Một sự kiện thành công không thể thiếu sự hỗ trợ đắc lực từ các nhà tài trợ. Vậy làm thế nào để nhận được tài trợ cho sự kiện? Cùng Roadshow WeWin tìm hiểu trong bài viết dưới đây bạn nhé.
Mục Lục
Vì sao sự kiện lại cần có nhà tài trợ?
Đối với nhiều sự kiện, hoạt động tài trợ là một cách để marketing mạnh mẽ. Ngoài việc gây quỹ, việc có một hoặc nhiều nhà tài trợ sự kiện có thể mở ra cơ hội để:
- Xây dựng nhận thức về thương hiệu
- Tăng doanh số bán hàng
- Cải thiện hình ảnh thương hiệu
Vì sao sự kiện lại cần có nhà tài trợ?
Nhìn chung, có rất nhiều thứ sẽ thu được từ loại hình quan hệ đối tác chiến lược này. Nhưng không phải sự kiện nào cũng cần có sự tài trợ để thành công. Vậy làm thế nào để biết sự kiện CẦN phải có nhà tài trợ? Dưới đây là một số lí do để tìm tài trợ cho sự kiện:
- Sự kiện rất lớn hoặc rất đặc biệt với các diễn giả hoặc khách mời nổi tiếng. Các đơn vị bảo trợ truyền thông sẽ là cần thiết để đảm bảo rằng sự kiện sẽ được phủ sóng rộng rãi trên các phương tiện truyền thông.
- Các mục tiêu sự kiện yêu cầu ngân sách lớn. Nếu mục tiêu của doanh nghiệp là mở rộng hình ảnh thương hiệu của mình trong ngành công nghệ, thì việc có các vật phẩm bổ sung đặc biệt như huy hiệu sự kiện thông minh hoặc ứng dụng dành cho thiết bị di động sẽ giúp thương hiệu nổi bật hơn trong tâm thế là là người dẫn đầu xu hướng.
- Sự kiện nhằm tăng số lượng lớn dữ liệu khách hàng. Những người có sức ảnh hưởng như blogger trong ngành, người nổi tiếng hoặc giám đốc điều hành hàng đầu có thể thu hút những khán giả có sở thích trùng lặp với sự kiện của doanh nghiệp. Tiếp cận với những đối tượng này cùng với các nhà tài trợ sẽ giúp tăng số lượng công chúng đón nhận và giúp củng cố hình ảnh thương hiệu trong mắt thị trường mới mẻ này.
- Nhà tài trợ cung cấp cho sự kiện những hỗ trợ về như địa điểm, phương tiện đi lại hoặc dịch vụ ăn uống. Các khách sạn, công ty vận tải và thậm chí cả các nhà hàng địa phương có thể đóng góp hàng hóa và dịch vụ của họ cho các sự kiện mà họ không đủ khả năng chi trả hoặc không thể có giải pháp thay thế phù hợp với họ.
- Sự kiện nhằm giới thiệu thương hiệu mới hoặc tạo dựng được uy tín của thương hiệu trong ngành. Có được sự tài trợ từ các công ty thành lập trong cùng lĩnh vực là cách thực hiện tốt nhất. Điều này cho thấy họ ủng hộ những gì doanh nghiệp đang làm và thực sự giúp ảnh hưởng đến mọi người để đăng ký tham gia.
Lý do cần có nhà tài trợ cho sự kiện
Rõ ràng, có rất nhiều lý do khiến các sự kiện lớn nhỏ cần đến nhà tài trợ. Và, trái với suy nghĩ của nhiều người, việc tìm kiếm một thứ không cần phải thực sự khó khăn hay vất vả. Trên thực tế, tất cả những gì cần làm là dành thời gian nghiên cứu và hiểu biết về những nhà tài trợ nào là tốt nhất cho sự kiện để thực hiện thành công.
Cách chọn nhà tài trợ cho sự kiện của doanh nghiệp
Tài trợ là yếu tố cần thiết cho một sự kiện tuy nhiên không phải công ty nào cũng có thể trở thành nhà tài trợ cho chương trình của doanh nghiệp. Để chọn nhà tài trợ tốt nhất cho sự kiện là phải hiểu đầy đủ các mục tiêu sự kiện, cũng như biết rằng sự kiện cần gì từ nhà tài trợ và cách sự kiện đem lại giá trị ngược lại cho các nhà tài trợ.
Lựa chọn các nhà tài trợ có thể khá khó khăn khi mới bắt đầu, tuy nhiên, danh tiếng của các nhà tài trợ tiềm năng và quan điểm của họ về các sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp quyết định thiết lập quan hệ đối tác với công ty nào và thậm chí ảnh hưởng tới mức độ thành công của sự kiện nói chung.
Doanh nghiệp nên lựa chọn các nhà tài trợ có các đặc điểm sau:
- Những nhà tài trợ hiểu được lợi ích của loại hình marketing này đối với doanh nghiệp của họ. Dù công ty đó có tài trợ cho một sự kiện trước đó hay không, doanh nghiệp vẫn phải thuyết phục họ rằng khoản đầu tư sẽ thành công bất kể điều gì.
- Nhà tài trợ có tập khách hàng phù hợp với sự kiện cả về nhân khẩu học và sở thích. Trên thực tế, sự kiện không thể hoàn toàn phù hợp với bất kỳ một thương hiệu nào, nhưng chắc chắn có thể chọn ra những lĩnh vực phù hợp sự kiện và khán giả của sự kiện.
- Các nhà tài trợ tập trung vào ROI của sự kiện. Các nhà tài trợ thường sẽ muốn gắn tên của họ vào một sự kiện và được nhắc đến trong chương trình. Để tận dụng tối đa mối quan hệ đối tác, doanh nghiệp nên liên hệ với những công ty hiểu rõ tài trợ là mối quan hệ hai chiều.
Cách lựa chọn nhà tài trợ
4 cách để tìm nhà tài trợ sự kiện
Tìm kiếm nhà tài trợ cho sự kiện là một nhiệm vụ khá khó khăn đối với nhiều doanh nghiệp, tuy nhiên, khó không có nghĩa là không thể. Việc tìm kiếm và lựa chọn các nhà tài trợ cho sự kiện vẫn là một mục tiêu khả thi. Dưới đây là những cách giúp doanh nghiệp tìm ra những nhà tài trợ tiềm năng:
1. Nắm rõ mục tiêu sự kiện
Ngay cả khi mục tiêu tìm kiếm nhà tài trợ chỉ là về vấn đề tài chính, không phải bất kỳ nhà tài trợ nào cũng sẽ đáp ứng được mục đích này. Thay vào đó, bạn nên “tùy cơ ứng biến” để tìm được các nhà tài trợ phù hợp. Ví dụ: nếu sự kiện cần trợ giúp đặt địa điểm khách sạn trong mùa thực sự bận rộn, sẽ là không cần thiết để tìm kiếm các nhà tài trợ truyền thông để đảm bảo một không gian tổ chức.
Và, nếu có nhiều mục tiêu cho sự kiện, doanh nghiệp có thể sử dụng kết hợp nhiều nhà tài trợ để đạt được những mục tiêu đó. Chẳng hạn như, trong cùng một sự kiện đó cần sự trợ giúp về PR cho tất cả các diễn giả xuất sắc trong ngành, chương trình có thể nhận cả hai loại nhà tài trợ: truyền thông và địa điểm để vừa đảm bảo được về truyền thông vừa đảm bảo về địa điểm tổ chức.
Nắm rõ mục tiêu sự kiện là cách giúp doanh nghiệp tìm kiếm nhà tài trợ thành công
2. Tiếp cận với các nhà tài trợ từ các sự kiện liên quan
Tỷ lệ duy trì tài trợ cho sự kiện đang giảm sút trong đó 17% các chuyên gia tổ chức sự kiện có kinh nghiệm cho biết có sự sụt giảm đáng kể trong hoạt động tài trợ cho các chương trình của các công ty. Đó là lý do tại sao doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện nên lưu ý đến các nhà tài trợ đã làm việc với các sự kiện trong hoặc liên quan đến ngành.
Những thương hiệu đã tài trợ đã hiểu lợi ích mang lại của việc tài trợ sự kiện và có khả năng sẽ tiếp tục đầu tư vào loại hình marketing này vì nó cũng mang lại lợi ích cho họ. Thêm vào đó, họ đã biết rằng khán giả của mình sẽ phù hợp với sự kiện, điều này giúp cho việc quảng cáo thương hiệu trở nên dễ dàng hơn một chút.
3. Thu hẹp việc chọn lựa các thương hiệu phù hợp chặt chẽ với các giá trị sự kiện
Các cuộc họp và quảng cáo của nhà tài trợ sự kiện tốn nhiều thời gian, đó là lý do tại sao việc hạn chế số lượng thương hiệu sự kiện tiếp cận là điều cần thiết. Hãy chỉ chọn những cái tên trong danh sách hiện tại đại diện cho các mục tiêu chính và hình ảnh của sự kiện sắp tới của doanh nghiệp.
Ví dụ: nếu sự kiện của doanh nghiệp là sự kiện về môi trường, hãy tìm hiểu kỹ để xem liệu các doanh nghiệp bạn muốn hợp tác có sử dụng các phương pháp bền vững cho sản phẩm hoặc dịch vụ của họ hay không.
4. Hãy để khán giả quyết định
Nghiên cứu thị trường mục tiêu sẽ tiết lộ tất cả sở thích, thông tin về tài khoản mạng xã hội và các thương hiệu mà công chúng của doanh nghiệp yêu thích. Do vậy, sẽ là một lợi thế cho doanh nghiệp khi liên hệ với các công ty mà họ đã quen thuộc?
Đối với một người tham dự, nhìn thấy một cái tên dễ nhận biết trong danh sách nhà tài trợ có thể là một điều tốt. Nhưng nhìn thấy một cái tên mà họ biết và yêu thích có thể rất thú vị. Nó thực sự giúp làm cho họ cảm thấy như mình thuộc về hệ sinh thái của thương hiệu.
Và bây giờ, khi doanh nghiệp đã tìm thấy một số nhà tài trợ đáng để liên hệ, đây là cách để hoàn tất thỏa thuận.
Các nhà tài trợ sự kiện
Tìm hiểu cách nhận nhà tài trợ cho một sự kiện với 8 chiến thuật sau
1. Đem đến cho các nhà tài trợ yếu tố kinh ngạc bằng cách cung cấp chi tiết tất cả các thông tin sự kiện
Giống như khi đang tìm việc, nguyên tắc là không nên gửi cùng một thư xin việc chung chung cho mọi công ty, điều này cũng tương tự cũng áp dụng cho các proposals tài trợ sự kiện. Các proposal của sự kiện cần phải thực sự nổi bật bởi trên thực tế các công ty có thể xem xét hàng trăm các proposal hàng ngày. Vậy tại sao công ty nên tài trợ cho sự kiện của doanh nghiệp bạn hơn các cơ hội khác?
Trong proposal sự kiện, hãy vẽ bức tranh đó bằng cách bao gồm chi tiết các yếu tố sau:
- Kể câu chuyện của công ty. Công ty có khởi đầu như thế nào? Những khó khăn đã phải trải qua trong quá trình thành lập và vận hành là gì? Những giá trị mà công ty đã đem đến cho cộng đồng, xã hội. Hãy tạo mối liên hệ cảm xúc để đạt được mối quan hệ hợp tác với công ty tài trợ tiềm năng.
- Mô tả những gì công ty đã làm. Hãy nêu ra những điều mà doanh nghiệp đã làm đồng thời tuyên bố sứ mệnh của doanh nghiệp và làm thế nào để công ty thực hiện được nó hàng ngày?
- Mô tả nhân khẩu học của công chúng. Đây là cách tốt nhất để thu hút tài trợ là nếu công chúng mục tiêu của sự kiện phù hợp với nhà tài trợ tiềm năng. Bằng cách đó, các nhà tài trợ sẽ biết rằng họ đang tiếp cận đúng đối tượng bằng cách đóng góp vào sự kiện của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, hãy cụ thể về nguồn vốn mà sự kiện đang cần, chia nhỏ những khoản tài chính sẽ hướng tới, chẳng hạn như tiền thuê địa điểm, đồ ăn, mời khách mời, v.v. để từ đó lựa chọn và xác định đúng các nhà tài trợ tiềm năng cho sự kiện.
2. Cung cấp các ưu đãi cho nhà tài trợ
Tài trợ phải là một mối quan hệ cho và nhận. Tất nhiên, các nhà tài trợ muốn có càng nhiều lợi nhuận tương ứng với số tiền mà họ bỏ ra. Vậy các nhà tài trợ sẽ nhận được gì khi tài trợ cho sự kiện của doanh nghiệp?
Quyền lợi nhà tài trợ
Dưới đây là một số ý tưởng để giúp thỏa thuận “đôi bên cùng có lợi”:
- Đối với các cuộc triển lãm hoặc triển lãm thương mại, hãy tặng nhà tài trợ một gian hàng miễn phí.
- Đặt tên hoặc logo của nhà tài trợ trên các banner và tờ rơi quảng cáo sự kiện.
- Đề cập đến công ty của nhà tài trợ trong các bài đăng trên blog, email và các bài đăng trên mạng xã hội của sự kiện.
- Tặng quà miễn phí hoặc giảm giá liên quan đến sự kiện cho khách hàng mua sản phẩm của nhà tài trợ hoặc đăng ký dịch vụ của nhà tài trợ.
- Bao gồm logo của nhà tài trợ trong tất cả các thiết bị quảng cáo của sự kiện.
- Khuyến khích những người theo dõi trên mạng xã hội của sự kiện thích hoặc chia sẻ nội dung của nhà tài trợ.
Nếu doanh nghiệp sẵn sàng cho nhiều hơn nhận, điều này sẽ cho các nhà tài trợ thấy rằng doanh nghiệp thực sự nghiêm túc trong việc nỗ lực làm cho sự kiện thành công.
3. Đưa ra giải pháp rủi ro tối thiểu
Tài trợ cho sự kiện của doanh nghiệp là một rủi ro, đặc biệt nếu công ty còn tương đối nhỏ. Vì lý do này, doanh nghiệp nên đề xuất một thỏa thuận thử nghiệm? Thay vì yêu cầu toàn bộ số tiền sự kiện cần, hãy yêu cầu một phần nhỏ hơn để đổi lại một thứ gì đó nhỏ. Ví dụ, nếu bạn cần 100 triệu đồng, hãy yêu cầu 10 triệu đồng. Đổi lại, doanh nghiệp sẽ cung cấp miễn phí một số ưu đãi như được liệt kê ở trên.
Cách tiếp cận ít rủi ro, ít lợi ích này cho phép nhà tài trợ thoải mái hơn trong việc tài trợ chương trình bởi sẽ không phải là một sự mất mát lớn nếu sự kiện không diễn ra tốt đẹp. Chiến lược này đặc biệt hiệu quả nếu doanh nghiệp muốn làm việc với nhà tài trợ này cho các sự kiện trong tương lai. Nhà tài trợ có thể sử dụng quá trình chạy thử này để đánh giá xem có nên hợp tác trong các sự kiện trong tương lai hay không.
Tất nhiên, với phương pháp này, doanh nghiệp sẽ cần nhiều nhà tài trợ để tài trợ đầy đủ cho sự kiện của mình. Đây không phải là một điều xấu! Với phương pháp này, doanh nghiệp sẽ không phải bỏ tất cả trứng vào một giỏ, chỉ dựa vào một nhà tài trợ duy nhất.
4. Hình thành quan hệ đối tác với các công ty khác
Hợp tác với các công ty để tổ chức sự kiện cũng là một cách để nhận tài trợ
Nếu doanh nghiệp là mới hoặc có quy mô nhỏ, công ty có thể không có đủ sự công nhận hoặc uy tín về thương hiệu để thu hút các nhà tài trợ sự kiện. Giải pháp sẽ là gì? Tiếp cận với các công ty khác trong ngành và hợp tác để sản xuất sự kiện.
Khi các nhà tài trợ tiềm năng nhìn thấy một thương hiệu lâu đời hơn gắn liền với sự kiện, họ có thể tin tưởng hơn vào sự kiện. Điều này cũng có thể thu hút lượng khán giả tham gia sự kiện lớn hơn.
Vậy những công ty nào là tốt nhất để hợp tác chung? Hãy tìm kiếm các thương hiệu trong thị trường ngách của doanh nghiệp mà không phải là đối thủ cạnh tranh trực tiếp. (Nếu không, sẽ có xung đột lợi ích.) Ví dụ: nếu công ty của bạn bán thực phẩm chức năng, hãy thử hợp tác với một thương hiệu thiết bị tập thể dục.
5. Nghiên cứu xem các nhà tài trợ tiềm năng đang làm gì
Hãy nhớ cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng về mỗi nhà tài trợ trước khi tiếp cận. Lúc tìm trên các trang tin tức để tìm những thứ như sau về nhà tài trợ:
- Nhà tài trợ có tham gia vào bất kỳ sự kiện nào gần đây không?
- Có thay đổi nào đối với công ty hoặc ban lãnh đạo của doanh nghiệp không?
- Các sự kiện lớn hiện tại có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của nhà tài trợ không?
- Họ có đang tung ra một sản phẩm mới?
Hãy tận dụng những điểm này bằng cách ghi chúng vào proposal của sự kiện và thậm chí có thể đưa những yếu tố này vào sự kiện. Nếu nhà tài trợ vừa phát hành một sản phẩm mới, doanh nghiệp có thể giúp họ tiếp thị sản phẩm đó tại sự kiện của mình. Khi liên hệ với nhà tài trợ, hãy coi sự kiện của mình như một cơ hội để giới thiệu sản phẩm mới của họ và thu hút khách hàng mới.
Cách tốt nhất để cập nhật tin tức của các nhà tài trợ là theo dõi blog và mạng xã hội của họ, đồng thời tìm kiếm các trang web tin tức để biết thêm những thông tin về thương hiệu đó.
Nghiên cứu các nhà tài trợ tiềm năng
6. Sử dụng dữ liệu để làm cho các “nhà đầu tư” cảm thấy tin tưởng
Như một lẽ dĩ nhiên, các nhà tài trợ cũng sẽ có mục tiêu lợi nhuận tài chính riêng cho sự kiện mà họ tài trợ. Do vậy, việc khiến họ càng cảm thấy tự tin về việc đạt được những mục tiêu đó càng sớm càng tốt là điều doanh nghiệp nên làm. Nhưng, trên thực tế, rất khó để chứng minh chính xác loại lợi tức đầu tư mà họ có thể mong đợi. Tất nhiên, trừ khi doanh nghiệp sử dụng một số dữ liệu sự kiện thuyết phục.
Thủ thuật này chỉ thực sự hiệu quả nếu doanh nghiệp đã tổ chức các sự kiện tương tự trong quá khứ. Nhưng tin tốt là nó hoàn toàn khả thi. Dưới đây là một số điểm dữ liệu đáng được chia sẻ:
- Tổng doanh thu từ các chương trình khuyến mại
- Số người đăng ký sự kiện so với người đăng ký
- Thương hiệu hiện có bao nhiêu thành viên tích cực trong cộng đồng
- Những ngành nào được đại diện bởi 25% số người tham dự hàng đầu
- Tỷ lệ chuyển đổi lượt truy cập thành lượt mua hàng
- Những vị khách trước đây đến từ quốc gia hoặc khu vực nào
- Mức độ tương tác trên mạng xã hội
- Tiếp cận đối tượng tiềm năng cả trên mạng và thực tế
Thực tế bất kỳ sự kiện nào mà KPI đem lại nhiều giá trị sẽ có thể thu hút các nhà tài trợ. Việc cung cấp loại “bằng chứng” này cùng với tài liệu từ phần mềm quản lý sự kiện sẽ có ảnh hưởng khá lớn đến các nhà tài trợ tiềm năng.
7. Nắm bắt đúng thời điểm
Tiếp cận tài trợ sự kiện là một nghệ thuật và thời gian là một khía cạnh quan trọng để đạt được thành công.
Khi đã thêm việc tiếp cận tài trợ vào timeline sự kiện dài hạn, hãy nhớ bắt đầu việc này càng sớm càng tốt. Đối với việc xin tài trợ, sự kiên nhẫn là điều cần thiết bởi để được nói chuyện với nhân vật có ảnh hưởng nhất của nhà tài trợ tiềm năng chắc chắn sẽ mất một khoảng thời gian lớn. Tuy nhiên điều này là đáng giá để chờ đợi.
Thể hiện sự tôn trọng thời gian của nhà tài trợ tiềm năng là điều rất quan trọng. Các email và cuộc họp ngắn gọn sẽ cho thấy doanh nghiệp tôn trọng thời gian của họ. Thêm vào đó, điều này sẽ cho thấy rằng họ sẽ không phải đầu tư quá mức vượt quá những gì họ đã đồng ý ngay từ đầu.
Tôn trọng thời gian của nhà tài trợ là điều cần thiết để nhận được tài trợ cho sự kiện
Và cuối cùng, đó là thời gian để tiếp cận họ. Các chuyên gia cho rằng tháng 5, tháng 6 và tháng 9 là những tháng tốt nhất vì doanh số bán hàng có thể sẽ ở mức cao. Mặt khác, tháng 12, tháng 11, tháng 7 và tháng 8 (hay còn gọi là tháng nghỉ lễ) là những thời điểm tồi tệ nhất trong năm để xin tài trợ từ các các doanh nghiệp.
Vì vậy, tóm lại, khi thực hiện xin tài trợ, cách thực hiện và thời gian mà doanh nghiệp dành cho mỗi buổi pitching cuối cùng sẽ quyết định khả năng thành công của nó.
8. Tìm những nhân sự tốt nhất để liên hệ
Trong doanh nghiệp thường sẽ có một số nhân sự chịu trách nhiệm chính trong việc xin tài trợ cho sự kiện. Và vì mọi công ty đều có chức danh công việc và hệ thống phân cấp riêng, nên cần ghi nhớ những nguyên tắc cơ bản sau để lựa chọn những nhân sự tốt nhất để đảm nhận nhiệm vụ này:
- Chức vụ không quyết định thành công của việc xin tài trợ. Tìm được người liên hệ phù hợp để tiếp cận xin tài trợ cho sự kiện sẽ là chiến lược hơn cả so với việc chỉ liên hệ với những người quản lý. Người quản lý kế hoạch tài trợ của các công ty có thể đang ngập trong các đề nghị tài trợ ngay bây giờ, vì vậy hãy tìm kiếm những nhân sự thay thế khác có khả năng liên hệ được để thực hiện nhiệm vụ này.
- Brand Team là BFF của doanh nghiệp. Các nhà quản lý thương hiệu tập trung vào hình ảnh của công chúng, đây là một trong những lợi ích mạnh nhất của việc tài trợ cho một sự kiện. Đặt họ ở đầu danh sách của doanh nghiệp khi cần liên hệ để xin tài trợ.
- Đối với các công ty nhỏ hơn, hãy “chạy theo đồng tiền”. Bất kỳ ai chịu trách nhiệm lập ngân sách ở cấp quốc gia hoặc khu vực sẽ có thể nắm quyền kiểm soát các quỹ dành cho tài trợ sự kiện, hãy tận dụng những nhân sự này.
- Xem xét những người quen. Không có lý do gì khiến một công ty đã có mối quan hệ lại không thể là nhà tài trợ cho sự kiện của doanh nghiệp. Bắt đầu trong mạng lưới quan hệ của doanh nghiệp và tiếp cận với những người mà doanh nghiệp đã có sự liên kết trước đó.
Về cơ bản, những doanh nghiệp tốt nhất để liên hệ về khả năng tài trợ sự kiện là những doanh nghiệp có ROI cao nhất có thể trên thời gian đầu tư. Chức danh công việc và những người trong mạng lưới của công ty sẽ chứng tỏ là những địa chỉ liên hệ trực tiếp và hiệu quả để đàm phán.
Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, vui lòng liên hệ với chúng tôi thông qua số hotline 0961 84 68 68 hoặc website https://roadshow.vn/ để được tư vấn và nhận báo giá chi tiết.
Tìm hiểu thêm:
