Hybrid Event dường như đã trở thành xu thế bởi sự kết hợp giữa sự kiện ảo và sự kiện trực tiếp đảm bảo rằng bạn thu hút được nhiều sự tham gia, chú ý của khách hàng nhất. Cùng tìm hiểu Top 6 nền tảng lưu trữ Hybrid Event để sự kiện của bạn trở nên thành công hơn nhé!
Mục Lục
Phân loại Hybrid Event
Khi sự kiện bạn muốn tổ chức có một danh sách khách mời không thể tham gia trực tiếp, bạn nên chuyển qua tổ chức trên một nền tảng sự kiện kết hợp giữa tham gia thực và ảo (Hybrid Event). Một số loại Hybrid Event phổ biến:
- Tiệc: Những bữa tiệc bạn thường thấy như tiệc sinh nhật, đám cưới,… Các bữa tiệc của bạn giờ đây sẽ không phải bị giới hạn với số lượng người tham gia. Những cuộc đoàn tụ gia đình giờ đây có thể mở rộng quy mô gặp gỡ để gắn kết mọi người hơn. Kết hợp sự gặp mặt online và offline để không giới hạn quy mô bữa tiệc.
- Cuộc họp: Cuộc họp ảo đã trở thành một xu hướng và phát triển trong thời gian vừa qua. Đặc biệt, đợt dịch Covid đã khiến xu hướng này phát triển mạnh mẽ hơn. Giờ đây, các cuộc họp có thể có sự có mặt của nhiều cộng sự, đối tác, khách hàng,….theo cả hình thức trực tiếp và gián tiếp.
- Hội nghị: Các hội nghị lớn với nhiều diễn giả, khách mời là nơi hoàn hảo để giới thiệu và mời khách hàng trải nghiệm thử sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Bạn có thể truyền đạt thông điệp của mình tới tất cả khách mời khi họ tham dự hội nghị hỗn hợp.
Nếu bạn mong muốn gắn kết mọi người lại với nhau, bạn nên tận dụng Internet, tận dụng những nền tảng có sẵn để tổ chức các sự kiện hỗn hợp. Mở rộng quy mô sự kiện bằng cách mời nhiều người tham dự hơn để bạn truyền thông hiệu quả thông điệp, sản phẩm, thương hiệu của mình.
Rất nhiều loại sự kiện có thể được tổ chức dưới dạng sự kiện hỗn hợp
Những tính năng cần tìm khi tìm kiếm một nền tảng sự kiện kết hợp
Mặc dù mục đích cơ bản của sự kiện hỗn hợp để cho phép nhiều khách mời tham dự hơn nhưng các lưu trữ Hybrid Event cũng cung cấp nhiều tính năng hơn. Khi chọn nền tảng tổ chức sự kiện doanh nghiệp của bạn, bạn nên cân nhắc một số tính năng sau:
Phân phối nội dung
Lập kế hoạch cho tất cả những gì diễn ra bên trong và ngoài sự kiện có thể là một công việc phức tạp. Nội dung bạn muốn truyền tải tới người tham dự cần đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan, bao gồm: diễn giả, khách mời, nhà cung cấp,…
Nền tảng Hybrid Event của bạn có thể có các tính năng cho phép các hình thức truyền tải nội dung khác nhau, có thể là: phát trực tiếp, âm thanh trực tiếp, phát nội dung được chuẩn bị trước,….. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có được những thông tin mà họ cần.
Nhận thức về thương hiệu
Khách mời cần biết về thương hiệu của bạn cho dù họ tham dự trực tiếp hay trực tuyến. Điều đó yêu cầu các trang đăng ký, trang đích, trang điều hướng cho nền tảng sự kiện của bạn cần có khả năng gợi nhắc về thương hiệu một cách tốt nhất.
Điều này bao gồm việc sử dụng màu sắc, biểu tượng và các nhãn hiệu nhận dạng thương hiệu khác của doanh nghiệp. Ví dụ: WeWin cung cấp một loạt các tùy chọn về phối màu và vị trí logo công ty để người dùng tương tác, ghi nhớ về thương hiệu.
Tăng nhận thức về thương hiệu là tính năng mà các nền tảng cần có
Hành trình có thể tùy chỉnh
Nếu bạn đã từng tham dự một hội nghị hoặc sự kiện lớn, hành trình trải nghiệm của bạn có thể sẽ cố định. Hành trình này chủ yếu giới thiệu điểm nổi bật của thương hiệu và nó có thể bị trùng lặp với nhóm khách mời tham dự.
Đối với khách của nền tảng sự kiện kết hợp, bạn có thể tùy chỉnh hành trình trải nghiệm của khách hàng nhanh chóng. Khách có thể click vào loa hoặc màn hình mà họ muốn xem và thêm chúng vào danh sách xem sau.
Tùy chọn tham gia và tương tác ảo
Các tương tác trong sự kiện có thể bao gồm các cách để khách mời tham gia trực tuyến giao tiếp với khách mời tham dự trực tiếp. Sự kiện hỗn hợp cần đáp ứng được tính năng tương tác này nhằm giúp sự kiện trở nên sôi động và khách mời thêm sự thoải mái khi chia sẻ.
Một vai trò quan trọng hơn mà tính năng này sẽ đảm nhận là khả năng tương tác trong phần Q&A và các phần tương tác liên quan khác. Khách mời tham dự ảo có thể có câu hỏi hoặc đưa ra những nhận xét, do đó, nền tảng tổ chức sự kiện hỗn hợp bạn chọn cần đảm bảo họ không gặp gián đoạn khi chia sẻ.
Khách mời tham gia trực tiếp hay trực tuyến đều có thể tương tác với nhau
Gian hàng ảo
Có thể bạn cần trưng bày một gian hàng ảo để giới thiệu và bán sản phẩm/dịch vụ của mình. Bạn có thể thăm dò ý kiến của các bên liên quan như nhà tài trợ, khách mời giam dự,…. trước khi quyết định mở một gian hàng ảo.
Chỉ số
Bất kể là bạn tổ chức loại hình sự kiện gì, bạn đều cần có các chỉ số đo lường kết quả sự kiện mang lại. Với sự kiện hỗn hợp, các chỉ số bạn cần có thể là dữ liệu người tham dự bao gồm thời gian tham dự, số lần truy cập,….. Những thông tin này cung cấp cho bạn ý tưởng về cách tiếp cận khách mời của mình.
Vì thế hãy đảm bảo rằng nền tảng bạn lựa chọn để tổ chức sự kiện hỗn hợp có thể cung cấp cho bạn những chỉ số đo lường cần thiết. Hoạt động đo lường là điều cần thiết để bạn có cơ sở lên kế hoạch cho những sự kiện sau này.
Nền tảng lưu trữ sự kiện kết hợp hàng đầu
Event Engage
Event Engage là một nền tảng sự kiện kết hợp mạnh mẽ cho phép người dùng điều chỉnh quy mô sự kiện của họ cho từ vài khách đến hàng nghìn khách. Một số tính năng của nền tảng này bao gồm:
- Marketing Tools: Sử dụng các tính năng như trang đích phù hợp với công ty của bạn, thu thập email được cá nhân hóa, cho phép bạn đồng bộ hóa với chiến lược CRM của doanh nghiệp.
- Xây dựng thương hiệu: Nền tảng cho phép bạn trình chiếu nhãn hiệu cũng như các hình ảnh thiết kế khác – những gì mà đồng bộ với bộ nhận diện thương hiệu của bạn. Điều này giúp bạn quảng bá thương hiệu của mình một cách nhất quán tới tất cả khách mời tham dự sự kiện.
- Hoạt động đăng ký: Cùng với trang trang website của bạn, Event Engage cung cấp một số tính năng đăng ký tham dự sự kiện khác. Các tính năng này bao gồm nhiều tùy chọn ngôn ngữ, thanh toán, sử dụng mã khuyến mại,..
- Khả năng tiếp cận: Đây là điều mà thường được nhắc tới với những sự kiện tổ chức trực tiếp. Với Event Engage, sự kiện của bạn được tự động tối ưu hóa cho các màn hình và băng thông khác nhau. Bạn có thể tiếp cận một cách thông minh khách mời của mình dù họ ở đâu, giới hạn khu vực địa lý đã được loại bỏ.
Event Engage giúp bạn xây dựng hình ảnh thương hiệu một cách dễ dàng
Aventri
Aventri Marketing được xem như một cửa hàng trực tuyến đáp ứng nhiều nhu cầu tổ chức sự kiện của bạn. Một số tính năng mà sự kiện này cung cấp bao gồm:
- Tự động hóa: Nền tảng sự kiện kết hợp này cho phép bạn tạo các quy trình tự động, giảm thiểu tối đa thời gian và công sức cho hoạt động thực thi.
- Tăng nhận diện thương hiệu: Thông qua trang đích và các yếu tố khác của nền tảng tổ chức sự kiện ảo, thương hiệu của bạn được lan truyền tới nhiều khách hàng để họ ghi nhớ bạn lâu hơn.
- Tăng lượt tham gia: Khách mời có thể tham gia sự kiện bằng nhiều cách, nhiều thiết bị khác nhau. Điều này giúp sự kiện của bạn có thêm nhiều khách mời tham dự hơn.
- Tích hợp dữ liệu: Để tăng tốc độ chuyển đổi linh hoạt giữa công ty của bạn và nền tảng sự kiện, Aventri đã triển khai tính năng tích hợp dữ liệu. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng dữ liệu để đo lường mức độ thành công và đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra.
- Tham vấn cùng chuyên gia: Các chuyên gia tổ chức sự kiện luôn sẵn sàng trả lời câu hỏi của bạn. Họ sẽ hỗ trợ bạn trong việc lập kế hoạch để bạn có nhiều thời gian, nhân lực cho các hoạt động thực thi.
Khách mời có thể tham gia sự kiện bằng nhiều cách, nhiều thiết bị khác nhau
EventMobi
EventMobi là nền tảng tập trung vào việc tổ chức sự kiện tại nhiều địa điểm và các nền tảng khác nhau. Một số tính năng mà nền tảng này có:
- Phát trực tiếp: Tính năng này bao gồm phát trực tiếp với khách mời tham gia trực tiếp và khách mời tham gia ảo, giúp tất cả đều có thể nắm được thông tin nhanh chóng.
- Tùy chỉnh thiết kế: EventMobi cho phép người dùng quảng bá các sự kiện của họ cũng như tạo các trang với các thiết kế phù hợp với thương hiệu, chủ đề của sự kiện.
- Kết nối mạng: Khách có thể tạo hồ sơ chi tiết, danh mục xem sau, đường dẫn kết nối với những khách mời khác,…..và sử dụng chúng sau khi sự kiện kết thúc.
- Tương tác: Thăm dò ý kiến, khảo sát, mini game,…. được thiết kế để tạo sự tương tác giữa các nhóm khách mời cũng như giữa khách mời và diễn gi.
Tính năng phát trực tiếp của nền tảng EventMobi
Hopin
Hopin là một công ty cung cấp nhiều dịch vụ khác nhau xoay quanh tổ chức sự kiện. Hầu hết các tính năng của nền tảng này đều dễ sử dụng và vô cùng cần thiết khi tổ chức sự kiện:
- Đa dạng mọi quy mô: Trong khi một số nền tảng yêu cầu số lượng khách mời tối thiểu tham dự sự kiện, Hopin thì lại không yêu cầu điều đó. Điều này cho phép bạn có thể tổ chức nhiều loại sự kiện khác nhau trên nền tảng này.
- Đăng ký dễ dàng: Từ trang đích được điều chỉnh để cung cấp cho khách thông tin về sự kiện, Hopin mang đến cho người dùng trải nghiệm dễ dàng khi thực hiện các thao tác.
- Kết nối riêng: Nền tảng cho phép khách hàng kết nối riêng với những người tham dự khác cũng như thiết lập hội nghị nhóm. Điều này giúp cho quá trình trao đổi hiệu quả hơn và khả năng tương tác nhiều hơn.
- Truyền thông tin dễ dàng: Định dạng rất chuyên nghiệp và dễ sử dụng để các diễn giả cũng như người tổ chức sự kiện có thể truyền tải thông điệp của họ mà không gặp nhiều vấn đề kỹ thuật.
- Nội dung theo yêu cầu: Hopin cung cấp thư viện các video đã phát trực tiếp để khách mời có thể xem sau khi sự kiện kết thúc.
Người dùng dễ dàng thực hiện các thao tác
InEvent
InEvent cung cấp nhiều tính năng chất lượng cao mà bạn có thể dễ dàng ứng dụng khi tổ chức sự kiện của mình. Các tính năng này bao gồm:
- Phân cấp khách hàng: Khách mời tham gia trực tiếp hay tham gia qua nền tảng ảo có thể truy cập vào những phần khác nhau của sự kiện dựa theo mức độ huy hiệu được trao.
- Kết nối: InEvent cung cấp không gian ảo dạng hội nghị truyền hình để khách mời có thể kết nối và truyền đạt chia sẻ của mình.
- Tích hợp CRM và Quản lý dữ liệu: Người dùng có thể tận dụng các tính năng nâng cao cho phép sắp xếp một cách logics tất cả thông tin về khách mời, diễn giả cũng như tạo và theo dõi hành trình tham gia.
- Tùy chỉnh trang đăng ký: Các trang đích có thể tùy ý chỉnh sửa để phù hợp với giao diện và thiết kế của công ty để tạo đồng bộ thương hiệu.
- Hiển thị thời gian: Một tính năng độc đáo là hiển thị thời gian thực cho khách mời, người thuyết trình,….để đảm bảo lịch trình sự kiện diễn ra theo đúng như kế hoạch.
Tích hợp CRM và Quản lý dữ liệu
Communique Conferencing
Communique Conferencing cung cấp một loạt các tính năng để nâng cao tính chuyên nghiệp của sự kiện hỗn hợp mà bạn tổ chức. Một số tính năng bao gồm:
- Đăng ký sự kiện: Chia sẻ thông tin có giá trị về sự kiện trên trang đích phù hợp với sự kiện của bạn. Điều này giúp khách mời nắm được chi tiết về lịch trình, diễn giả,… của sự kiện.
- Kết nối: Cài đặt và các tính năng tương tác cho phép khách mời tham gia giao tiếp và kết nối Internet để tìm kiếm, chia sẻ thông tin trực tiếp.
- Sắp xếp vị trí: Communique Conferencing cho phép những người đang sử dụng nền tảng sự kiện ảo kiểm tra các sự kiện mà họ đã tham dự và sắp xếp chúng một cách hợp lý
- Báo cáo và Phân tích: Nền tảng cung cấp cho các bên liên quan thông tin và hành vi của khách mời khi tham dự sự kiện
Hãy tận dụng những nền tảng để làm sự kiện hỗn hợp của bạn trở nên ấn tượng và đáng nhớ hơn. Điều đó giúp bạn loại bỏ những ràng buộc về địa lý, thiết bị,…. – cái mà đã ngăn cản bạn tiếp cận khách hàng, đồng nghiệp,…. trên toàn thế giới.
Để tìm kiếm các thông tin khác về dịch vụ tổ chức sự kiện, vui lòng truy cập website: https://roadshow.vn/.
Tìm hiểu thêm:
