng ký trong suốt sự kiện được coi là hữu ích giúp ta có cái nhìn sâu sắc hơn về hiệu suất bán hàng theo thời gian thực, tuy nhiên điều quan trọng hơn cả là những chỉ số này cần được đo lường trước khi sự kiện diễn ra.
Nếu số lượng đăng ký vẫn còn tương đối thấp, bạn có thể cần phải quảng bá sự kiện của mình mạnh mẽ hơn hoặc thử các cách marketing khác nhau để đạt được lượng tiếp cận tốt hơn. Mặt khác, nếu tổng số lượt đăng ký của bạn đã cao, bạn sẽ có thể muốn tăng sức chứa cho sự kiện của mình (ví dụ như chuyển đến một địa điểm lớn hơn) hoặc xem xét biến nó thành một sự kiện kết hợp ( ví dụ như sự kiện kết hợp giữa trực tiếp và trực tuyến).
Bạn có thể sử dụng bảng dữ liệu sự kiện để xác định và theo dõi hành vi đăng ký trong thời gian thực, từ đó có thể theo dõi hoạt động đăng ký và cách thức thanh toán thông qua biểu đồ trực quan. Bạn cũng có thể kiểm tra xem đối tượng nào có tỷ lệ đăng ký cao nhất để nắm được thông tin chi tiết hơn về dữ liệu sự kiện của mình.
Đo lường số lượng đăng ký
KPI 2: Lượng đăng ký theo loại vé
Lưu ý: Nếu sự kiện chỉ bán một loại vé hoặc là một sự kiện miễn phí, bạn có thể bỏ qua bước này.
Việc đo lường số lượng đăng ký cá nhân theo các loại vé khác nhau sẽ giúp bạn có cái nhìn chi tiết, chính xác hơn về hiệu suất sự kiện của mình. Ví dụ: bạn có thể hiểu đâu là loại vé được nhiều người lựa chọn và có mức giá hấp dẫn nhất cũng như loại vé nào không thu hút được nhiều người đăng ký. Từ đó cho phép bạn điều chỉnh chiến lược của mình để tối đa hóa lượng đăng ký tổng thể trước sự kiện.
Bên cạnh đó, trong tương lai khi tổ chức các sự kiện khác, dữ liệu này cũng sẽ hữu ích để bạn có thể đề xuất những chiến lược bán vé có mục tiêu rõ ràng và đạt được hiệu quả hơn.
Đo lường lượng đăng ký theo loại vé
KPI 3: Số lượng các cuộc họp đã lên lịch
Trong trường hợp chương trình bạn tổ chức bao gồm các cuộc họp kết nối các mối quan hệ tại sự kiện của mình và cho phép người tham dự lên lịch các cuộc hẹn trong quá trình đăng ký, bạn cũng nên theo dõi số lượng các cuộc họp đã tạo để đánh giá xem các nỗ lực marketing và chiến dịch của bạn có đang hoạt động tốt hay không.
KPI 4: Tổng số lượt truy cập trang web
Theo dõi tổng số lượt truy cập trang web trước sự kiện cũng có thể giúp bạn đánh giá hiệu suất hoạt động marketing trong sự kiện của mình và một số những hoạt động khác.
Ví dụ: Trong trường hợp lượt truy cập trang web của bạn tương đối thấp ngay cả khi bạn đã quảng cáo rầm rộ, đó là một dấu hiệu tiềm ẩn cho thấy các nỗ lực marketing của bạn vẫn chưa hiệu quả và bạn nên cân nhắc điều chỉnh hoặc thử các chiến lược marketing khác nhau. Mặt khác, nếu lượt truy cập trang web của bạn đã cao nhưng số lượt đăng ký hoặc tỷ lệ mua vé vẫn còn tương đối thấp, bạn có thể cần phải cải thiện nội dung trang web của mình.
KPI 5: Tỷ lệ mở email sự kiện
Mặc dù hiện đã có đa dạng các kênh và chiến thuật marketing mới hơn, tiếp thị qua email (email marketing) vẫn là một trong những phương pháp hiệu quả nhất để quảng bá sự kiện, và là một trong những cách thức đạt được ROI cao nhất. Vì vậy, nếu sự kiện của bạn chưa sử dụng phương thức này, bạn chắc chắn nên biến email marketing trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động marketing cho sự kiện của mình.
Đo lường tỷ lệ mở email sự kiện
Bạn có thể quảng bá chương trình của mình thông qua qua bản tin email, gửi lời mời theo danh sách gửi thư, gửi email lời nhắc và khảo sát trước hoặc sau sự kiện,… Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng mặc dù hiệu quả của cách thức này đem tới rất tốt, bạn vẫn cần thường xuyên theo dõi hiệu suất của email marketing để đảm bảo hoạt động này luôn ở mức tối ưu.
Ngoài ra, bạn nên theo dõi tỷ lệ mở email bao gồm tỷ lệ người đã nhấp và mở email của bạn. Nếu tỷ lệ mở của bạn quá thấp, bạn có thể đã gửi email đến sai khách hàng tiềm năng hoặc bạn có thể cần phải tối ưu hóa dòng tiêu đề của mình sao cho phù hợp.
Mặc dù email marketing có chi phí tương đối phải chăng, nhưng bạn vẫn cần đảm bảo rằng hình thức này giúp tiết kiệm chi phí nhất có thể. Việc thường xuyên theo dõi tỷ lệ mở email sự kiện chính là cách tốt nhất để đo lường hiệu suất email marketing của bạn.
3. Đo lường KPIs trong sự kiện
KPI 6: Số lượng người tham dự
Việc đo lường số lượng người tham dự sự kiện là một chỉ số quan trọng về sự thành công của hầu hết mọi loại chương trình.
Ví dụ: nếu chỉ có một tỷ lệ nhỏ người đã đăng ký tham dự sự kiện thì bạn nên xác định lý do cho hiện tượng này. Có rất nhiều lý do giải thích cho điều này như có thể bạn đã chọn sai ngày, giờ tổ chức phù hợp hoặc địa điểm diễn ra sự kiện của bạn có thể không hấp dẫn, hoặc chủ đề của chương trình không nằm trong mối quan tâm của khách hàng v.v.
Ngoài ra, việc theo dõi và đánh giá KPI về số lượng người tham dự cũng có thể cung cấp những thông tin chi tiết cần thiết để đánh giá các nỗ lực marketing của bạn liệu đã hiệu quả hay chưa và nội dung sự kiện của bạn có hấp dẫn đối tượng mục tiêu hay không để từ đó từng bước cải thiện ở các sự kiện sau này.
KPIs số lượng người tham dự
KPI 7: Số lượng người tham dự đã được kết nối (sự kiện online)
Đối với các sự kiện online, bạn có thể tận dụng các công cụ đo lường trên nền tảng để theo dõi số lượng người tham dự đã được kết nối trên nền tảng tổ chức sự kiện của bạn tại bất kỳ thời điểm nào. Các công cụ này cho phép bạn đo lường mức độ tương tác, chẳng hạn như bằng cách đo lường xem số lượng người tham dự được kết nối ở thời điểm ban đầu là bao nhiêu, số lượng này tăng hay giảm khi sự kiện tiếp tục,…
KPI 8: Số người tham dự mỗi hoạt động
Hầu hết các sự kiện thường bao gồm nhiều hoạt động khác nhau: sự kiện chính, các phiên thảo luận, các buổi gặp mặt kết nối, các hoạt động tương tác v.v.
Điều quan trọng ở đây là phải đo lường số lượng người tham dự trên mỗi hoạt động để đánh giá hoạt động nào đang hoạt động hiệu quả và hoạt động nào đang không hoạt động tốt. Từ đó, bạn có thể được cung cấp những dữ liệu quan trọng để định hướng thay đổi cách lập kế hoạch chương trình các sự kiện sau này.
KPI 9: Số cuộc họp được thực hiện
Nếu sự kiện của bạn mang đến các cơ hội kết nối dưới dạng các cuộc họp, hãy đánh giá xem có bao nhiêu cuộc họp đã lên lịch được thực hiện. Nếu tỷ lệ phần trăm chuyển đổi tương đối thấp hơn những gì bạn đã hy vọng, hãy cố gắng xác định ra nguyên nhân vì sao để từ đó bạn có thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết trong tương lai.
KPI 10: Tổng số người tham dự trong các cuộc họp
Theo dõi tổng số người tham dự trong các cuộc họp (cũng như những người tham dự trong mỗi cuộc họp) có thể là hữu ích trong việc đo lường thành công của sự kiện trong việc tạo điều kiện kết nối cho những người tham dự và duy trì sự tương tác trong suốt sự kiện.
Đo lường tổng số người tham dự trong các cuộc họp
Số lượng người tham dự tham gia và nhiệt tình hưởng ứng trong các cuộc gặp mặt càng cao thì sự kiện của bạn càng thành công, tạo điều kiện cho việc kết nối thuận lợi.
Tuy nhiên, hãy luôn nhớ rằng các cơ hội kết nối vẫn là lý do hàng đầu để mọi người tham dự các sự kiện. Bạn cũng có thể sử dụng dữ liệu này để lập kế hoạch tốt hơn cho các sự kiện trong tương lai, đặc biệt là về cách tổ chức các cuộc họp online.
4. Đo lường KPIs sau sự kiện
KPI 11: Số lượng khảo sát đã trả lời
Sau khi bạn đã tổ chức thành công sự kiện, thực tế vẫn còn rất nhiều công việc khác cần được hoàn thành. Trong đó việc tiến hành đánh giá sau sự kiện và ngay sau khi sự kiện kết thúc là một việc cần thiết.
Ngay sau khi sự kiện được tổ chức hãy gửi thư cảm ơn và khảo sát sau sự kiện cho những người tham dự. Mặc dù câu trả lời cho mỗi câu hỏi trong khảo sát là khác nhau, bạn vẫn nên theo dõi số lượng các câu hỏi đã được trả lời trong khảo sát bởi đây là một chỉ số mạnh mẽ để đánh giá được trải nghiệm tham dự tích cực và sự hài lòng của người tham dự.
Đo lường số lượng khảo sát đã trả lời
KPI 12: Số người tham dự trước đó đăng ký sự kiện mới
Đây có thể không phải là KPI bạn có thể đo lường ngay sau khi sự kiện kết thúc, nhưng vẫn là một KPI khá hữu ích mà bạn có thể sử dụng để đo lường sự hài lòng của người tham dự.
Khi lập kế hoạch cho một sự kiện mới, hãy theo dõi số lượng người tham dự trước đó đã đăng ký cho sự kiện mới này. Nếu tỷ lệ phần trăm khá cao, đó là dấu hiệu của sự hài lòng sau khi tham dự và đối tượng mục tiêu của bạn sẽ coi doanh nghiệp của bạn là đáng tin cậy. Ngược lại, nếu con số này thấp hơn dự kiến, hãy cố gắng xác định lý do và tìm giải pháp phù hợp.
Như vậy, trong một chiến dịch event marketing, việc đo lường KPIs là vô cùng cần thiết để đánh giá được hiệu quả của chương trình. Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ tầm quan trọng và cách thức để đo lường KPIs hiệu quả cho một chiến dịch event marketing thành công. Để biết thêm các thông tin bổ ích khác cũng như tư vấn chiến lược tổ chức sự kiện cụ thể, bạn vui lòng liên hệ với quảng cáo Roadshow WeWin thông qua số hotline 0961 84 68 68
Tìm hiểu thêm:
