Việc đề xuất sự kiện tốt có thể giúp bạn nổi bật hơn và nhận được nhiều sự hợp tác hơn. Cho họ thấy kế hoạch sự kiện của bạn có gì bằng cách làm nổi bật Event Proposal khi giới thiệu. Để Roadshow WeWin gợi ý tới bạn 10 ý tưởng giúp Event Proposal sáng tạo hơn nhé!
Mục Lục
1. Sáng tạo và cá nhân hóa trang bìa
Cách dễ nhất để khiến khách hàng của bạn nhớ lâu hơn những gì bạn chia sẻ chính là sử dụng biểu mẫu trình bày có thể phù hợp với tất cả nội dung. Bạn có thể thỏa sức sáng tạo trang bìa và khiến cho nó trở nên cá nhân hóa thay vì chỉ sử dụng hình ảnh đơn điệu và chèn tên khách hàng.
Ví dụ: sử dụng cùng một phông nền cho đám cưới và tiệc sinh nhật có thể khiến sự kiện của bạn giảm bớt đi sự thành công. Vì thế, hãy nghĩ đến việc sửa đổi thiết kế trang bìa của bản đề xuất sao cho phù hợp. Bằng cách đó, bạn có thể đảm bảo rằng khách hàng của mình thấy rằng họ được quan tâm hơn.
Ngoài ra, bạn cần chú trọng tới ngân sách mà khách hàng có. Nếu khách hàng tiềm năng của bạn có ngân sách hạn chế, bạn không nên đề xuất sự kiện bị đánh giá là quá đắt đỏ. Việc không điều chỉnh thiết kế của bạn theo ngân sách của khách hàng có thể khiến khách hàng cảm thấy không phù hợp và tìm đến các đối thủ cạnh tranh.
Mang tới sự cá nhân hóa để thực sự khác biệt
2. Giới thiệu về những thành công bạn đã có
Nếu khách hàng thích bạn hơn đối thủ cạnh tranh, bạn sẽ tiến một bước gần hơn đến việc ký kết hợp tác. Vì vậy, trước khi bạn đi sâu vào chi tiết sự kiện và lập ngân sách, hãy dành chút thời gian để cho trình bày với khách hàng lý do tại sao họ nên làm việc với bạn.
Giành được lòng tin của khách hàng là bước đầu tiên để có được sự hợp tác giữa hai bên. Đó là lý do tại sao Event Proposal của bạn nên kể về những thành công của bạn với giọng điệu tự tin. Ngoài việc làm nổi bật tính chuyên nghiệp và kinh nghiệm của bạn, cũng có thể:
- Lời xác nhận hài lòng của các khách hàng trước đó
- Giới thiệu các chứng chỉ chuyên nghiệp
- Tham khảo kinh nghiệm liên quan ở các sự kiện tương tự
- Giới thiệu các loại sự kiện bạn đã tổ chức trong quá khứ
- cung cấp tiểu sử ngắn gọn về công ty của bạn
3. Danh sách đầy đủ các dịch vụ có thể cung cấp
Các doanh nghiệp sẽ cảm thấy khá bối rối và lo lắng về các sự kiện sắp tổ chức. Không biết bắt đầu từ đâu là một trong những lý do khiến họ tìm kiếm một Agency hỗ trợ họ lên kế hoạch cho sự kiện. Các khách hàng không hoàn toàn chắc chắn về những dịch vụ mà họ muốn từ bạn. Bạn sẽ là người cung cấp cho họ có một danh sách chung các dịch vụ-điều mà sẽ phù hợp với định hướng tổ chức sự kiện.
Để Event Proposal của bạn giúp khách hàng tìm thấy những gì họ đang tìm kiếm, bạn có thể trình bày nhiều hơn một bộ dịch vụ – những gì dự định cung cấp cho sự kiện này. Hãy nhớ rằng khách hàng sẽ không thể biết chính xác những gì họ có thể nhận từ bạn. Vì vậy, nếu bạn muốn tạo cơ hội để bán nhiều gói dịch vụ hơn, hãy giới thiệu nó đến cho khách hàng.
4. Câu chuyện kể về cách bạn sẽ tạo nên sự thành công
Khi biết nhu cầu và mục tiêu của khách hàng đối với sự kiện, bạn có thể bắt đầu nói về câu chuyện có nội dung là cách bạn sẽ giúp họ đạt được điều đó. Xem nhu cầu của khách hàng và áp dụng vào tầm nhìn của bạn cho sự kiện sẽ thể hiện cho họ thấy bạn thực sự hiểu họ. Để thực hiện điều này, hãy nhắc về những gì khách hàng đã nói với bạn về sự kiện theo cách có tổ chức hơn. Đó có thể là:
- Địa điểm đề xuất và cơ sở vật chất sẵn có
- Hoạt động giải trí
- Thông tin dịch vụ ăn uống và quầy bar
- Sắp xếp chỗ ngồi
Vẽ một bức tranh về sự kiện hoàn hảo cho khách hàng thấy
Khi vẽ một bức tranh về sự kiện hoàn hảo, hãy cố gắng đưa ra những gợi ý bổ sung. Mặc dù những điều này có thể không phải là những gì khách hàng yêu cầu, nhưng chúng sẽ thể hiện kiến thức chuyên môn của bạn. Luôn nhớ rằng mục tiêu không phải là làm khách hàng choáng ngợp mà hãy tìm kiếm các đề xuất khiến khách hàng cảm thấy phù hợp.
Ngoài ra, cần đảm bảo bao gồm các hình ảnh trong Event Proposal – nó sẽ giúp khách hàng của bạn hình dung chính xác những gì họ đang nhận được và dễ dàng đưa ra quyết định hợp tác.
5. Mô tả các mốc thời gian quan trọng
Có rất nhiều điều cần thiết để tổ chức một sự kiện thành công. Và mặc dù bạn sẽ có một danh sách rất dài các việc cần làm, nhưng những gì khách hàng của bạn thấy chỉ là một phần của quá trình đó. Đó là lý do bạn không cần phải bao gồm từng bước chi tiết từ kế hoạch đến thực thi trong Event Proposal.
Để không làm khách hàng choáng ngợp với quá nhiều thông tin, hãy chỉ thời gian cho những giai đoạn quan trọng và mô tả kết quả cần đạt được sau từng giai đoạn. Bằng cách đó, khách hàng của bạn biết điều gì sẽ xảy ra và họ sẽ những gì để kiểm soát tiến độ sự kiện.
6. Giới thiệu thành viên trong nhóm
Ngoài bạn, khách hàng sẽ làm việc với ai? Cân nhắc sử dụng Event Proposal để giới thiệu nhóm các thành viên chính trong team của bạn với khách hàng. Tuy nhiên, bạn chỉ cần giới thiệu thông tin cơ bản và không cần thiết phải bao gồm toàn bộ sơ yếu lý lịch của họ.
Thay vào đó, bạn chỉ cần giới thiệu sẽ làm gì trong toàn bộ dự án và các kỹ năng chuyên môn để đảm bảo dự án thành công. Vì Event Proposal của bạn sẽ phản ánh sự kiện những gì mà sự kiện bạn tổ chức sẽ làm, hãy đảm bảo các thành viên trong nhóm hiểu được bản kế hoạch sẽ triển khai. Điều quan trọng, bạn cần luôn chú ý đến giọng điệu, mức độ trang trọng và tính cách của khách hàng khi trình bày.
7. Đa dạng các gói dịch vụ khi báo giá
Đa dạng các gói dịch vụ khi báo giá
Khi khách hàng đã hào hứng với sự kiện mà bạn sẽ tổ chức, việc trình bày các khoản chi phí đầu tư sẽ dễ dàng hơn. Đảm bảo rằng khách hàng của bạn biết rằng ngân sách sự kiện không cố định, sẽ có sự thay đổi nhưng không phát sinh quá nhiều. Bằng cách đó, bạn sẽ không bị đánh giá là đang trả giá quá cao hoặc không thu được lợi nhuận khi hạ mức giá xuống thấp.
Mặc dù ngân sách thường là phần thường không suôn sẻ khi trình bày với khách hàng, nhưng có nhiều cách bạn có thể làm cho nó dễ dàng hơn. Như bạn đã biết, giá của một sự kiện luôn có thể tăng hoặc giảm tùy thuộc vào các dịch vụ mà khách hàng muốn. Vì vậy, để làm cho các cuộc thảo luận về ngân sách trở nên thoải mái hơn, hãy tạo thêm cho khách hàng các sự lựa chọn khác nhau.
Ví dụ: xem xét bao gồm giá thấp, trung bình và cao cấp với các gói dịch vụ. Bằng cách đó, khách hàng của bạn có thể thấy những gì họ nhận được với mỗi tùy chọn và đưa ra lựa chọn dễ dàng hơn. Nếu bạn đang bao gồm một danh sách các chi phí được chia thành từng khoản, hãy cố gắng loại bỏ các từ ngữ chuyên ngành về giá và trình bày một cách dễ hiểu nhất.
8. Dẫn chứng về sự thành công
Không có cách nào tốt hơn để chứng minh rằng bạn là người phù hợp với lựa chọn hợp tác ngoài việc đưa ra những ví dụ về các sự kiện thành công. Điều này sẽ dễ dàng hơn nếu bạn đã lên kế hoạch cho một sự kiện tương tự trong quá khứ. Nhưng ngay cả khi bạn đang lên kế hoạch cho loại sự kiện lần đầu tiên tổ chức, bạn có thể thể hiện chúng bằng cách:
- Bao gồm ảnh từ các sự kiện trước đây mà bạn thành công
- Hiển thị các bản phác thảo về sự kiện sắp tổ chức
- Thêm dẫn chứng từ phương tiện truyền thông xã hội
Là người lập kế hoạch sự kiện, bạn có thể sử dụng mạng xã hội như một trong những tài sản lớn nhất của mình. Bên cạnh việc sử dụng ảnh sự kiện trước đó, bạn cũng có thể lấy những bình luận mà mọi người để lại phía dưới các bài đăng trên mạng xã hội. Những đánh giá tích cực sẽ mang tới lợi ích vô cùng lớn cho Event Proposal. Cũng từ đó, khách hàng sẽ cảm thấy bỏ lỡ cơ hội dễ dàng có được sự thành công nếu không hợp tác với bạn
Dẫn chứng về sự thành công để lấy được sự tin tưởng của khách hàng
9. Trực quan hóa nội dung
Một số khách hàng sẽ quan tâm đến giá cả và chi tiết sự kiện hơn là thiết kế của Event Proposal. Nhưng điều đó không có nghĩa bố cục thiết kế không quan trọng và nó không giúp ích gì trong việc lấy được cái “gật đầu” của khách hàng.
Sự thật là, mọi người đều yêu thích những gì có tính trực quan cao và khách hàng sẽ đánh giá sự chuyên nghiệp của bạn dựa trên thiết kế của Event Proposal. Hình ảnh, đồ họa và video được xem là một khởi đầu tốt, nhưng có nhiều thứ khác để bạn thỏa sức sáng tạo. Những hình ảnh có thể giúp bạn.
- Vẽ một bức tranh về sự kiện bạn sẽ tạo
- Tạo lòng tin về sự thành công với khách hàng
- Truyền tải thông điệp và tài năng của bạn
Tuy nhiên, không đồng nghĩa chúng sẽ giúp bạn nổi bật giữa đám đông. Bởi hiện nay, hầu như không có ai chỉ sử dụng hình ảnh đơn điệu trong các Event Proposal của họ, ngay cả khi sự kiện diễn ra trực tuyến. Vì vậy, để đảm bảo Event Proposal của bạn nổi bật, hãy chú ý nhiều hơn đến thiết kế tổng thể. Ngoài trang bìa đã đề cập trước đó, hãy xem xét cách làm cho bản đề xuất của bạn thân thiện hơn với khách hàng.
Ví dụ: bạn có thể thêm mục lục để khách hàng của mình có thể nhanh chóng chuyển đến phần họ quan tâm. Ngoài ra, cần đảm bảo có đủ khoảng cách giữa các yếu tố trong tổng thể cả Event Proposal.
Bạn cũng có thể thêm biểu diễn trực quan của bất kỳ số liệu nào mà bạn đề cập trong Event Proposal của mình. Đặc biệt, dù là màu sắc hay các thiết kế đồ họa, chúng đều phải đại diện cho doanh nghiệp của bạn.
10. Sử dụng sự hỗ trợ của phần mềm trực tuyến
Việc tạo và định dạng tất cả các Event Proposal của bạn theo cách thủ công có thể gây rắc rối bởi nó khiến bạn không thể hiện được sự cá nhân hóa với khách hàng. Vì vậy, để viết Event Proposal của bạn dễ dàng hơn, hãy nghĩ đến việc sử dụng sự hỗ trợ của phần mềm trực tuyến.
Ngoài việc cung cấp cho bạn ý tưởng về bố cục và nội dung, các phần mềm trực tuyến sẽ giúp bạn điều chỉnh từng Event Proposal cho từng nhóm khách hàng khác nhau. Ngoài ra, bạn có thể thêm một dòng chữ ký điện tử ở góc cuối mỗi trang trình bày, nó sẽ giúp khách hàng của bạn dễ dàng ghi nhớ và tiếp tục hợp tác với bạn.
Có những ý tưởng Event Proposal sáng tạo sẽ giúp bạn có được nhiều lợi thế so với các đối thủ cạnh tranh và nhận được nhiều sự tín nhiệm của khách hàng mục tiêu. Vậy bạn đang chờ đợi điều gì? Liên hệ ngay với Roadshow WeWin Media qua số hotline 0961 84 68 68 để được tư vấn.
Tìm hiểu thêm:
- Hiểu Insight Khách Hàng: 5 Điều Họ Muốn Nhận Được Từ Hội Nghị Khách Hàng
- 5 Ý Tưởng Tài Trợ Sự Kiện Ảo (Virtual Event) Cho Doanh Nghiệp Của Bạn
- 10 Chiến Thuật Email Marketing Hỗ Trợ Tổ Chức Sự Kiện Online Và Webinar
- 5 Trụ Cột Của Strategic Event Management (Quản Trị Chiến Lược Cho Sự Kiện)
- Giới Thiệu 10 Gói Tài Trợ Hấp Dẫn Đối Với Các Thương Hiệu Lớn
