Khi tổ chức một chiến dịch roadshow, việc quản trị rủi ro trong quá trình chạy là điều cần thiết để thực hiện chương trình thành công. Dưới đây là một vài lưu ý để quản trị rủi ro roadshow được hiệu quả.
Mục Lục
1. Quản trị rủi ro trước chiến dịch Roadshow
Ở giai đoạn chuẩn bị của chiến dịch, để quản trị rủi ro roadshow hiệu quả, trước hết doanh nghiệp cần dự báo và lường trước các sự cố có thể xảy ra để có những phương án dự bị sẵn sàng. Trước khi tiến hành chạy roadshow, đơn vị thực hiện cần có sự chuẩn vị và kiểm tra kỹ những vấn đề sau đây:
Tình trạng xe chạy roadshow
Phương tiện được sử dụng để chạy chiến dịch roadshow cần được chuẩn bị số lượng đầy đủ và đảm bảo về chất lượng. Trước khi chạy chính thức, các xe cần được kiểm tra kỹ lưỡng xem xe có thể chạy bình thường hay không nhằm đảm bảo chương trình diễn ra thuận lợi và an toàn.
Ngoài ra, đơn vị tổ chức cần kiểm tra xem xe đã được dán decal hoàn chỉnh hay chưa, các phụ kiện đi kèm xe như cờ vẫy, poster,… đã đầy đủ chưa, có gây khó khăn gì cho việc đi lại hay không? Do vậy doanh nghiệp cần quan tâm xem xét và quản lý xe kỹ lưỡng để chương trình roadshow diễn ra suôn sẻ.
Quản trị rủi ro trước khi chạy roadshow
Thời tiết xấu như mưa, bão, nắng gắt…
Roadshow được thực hiện hoàn toàn ngoài trời do vậy đội ngũ thực hiện cần chuẩn bị và lường trước các tình huống ngoại cảnh, đặc biệt là tình hình thời tiết. Đây cũng là yếu tố rất khó có thể lường trước được vì vậy cần những phương án linh hoạt.
Trong trường hợp thời tiết xấu, các PG, PB cần được trang bị đầy đủ áo mưa, mũ nón để đảm bảo an toàn cũng như sức khỏe trong khi thực hiện chương trình. Nếu thời tiết khắc nghiệt (như mưa lớn, hoặc bão) gây khó khăn cho việc di chuyển, doanh nghiệp có thể thảo luận lại với đơn vị tổ chức để lùi lịch chạy roadshow.
Trang thiết bị phục vụ roadshow
Bên cạnh đó, các trang thiết bị cần thiết như bộ đàm, loa, mic,… cũng nên được chuẩn bị sẵn để phục vụ cho việc chạy roadshow được thành công. Các thiết bị điện như bộ đàm để quản lý cần được kiểm tra xem còn đủ pin hay không, số lượng loa và mic đã đủ hay chưa,…
Ngoài ra, vì một chương trình roadshow sẽ diễn ra một khoảng thời gian dài trong ngày, thường liên tục từ 3 – 4 tiếng, do vậy, đơn vị thực hiện cũng cần chuẩn bị trước đồ ăn, nước uống để đảm bảo sức khỏe cho nhân sự.
Kiểm tra trang thiết bị khi chạy roadshow
2. Quản trị rủi ro trong chiến dịch Roadshow
Ngoài việc quản trị rủi ro roadshow trước khi thực hiện, đơn vị tổ chức cũng cần có những sự chuẩn bị cho những sự cố có thể xảy ra trong quá trình triển khai chương trình như:
Sự cố tắc đường
Với đặc thù của hình thức quảng cáo roadshow là chạy quảng cáo trên nhiều đoạn đường, do vậy, sự cố về tắc nghẽn trên các tuyến đường lớn vào những giờ cao điểm là khó tránh khỏi. Việc di chuyển tại những tuyến đường quá ùn tắc có thể dẫn đến chậm tiến độ chương trình, đồng thời có thể tạo hiệu ứng ngược do ảnh hưởng tới giao thông công cộng.
Do vậy, trong quá trình thực hiện roadshow, người giám sát cần cập nhật tình hình giao thông khu vực chạy thường xuyên và chuẩn bị sẵn các phương án xử lý kịp thời như đổi tuyến đường trong trường hợp tắc cục bộ, tạm hoãn trong trường hợp không thể di chuyển thêm,…
Sự cố hỏng xe, thiếu nhân sự
Vì phải chạy trên đường với thời gian dài, nếu không chuẩn bị kỹ càng, việc hỏng xe bất ngờ cũng sẽ là một sự cố mà đơn vị thực hiện cũng cần quan tâm. Trong trường hợp này, bên thực hiện cần có những phương án back up kịp thời như sửa chữa, thay thế phương tiện,… để không ảnh hưởng đến tiến độ của chương trình.
Quản trị rủi ro về nhân sự chạy roadshow
Ngoài ra, trong trường hợp thiếu hụt nhân sự khi chạy chương trình, đơn vị tổ chức cũng cần triển khai việc sử dụng đến nhân sự dự bị hoặc tuyển thêm người để đảm bảo hoàn thành các đầu công việc đề ra.
Phương tiện chạy roadshow đi tách đoàn
Trong quá trình chạy roadshow, người giám sát cũng cần kiểm tra số lượng nhân sự và phương tiện thường xuyên và thống nhất tuyến đường chạy trước khi triển khai tránh trường hợp đoàn bị tách trong khi di chuyển từ địa điểm này tới địa điểm khác.
3. Quản trị rủi ro sau chiến dịch Roadshow
Sau khi kết thúc chiến dịch roadshow, đơn vị thực hiện cũng cần lưu ý quản trị rủi ro về các vấn đề liên quan đề đo lường hiệu quả, quản lý dữ liệu chương trình.
Để đề phòng sự cố về thiếu dữ liệu báo cáo, cần lưu ý cài đặt các phần mềm quản lý tuyến đường trên phương tiện chạy từ trước khi triển khai. Đội ngũ giám sát cũng cần cập nhật liên tục hình ảnh, tư liệu trong quá trình thực hiện roadshow, tránh trường hợp thực hiện xong không có tư liệu để báo cáo nghiệm thu.
Quản trị rủi ro sau chiến dịch
Kết
Trên đây là những lưu ý để doanh nghiệp quản trị rủi ro trong quá trình chạy roadshow một cách hiệu quả. Ngoài ra, để tìm hiểu về hình thức quảng cáo roadshow, vui lòng liên hệ với Roadshow WeWin thông qua số hotline 0961 84 68 68 hoặc website https://roadshow.vn/ để được tư vấn kỹ lưỡng hơn.
Tìm hiểu thêm:
