Với sự phát triển mạnh mẽ trong thời đại công nghệ và sự tác động của đại dịch Covid, hiện nay chúng ta đã có thể tổ chức các sự kiện ảo. Tuy nhiên, tổ chức một virtual event không phải lúc nào cũng dễ. Vậy thì để có một virtual event thành công, bạn nên cân nhắc những yếu tố gì?
Mục Lục
1. Tổ chức Virtual Event ở thời điểm hiện tại
Trong thời kỳ đại dịch Covid-19, doanh nghiệp bạn có thể đã vội vàng đưa các sự kiện kỹ thuật số của mình vào thực thi và cắt giảm các góc cạnh để đảm bảo tiến độ nhanh chóng triển khai một sự kiện cho khách tham dự.
Tuy nhiên, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng những sự kiện ảo – Virtual Event vẫn sẽ còn tồn tại trong tương lai gần. Lựa chọn tiện lợi tạm thời nổi lên như các giải pháp chống đại dịch này có khả năng vẫn tồn tại lâu dài.
Điều này có nghĩa là bạn nên xem xét và cân nhắc lại các yếu tố chính của sự kiện ảo và đảm bảo rằng bạn đang xây dựng sự kiện từ một nền tảng vững chắc. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến các yếu tố sau của sự kiện ảo:
- Nội dung và các phiên sự kiện
- Hợp tác cùng nhà tài trợ
- Chiến lược tương tác với người tham dự
Ngoài việc chỉ thảo luận từng yếu tố, chúng tôi cũng sẽ đề cập đến các mẹo và chiến lược để thực hiện thành công các yếu tố đó trong sự kiện ảo tiếp theo của bạn. Đồng thời, đừng quên rằng bạn luôn có thể nhờ một nhà tư vấn chuyên về các sự kiện ảo để giúp bạn đưa các chiến lược vào cuộc sống nhé!
Tổ chức Virtual Event – Sự kiện ảo
2. Nội dung
Lý do chủ yếu khiến đối tượng mục tiêu tham dự virtual event của bạn là tham gia vào các phiên này, vì thông qua chúng, họ có thể tìm hiểu thông tin mới, kết nối để mở rộng mối quan hệ và hơn thế nữa.
Do đó, nội dung là nền tảng cốt lõi của sự kiện ảo nói riêng và các sự kiện thông thường nói chung. Đây là một yếu tố mà bạn nên ưu tiên thực hiện một cách hiệu quả. Khi xem xét chiến lược nội dung sự kiện ảo của bạn, hãy đảm bảo bạn xem xét các khía cạnh sau:
Hình thức trình bày
Có một số cách khác nhau để trình bày nội dung cho khách tham dự sự kiện. Bạn có thể ghi trước các phần phát biểu và diễn giả, sau đó phát các bản ghi đó trong sự kiện. Hoặc, bạn có thể phát sóng các phiên trực tiếp và để các diễn giả thuyết trình ngay tại thời điểm đó, tương tự như cách họ làm với một sự kiện thực. Khi xem xét kĩ lường, mỗi cách tiếp cận đều có những lợi ích và thách thức riêng.
Ví dụ: Ghi âm trước sẽ loại bỏ một số áp lực trong ngày diễn ra sự kiện, nhưng việc phối hợp với diễn giả trước sự kiện có thể khó khăn hơn về mặt hậu cần.
Bố cục sự kiện
Yếu tố này đề cập đến cách bản thân nội dung được cấu trúc. Một bố cục truyền thống sẽ giống như một webinar (hội thảo trên web) — một diễn giả với PowerPoint hai chiều. Một bố cục kết hợp có thể bao gồm bản trình bày kiểu hội thảo trên web, cũng như các cuộc thảo luận trực tiếp với nhiều tham luận viên và nỗ lực tương tác với khán giả.
Nội dung và các phiên sự kiện trong Virtual Event
Thời gian nội dung
Cân nhắc xem xét các phiên sự kiện và thời gian diễn ra chúng. Các phiên kéo dài hơn 60 phút sẽ giúp ích rất nhiều cho các cuộc thảo luận và thuyết trình chuyên sâu, nơi bạn có thể sử dụng 45 phút nội dung và 15 phút hỏi đáp.
Các phiên sự kiện apr có thời lượng trung bình 30 phút sẽ thích hợp với nội dung từ 20 đến 25 phút và phần Hỏi và Đáp nhanh từ 5 đến 10 phút. Cuối cùng, các phiên kéo dài 15 phút sẽ phù hợp cho các câu chuyện chia sẻ của khách hàng, các phân đoạn giải trí và các lựa chọn khác nếu bạn không định đặt câu hỏi cho khán giả.
Giá trị tiếp diễn
Chỉ vì bạn đang phát trực tiếp nội dung, không có nghĩa là nội dung đó chỉ có giá trị vào thời điểm đó. Hãy cân nhắc ghi lại từng phiên sự kiện và lên kế hoạch để sử dụng sau này. Bạn có thể chia sẻ nó với những người đăng ký sự kiện đã bỏ lỡ một hoặc hai phiên, bán nó theo yêu cầu cho các thành viên tổ chức không thể tham dự hoặc thậm chí sử dụng nó như một phần của chiến lược marketing nội dung của bạn.
Cách bạn lựa chọn cấu trúc nội dung sự kiện của doanh nghiệp sẽ phụ thuộc phần lớn vào loại nội dung mà sự kiện của bạn sẽ triển khai. Tuy nhiên, phần mềm để tổ chức sự kiện ảo của bạn cũng có thể đặt ra các giới hạn về loại nội dung bạn có thể chia sẻ và cách bạn chia sẻ chúng. Vì vậy, bạn nên kiểm tra lại công nghệ của mình để đảm bảo nó hỗ trợ loại nội dung bạn muốn chia sẻ.
Hợp tác với nhiều nhà tài trợ
3. Hợp tác với các nhà tài trợ
Sự kiện là cơ hội mang lại doanh thu cho tổ chức của bạn, nhưng không chỉ thông qua vé sự kiện mà bạn bán. Các nhà tài trợ và đơn vị tổ chức sự kiện cũng là những người góp phần tạo ra doanh thu có giá trị cho sự kiện của bạn, vì vậy điều quan trọng là phải cung cấp trải nghiệm tuyệt vời cho họ. Khi bạn vạch ra trải nghiệm nhà tài trợ, có hai khía cạnh chính cần lưu ý — các loại cơ hội tài trợ bạn sẽ cung cấp và cách bạn định giá những cơ hội đó.
Về các loại cơ hội tài trợ, hãy xem xét các lựa chọn sau:
- Trò chuyện trực tiếp
Điều này liên quan đến việc trang bị cho các nhà tài trợ phòng trò chuyện trực tiếp hoặc chức năng khác, cho phép họ nhắn tin trực tiếp với khách tham dự sự kiện, những đối tượng mục tiêu – những người có thể quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ của họ.
- Poster hall
Đây là nơi để các nhà tài trợ treo một digital poster hiển thị thương hiệu của họ. Khách tham dự sự kiện có thể xem poster và tìm hiểu công ty nào đang tài trợ cho sự kiện.
- Lên lịch gặp mặt cho nhà tài trợ và người tham dự
Trang bị cho các nhà tài trợ phòng họp ảo của riêng họ và cho phép họ lên lịch gặp mặt trực tiếp với những khách có thể quan tâm đến dịch vụ của họ.
Xem xét thời gian triển khai nội dung virtual event
- Gian hàng ảo
Với gian hàng ảo, các nhà tài trợ có thể cung cấp thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ của họ thông qua tờ rơi, brochure, video sản phẩm và liên kết đến trang web của họ.
- Marketing sự kiện
Xem xét cung cấp các tùy chọn phương tiện truyền thống trả phí khác như quảng cáo hiển thị hình ảnh và biểu ngữ trên nền tảng sự kiện ảo của bạn cho các nhà tài trợ. Bạn cũng có thể cho phép các nhà tài trợ trưng bày logo của họ trong phạm vi tiếp cận trước sự kiện của bạn, chẳng hạn như trong email và các chiến dịch truyền thông xã hội.
Hãy lựa chọn những cơ hội phù hợp với sự kiện của bạn và bắt đầu tạo các gói tài trợ. Cân nhắc tạo các gói tài trợ theo từng cấp, chẳng hạn như gói Vàng có nhiều cơ hội nhất hoặc giá trị cao nhất, gói Bạc có ít cơ hội hơn một chút và gói Đồng có các đặc quyền tài trợ cơ bản.
Từ đó, giới hạn số lượng mỗi cấp mà bạn cung cấp để tăng nhu cầu. Nếu mọi nhà tài trợ đều có thể mua gói “Vàng”, sẽ rất khó để làm nổi bật từng gói hoặc làm cho trường hợp đó trở thành lựa chọn có giá trị hơn.
Timeline tổ chức virtual event
4. Chiến lược Virtual Event tương tác với người tham dự
Tính từ thời điểm COVID, khách tham dự sự kiện của bạn đã tham gia các sự kiện ảo được gần ba năm. Mặc dù nhiều người có thể cảm thấy yêu thích các trải nghiệm sự kiện ảo và khả năng tiếp cận mà nó cung cấp, nhưng cũng đúng là bạn rất dễ mất tập trung khi nhìn chằm chằm vào màn hình máy tính.
Các chiến lược tương tác với người tham dự là rất quan trọng để thu hút lại những khách tham dự sự kiện dễmất tập trung. Điều này bao gồm các chiến lược như:
- Live chat – Trò chuyện trực tiếp: Cung cấp cho khách tham dự khả năng trò chuyện, trao đổi với nhau, với người tổ chức sự kiện và người dẫn chương trình trong suốt sự kiện. Khách có thể gửi câu hỏi, nhận xét và ý tưởng để trở thành người tham gia tích cực trong bất kỳ phiên nào.
- Phiên hỏi đáp: Trong các phiên họp, hãy cho khách cơ hội chia sẻ bất kỳ câu hỏi nào họ có về nội dung và nhận được câu trả lời. Điều này khuyến khích họ lắng nghe trong suốt thời gian diễn ra sự kiện và tận dụng tối đa mỗi phiên.
- Discussion Boards: Cân nhắc tạo các ban thảo luận tập trung vào các chủ đề và khía cạnh cụ thể của sự kiện của bạn. Những khách nhận thấy các phiên đặc biệt có giá trị có thể kết nối với những khách khác có chung sở thích.
Cuối cùng, hãy cân nhắc các khoảng nghỉ ngắn trong suốt sự kiện để cho phép khách rời khỏi máy tính của họ. Khi họ đã lên lịch giải lao để rời đi, khách mời sẽ có thể tập trung chăm chú hơn trong các phiên sự kiện.
Trên đây là bài viết về “3 yếu tố cân nhắc khi tổ chức Virtual Event – Sự kiện ảo”. Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp ích cho doanh nghiệp bạn trong quá trình tìm hiểu về hình thức tổ chức sự kiện này. Nếu còn thắc mắc nào khác, bạn có thể liên hệ với quảng cáo Roadshow WeWin Media thông qua số hotline 0961 84 68 68 để được tư vấn vá báo giá chi tiết về dịch vụ tổ chức sự kiện.
Tìm hiểu thêm:
