Ngày nay bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tăng cường sự tương tác với khách hàng, ra mắt sản phẩm mới…sẽ đều cần phải tổ chức sự kiện. Tuy nhiên câu hỏi được đặt ra là tổ chức sự kiện có cần xin phép không? Nếu bạn vẫn đang thắc mắc thì hãy xem ngay bài viết dưới đây nhé!
Mục Lục
1. Tại sao một số sự kiện cần xin phép khi tổ chức?
Để giúp bạn dễ dàng hiểu tại sao tổ chức sự kiện phải xin phép thì WeWin Media sẽ nêu ra 4 lý do dưới đây để bạn tham khảo:
- Cần kiểm soát về mặt nội dung
Bạn biết đấy khi bạn tổ chức sự kiện hay treo một tấm biển quảng cáo thì để đảm bảo những nội dung đó đảm bảo đúng thuần phong mỹ tục, tránh trường hợp quảng bá những thông tin sai lệch… thì chắc chắn các nhà quản lý sẽ cần kiểm duyệt nội dung chương trình. Việc làm này sẽ giúp sự kiện tránh xảy ra những rủi ro không đáng có khi tổ chức, chẳng hạn sự kiện vi phạm về nội dung và bị phạt hay bị đình chỉ khi đang diễn ra…
- Giữ gìn an ninh trật tự ở khu vực sự kiện diễn ra
Một mục đích thứ hai mà các cơ quan quản lý cần phải nắm được chính là họ cần biết địa điểm tổ chức ở đâu để đảm bảo giữ gìn an ninh trật tự tại khu vực đó. Chẳng hạn nếu bạn tổ chức một sự kiện ở ngoài trời, thu hút hàng ngàn người tham dự thì chắc chắn bạn phải xin phép để các cơ quan quản lý nắm được, nếu có vấn đề bất trắc họ sẽ dễ dàng nắm được tình hình.
Xin cấp phép là một điều cần thiết đối với các sự kiện
- Đảm bảo sự uy tín, độ tin cậy của chương trình
Chắc chắn rằng với một sự kiện được cấp phép thì chương trình đó sẽ có những uy tín nhất định cũng như mang lại độ tin cậy dành cho những người tham gia. Với một chương trình được cấp phép thì khán giả cũng sẽ tin tưởng và tránh gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến những người tham dự sự kiện đó.
- Tránh gây ảnh hưởng tới các chương trình khác
Bạn biết đấy trong một ngày sẽ có rất nhiều sự kiện diễn ra do đó việc xin cấp phép trước sẽ giúp bạn tránh việc tổ chức trùng ngày với các chương trình đã được dự tính trước của chính quyền hay của các đơn vị khác. Điều này sẽ giúp sự kiện của bạn không làm ảnh hưởng tới các sự kiện khác cũng như thu hút được sự chú ý tối đa của khách hàng.
2. Thủ tục xin phép cho sự kiện có phức tạp không?
Sau khi đã hiểu rõ lý do tại sao khi tổ chức sự kiện phải tiến hành xin phép, sẽ rất nhiều người đặt ra câu hỏi vậy thủ tục xin phép cho sự kiện có phức tạp không? Dưới đây sẽ là thông tin chi tiết mà Roadshow WeWin sẽ cung cấp tới bạn.
- Tùy thuộc vào loại hình, địa điểm tổ chức mà quy trình sẽ khác nhau
Trên thực tế đối với từng loại hình chương trình cụ thể sẽ có những quy trình và thủ tục khác nhau mà bạn cần phải tuân theo. Ví dụ như khi bạn chuẩn bị các giấy tờ cấp phép, bạn sẽ phải chuẩn bị các phần như nội dung chương trình, địa điểm tổ chức, hình thức chương trình… để các cơ quan chức năng nắm được. Và nếu bạn muốn tổ chức tại một số địa điểm lớn, mang tính chất biểu tượng của thành phố thì việc xin cấp phép sẽ càng khó khăn và nghiêm ngặt hơn.
Chẳng hạn như nếu tổ chức ở Nhà hát lớn Hà Nội, Nhà hát thành phố Hồ Chí Minh hay phố đi bộ… thì việc xin cấp phép sẽ vô cùng khó khăn, mất nhiều thời gian. Do đó bạn nên lưu ý để việc xin cấp phép được nhanh chóng và tiện lợi hơn.
- Chương trình càng lớn, hồ sơ chuẩn bị càng nhiều
Có thể nói khi chuẩn bị một bộ hồ sơ xin phép, bạn sẽ cần phải chuẩn bị rất nhiều các loại giấy tờ để nộp cho các cơ quan chức năng. Thậm chí đối với các chương trình lớn thì khối lượng giấy tờ sẽ phải chuẩn bị càng nhiều nên bạn hãy tham khảo các quy trình, thủ tục và danh sách giấy tờ cần chuẩn bị để tránh mất thời gian nhé!
Tùy thuộc vào từng loại hình, địa điểm mà thủ tục và quy trình sẽ có điểm biệt khác nhau
3. Một số sự kiện không cần xin cấp phép mà nên biết
Hầu hết các sự kiện lớn sẽ cần phải được các cơ quan chức năng cấp phép để tổ chức, tuy nhiên hiện nay có một số sự kiện không cần phải xin phép đó là sự kiện được tổ chức trong nhà. Tuy nhiên, nếu đó là các sự kiện biểu diễn nghệ thuật như tại các nhà hát, phòng trà… thì bạn sẽ phải xin cấp phép.
Ví dụ như: các sự kiện workshops (Hội thảo dạng chia sẻ kỹ năng, kiến thức) do các doanh nghiệp tổ chức, các sự kiện hội nghị, triển lãm do doanh nghiệp tổ chức.
4. Những sự kiện cần xin phép chính quyền
Ngoài các sự kiện tổ chức trong nhà không cần xin phép thì các sự kiện tổ chức ngoài trời tại các nơi công cộng, thuộc sự quản lý của nhà nước sẽ cần phải được các cơ quan chức năng cho phép tổ chức. Bên cạnh đó nếu bạn tổ chức các sự kiện trong nhà nhưng có biểu diễn nghệ thuật, thu vé thì chắc chắn cũng sẽ phải xin cấp phép.
Một số dạng sự kiện cần phải xin cấp phép như: các sự kiện, hoạt động thể thao ngoài trời, lễ hội âm nhạc hoặc các pop-up event được tổ chức tại các địa điểm công cộng,…
Các chương trình biểu diễn nghệ thuật sẽ cần phải được cấp phép khi tổ chức
5. Làm thế nào để xin cấp phép tổ chức sự kiện nhanh chóng?
Lúc này chắc hẳn bạn đã hiểu rõ hết được đâu là sự kiện phải xin phép và đâu là sự kiện không cần xin phép. Và nếu bạn thấy các quy trình, thủ tục xin cấp phép quá phức tạp cũng như tốn thời gian thì bạn có thể liên hệ các agency để họ hỗ trợ.
Bạn cũng có thể liên hệ ngay với Roadshow WeWin – Đơn vị cung cấp các giải pháp quảng cáo, tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn nhiệt tình trong toàn bộ quá trình xin cấp phép cho sự kiện. Hãy liên hệ ngay tới hotline 0961 84 68 68 để đội ngũ chuyên gia của chúng tôi tư vấn tận tình nhé!
Tìm hiểu thêm:
