Khi lên một kế hoạch, nhất là kế hoạch cho một lễ hội âm nhạc, để đảm bảo đạt được hiệu quả và thành công lớn nhất, bạn cần thực hiện đầy đủ và không sai sót các bước chuẩn bị. Vậy nên hãy cùng Roadshow WeWin điểm nhanh lại các bước lên kế hoạch cho lễ hội âm nhạc nhé!
Mục Lục
1. Tạo mục tiêu cụ thể và chọn KPI phù hợp với khách hàng để lên kế hoạch tốt nhất có thể cho lễ hội
Hãy trao đổi với khách hàng của bạn để hiểu rõ ràng bức tranh về lễ hội âm nhạc sắp tới mà họ mong muốn. Bạn có thể hỏi họ những câu hỏi sau:
- Đâu là 3 lễ hội hàng đầu từ trước đến nay có hình ảnh khớp nhất với sự kiện của bạn? Bạn yêu thích điều gì ở những lễ hội đó và muốn đưa vào thiết kế riêng của mình? Điều gì ở lễ hội đó khiến bạn không hài lòng?
- Khi lễ hội kết thúc, 2 điều bạn muốn người tham dự bàn luận với bạn bè vào ngày hôm sau là gì?
- Tại sao công ty của bạn muốn tổ chức một lễ hội âm nhạc chứ không phải một loại sự kiện khác? Lý do lựa chọn thời điểm hiện tại để tổ chức lễ hội thay vì thời điểm khác trong tương lai là gì?
Sau đó, hãy cùng họ xác định KPI bán vé và mục tiêu trải nghiệm của người tham dự. Hãy bắt đầu với các KPI sau:
- Mức độ tương tác mạng xã hội của công chúng tới lễ hội nếu khách hàng của bạn muốn tăng cường ảnh hưởng kỹ thuật số và SEO.
- Doanh số bán vé để giúp khách hàng tăng doanh thu ngắn hạn hàng năm.
- KPI lớn là tổng số người tham sự tích cực để đạt được mục tiêu đối tác là gia tăng mối quan hệ khách hàng lâu dài.
Chọn KPI phù hợp với khách hàng để lên kế hoạch tốt nhất có thể cho lễ hội
2. Tìm ra những hạn chế về ngân sách
Hãy cố gắng tiết kiệm ngân sách nhất có thể mà không làm giảm chất lượng sự kiện. Ví dụ như sự lựa chọn về thời gian diễn ra sự kiện, thay vì là sự kiện diễn ra trong nhiều ngày, bạn có thể chọn sự kiện diễn ra trong một ngày. Bạn cũng có thể cắt giảm chi tiêu Marketing bằng cách thử nghiệm quảng cáo chiến lược và xây dựng cộng đồng trực tuyến thay vì in ấn và sử dụng đại sứ thương hiệu.
Ngoài ra, về địa điểm tổ chức, bạn có thể đầu tư vào một địa điểm cố định để nâng cao trải nghiệm khách hàng và sử dụng địa điểm đó trong tương lai.
3. Lập lịch trình cho sự kiện lễ hội
Bạn nên bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện sớm nhất có thể, với một sự kiện lớn, có thể bắt đầu triển khai nghiên cứu từ trước 6 tháng hoặc hơn thế. Ngoài ra, xác định trước các mục tiêu hình ảnh lớn của sự kiện như mục tiêu lễ hội, chủ đề và nhạc sĩ trong vòng 3 đến 6 tháng; các chi tiết như nhà cung cấp dịch vụ ăn uống, giấy phép và các hoạt động bổ sung trước 1 – 3 tháng. Các công việc quan trọng nhưng nhỏ hơn như tổ chức bãi đỗ xe, in bản đồ lễ hội có thể hoàn thành trước 1 tháng.
4. Xin giấy phép và mua bảo hiểm phù hợp
Thủ tục giấy phép thường là công đoạn gây khá nhiều khó khăn cho các nhà tổ chức sự kiện, nhất là khi lần đầu thực hiện. Hãy nghiên cứu về khu vực tổ chức sự kiện của bạn xem địa điểm đó sẽ cần những loại giấy phép nào để tránh các sự cố nhiều nhất có thể.
Ngoài ra, bạn cũng nên tham khảo ý kiến luật sư để mua bảo hiểm sự kiện. Bạn nên mua bảo hiểm các sự cố thời tiết cho các lễ hội âm nhạc ngoài trời hoặc bảo hiểm cho các thương tích có thể xảy ra cho người tham dự, nhân viên, người biểu diễn tại địa điểm tổ chức sự kiện.
Xin giấy phép và bảo hiểm phù hợp
5. Xác định đối tượng mục tiêu
Xác định đối tượng mục tiêu luôn là một bước quan trọng trong bất cứ chiến lược nào, bởi hiểu đối tượng của mình, biết được sở thích thói quen của họ sẽ giúp bạn tiếp cận họ dễ dàng hơn. Từ đó, sự kiện của bạn sẽ thu hút được nhiều công chúng tham dự hơn và đạt được hiệu quả thành công lớn hơn.
Bạn có thể hỏi đối tác khách hàng của mình về bất kì tài liệu nào họ có về nhân khẩu học mục tiêu của đối tượng mục tiêu sự kiện, cũng như tìm hiểu về cách họ hình dung về những đối tượng tham gia sự kiện này. Bạn cũng nên phân tích lượt theo dõi trên mạng xã hội hiện có của khách hàng để tạo đối tượng mục tiêu cho lễ hội. Hãy tạo agenda sự kiện xung quanh những người ủng hộ lớn nhất họ đang có để đảm bảo sự tham gia của đông đảo khán giả.
Lên kế hoạch tổ chức lễ hội âm nhạc
6. Lập kế hoạch quảng bá sự kiện và bán vé
Ưu tiên Digital Marketing thay vì tập trung Marketing trực tiếp có thể giúp bạn tối ưu chi phí, dễ dàng đo lường và dành chỗ để thử nghiệm phản hồi theo thời gian thực. Sau đó, bạn có thể điều chỉnh chiến lược tiếp cận mà công chúng mong muốn của bạn hay lui tới.
Các phương thức Marketing online sẽ giúp bạn nhanh chóng lan tỏa đến nhiều người hơn trong thời gian ngắn hơn và dễ theo dõi hơn.
7. Tìm kiếm địa điểm thích hợp
Vị trí tổ chức sự kiện cũng là một yếu tố vô cùng quan trọng trong kế hoạch tổ chức lễ hội. Hãy lựa chọn 2 đến 3 địa điểm và đi khảo sát thực nghiệm tại các địa điểm đó, đồng thời xem xét về chi phí, sức chứa, vị trí địa lý, cách bày trí xem có phù hợp với mục tiêu và quy mô sự kiện bạn đang muốn hướng đến không. Xem xét sơ đồ của nơi tổ chức sự kiện liệu có thuận tiện cho người tham dự không, các lựa chọn bãi đỗ xe, lối đi lại có phù hợp không.
Tìm kiếm và khảo sát địa điểm tổ chức lễ hội âm nhạc
Ngoài ra, việc địa điểm đó được đối tượng khán giả mục tiêu quan tâm cũng rất quan trọng. Sự gắn kết với không gian có thể thúc đẩy họ mua vé.
8. Tìm nhà tài trợ
Bắt đầu bằng những nhà tài trợ mà bạn đã quen biết, hãy email họ về ý định hợp tác của bạn, những lợi ích cụ thể và có giá trị họ sẽ nhận được khi hợp tác vào lễ hội âm nhạc. Bạn có thể sử dụng các hình thức khuyến khích phổ biến như phòng chờ VIP, không gian dựng booth sản phẩm,…
9. Tuyển nhà cung cấp và nhân viên sự kiện
Hãy xem xét tuyển những nhà cung cấp có thể giúp bạn giải quyết các vấn đề như bãi đỗ xe, an ninh địa điểm, thủ tục check-in soát vé, trạm y tế, sơ cứu người, nhà vệ sinh,…
Hợp tác với một công ty cung cấp dịch vụ ăn uống để pha chế đồ uống và phục vụ đồ ăn cho khách trong suốt lễ hội. Ngoài ra, bạn cũng có thể thuê DJ để giữ bầu không khí giữa các buổi biểu diễn và tổ chức các hoạt động thư giãn như trò chơi lễ hội khi khán giả của bạn cần nghỉ ngơi một chút sau những hoạt động từ sân khấu chính.
10. Thuê bổ sung thiết bị nghe nhìn
Đã là một lễ hội âm nhạc, bạn cần thỏa mãn người xem về chất lượng âm thanh và ánh sáng. Nếu chất lượng âm thanh ánh sáng của địa điểm chưa đủ, đừng ngần ngại mà cải thiện ngay lập tức. Bạn có thể hỏi trước những người biểu diễn để họ cung cấp danh sách thiết bị bổ sung mà họ cần cho buổi trình diễn.
Thuê bổ sung thiết bị nghe nhìn
11. Lên kế hoạch trang trí địa điểm, ánh sáng và bảo vệ thời tiết.
Hãy trang trí theo chủ đề sự kiện của bạn kết hợp với phong cách của địa điểm tổ chức. Đừng quên đặt thêm các logo và tên của nhà tài trợ vào phông nền sân khấu nhé! Bạn cũng nên có chuẩn bị trong dịch vụ cho thuê lều dự phòng và kế hoạch bố trí thay thế cho mọi vấn đề liên quan đến thời tiết.
Trên đây là bài viết về “Checklist các bước lên kế hoạch cho lễ hội âm nhạc”. Hy vọng qua 11 bước lên kế hoạch này, bạn sẽ có thêm nhiều thông tin và kiến thức hữu ích để tổ chức một lễ hội âm nhạc thu hút và thành công nhất!
Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức lễ hội âm nhạc và cần tư vấn cụ thể hơn, bạn có thể liên hệ với quảng cáo Roadshow WeWin qua số hotline 0961 84 68 68 để được tư vấn cụ thể và nhận báo giá chi tiết.
Tìm hiểu thêm:
