Bạn chưa đủ ngân sách để tổ chức một sự kiện hoành tráng và tạo tiếng vang lớn? Bạn muốn tìm các nhà tài trợ, những bên thứ 3 có cùng chí hướng với bạn? Vậy các tips tìm tài trợ thành công cho sự kiện của bạn là gì? Cùng tìm hiểu với Roadshow WeWin nhé!
Mục Lục
1. Hiểu sự kiện của bạn
Tìm tài trợ cho sự kiện về cơ bản là “bán” sự kiện của bạn cho những người mua tiềm năng – các nhà đầu tư. Cuộc nói chuyện của bạn với các nhà đầu tư tiềm năng sẽ có điểm giống với khi bạn nói chuyện với khách hàng tiềm năng của mình.
Vì vậy, hãy tìm các nhà tài trợ này giống như cách bạn bán hàng hoặc marketing các sản phẩm khác. Đề xuất Giá trị Duy nhất (UVP) sự kiện của bạn tới những nhà đầu tư tiềm năng. Trước đó, bạn cần tìm hiểu điều gì làm cho sự kiện của bạn trở nên độc đáo so với các đối thủ cạnh tranh?
Bạn càng có thể xác định rõ ràng và chính xác các điểm độc đáo cho sự kiện của mình và giới thiệu những điều này với các nhà tài trợ tiềm năng, thì khả năng bạn có thể nhận được tài trợ càng cao.
Dưới đây là một số câu hỏi cần đặt ra để giúp bạn xác định các điểm độc đáo cho sự kiện của mình:
- Chủ đề của sự kiện là gì?
- Tầm nhìn tổng thể của sự kiện là gì?
- Bạn đang cố gắng đạt được những mục tiêu nào thông qua sự kiện?
- Giá trị thương hiệu của bạn và sự kiện là gì?
Khi bạn đã trả lời tất cả các câu hỏi này, bước tiếp theo là xác định các công ty tiềm năng (người mua tiềm năng) có thể quan tâm đến việc tài trợ cho sự kiện và giới thiệu sự kiện của bạn với họ.
Hiểu rõ sự kiện của bạn cần gì và sẽ tạo ra gì trước khi tìm nhà tài trợ
2. Xác định lý do tại sao các nhà tài trợ nên tài trợ cho bạn
Hãy cố gắng tìm hiểu lý do tại sao các nhà tài trợ mục tiêu của bạn đang tìm kiếm các cơ hội đầu tư. Mục đích họ đi đầu tư là gì? Biết được điều này, quá trình thuyết phục của bạn sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.
Hãy nhớ rằng đối với những công ty này, tài trợ là một khoản đầu tư. Bạn càng chứng minh được rằng sự kiện của mình có thể mang lại lợi nhuận hay tiếng vang lớn cho họ thì càng có nhiều khả năng nhận được tài trợ.
Vì vậy, khi thực hiện chiến dịch tìm tài trợ sự kiện của bạn, điều quan trọng là phải hiểu những loại ROI khác nhau có được từ sự kiện mà các nhà tài trợ mục tiêu của bạn đang mong đợi. Dưới đây là một số giá trị mà bạn có thể truyền đạt cho các nhà tài trợ tiềm năng khi “bán” sự kiện của mình:
- Tạo khách hàng tiềm năng: việc có được nhiều khách hàng tiềm năng hơn vẫn là một trong những thách thức lớn nhất đối với nhiều công ty và vì vậy một số công ty đang nhìn vào triển vọng có được nhiều khách hàng tiềm năng hơn thông qua tài trợ sự kiện.
- Nhân khẩu học có giá trị: các công ty có thể gặp khó khăn khi khai thác một nhóm nhân khẩu học nhất định và nếu sự kiện của bạn có thể thu hút đối tượng mục tiêu này, đây có thể là một đề xuất rất có giá trị cho các nhà tài trợ mục tiêu.
- Nhận diện thương hiệu trên mạng xã hội: Nhiều công ty coi tài trợ cho sự kiện như một cơ hội để cải thiện hiệu suất truyền thông xã hội của họ. Nếu sự kiện của bạn có thể giúp các công ty quảng bá trên mạng xã hội, họ sẽ đồng ý đầu tư cho bạn.
Rõ ràng, có những giá trị khác mà bạn có thể cung cấp cho các công ty để họ muốn tài trợ cho sự kiện của bạn. Ba lợi ích trên chỉ là một số ví dụ phổ biến nhất. Điều quan trọng là hiểu được động cơ và lý do tại sao của nhà đầu tư, để bạn có thể truyền đạt những giá trị này một cách hiệu quả.
Tìm hiểu lợi ích sự kiện của bạn có thể mang lại cho nhà tài trợ
3. Tiêu chí lựa chọn nhà đầu tư
Điều quan trọng là tập trung nỗ lực của bạn vào đúng nhà tài trợ có khả năng tài trợ cao nhất cho các sự kiện của bạn, nhằm không để thời gian và nguồn lực của bạn sẽ không bị lãng phí.
Vì vậy, hãy thiết lập tiêu chí cho các nhà tài trợ mà bạn muốn nhắm hướng tới, điều này sẽ rất quan trọng trong việc đảm bảo tài trợ của bạn. Dưới đây là một số ví dụ về các yếu tố bạn có thể sử dụng để làm tiêu chí chọn nhà tài trợ mục tiêu.
- Các giá trị thương hiệu và công ty phù hợp với giá trị sự kiện.
- Các công ty có sứ mệnh, định hướng rõ ràng.
- Đã từng tài trợ cho các sự kiện tương tự trong quá khứ.
- Thị trường mục tiêu của sản phẩm mới phù hợp với đối tượng mục tiêu của thị trường của bạn.
Xác định đúng các nhà đầu tư tiềm năng nhằm mục đích xây dựng quan hệ đối tác lâu dài, lành mạnh thay vì chỉ tập trung vào việc đảm bảo nguồn tài chính. Những loại hình công ty nào sẽ là đối tác lý tưởng cho sự kiện của bạn? Hãy phân tích và tìm ra những cái tên phù hợp nhất cho sự kiện của bạn.
Tiêu chí dành cho nhà tài trợ của bạn càng cụ thể và toàn diện, bạn càng có nhiều khả năng thuyết phục đầu tư thành công.
Tìm hiểu lợi ích sự kiện của bạn có thể mang lại cho nhà tài trợ
4. Xác định và nghiên cứu các nhà đầu tư tiềm năng
Dựa trên danh sách các tiêu chí bạn đã xác định ở trên và các bước trước đó, bạn cần nghiên cứu các công ty có khả năng đồng ý tài trợ lớn. Các tiêu chí bạn đề ra ban đầu để lựa chọn nhà tài trợ càng dễ dàng, việc xác định chính xác nhà đầu tư phù hợp càng dễ dàng thực hiện.
Một số mẹo sẽ giúp ích cho bạn:
- Tìm kiếm các sự kiện tương tự như sự kiện của bạn mà đã được tổ chức trước đây và tìm hiểu các nhà tài trợ của họ (thường có trên trang web và các trang truyền thông xã hội của họ).
- Xác định đối tượng mục tiêu của sự kiện bạn sẽ tổ chức. Tìm kiếm các công ty có chung đối tượng mục tiêu tương tự với sự kiện của bạn.
- Khảo sát những người khách hàng tiềm năng tham dự sự kiện (tức là theo dõi các tương tác trên mạng xã hội của họ) và xác định các thương hiệu mà họ. thường tương tác. Cách tiếp cận lấy khách hàng này cũng có thể hữu ích trong việc thu hút những bên tham dự tiềm năng.
- Có những nền tảng trực tuyến mà bạn có thể sử dụng để tìm các nhà tài trợ tiềm năng, như Sponsor Event, Sponseasy,…
Nghiên cứu chi tiết các nhà đầu tư tiềm năng
Sau đó hãy tạo danh sách chọn lọc các nhà tài trợ tiềm năng và nghiên cứu kỹ lưỡng họ. Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể đặt ra cho bản thân giúp việc lựa chọn chính xác hơn:
- Giá trị thương hiệu của nhà tài trợ mục tiêu là gì?
- Bạn sẽ cung cấp những lợi ích gì cho nhà tài trợ?
- Công ty có đủ ngân sách để tài trợ cho sự kiện của bạn không?
- Công ty có bộ phận Marketing hoặc quảng cáo riêng không? (các công ty có bộ phận Marketing chuyên dụng có xu hướng tài trợ nhiều sự kiện hơn).
Hãy nhớ rằng bạn càng hiểu rõ về các nhà tài trợ mục tiêu của mình và tại sao họ có thể quan tâm đến việc tài trợ cho sự kiện của bạn, thì khả năng thành công của bạn càng cao.
5. Tìm hiểu những người sẽ quyết định hoạt động tài trợ
Sự đồng ý hợp tác, tài trợ về cơ bản là một thỏa thuận kinh doanh B2B và khi giao dịch với các công ty khác, có thể có một số người ra quyết định trong công ty như giám đốc Marketing, giám đốc kinh doanh,…
Bạn có thể sử dụng các nền tảng như LinkedIn để xác định những cá nhân chủ chốt này của công ty đối tác, sau đó sử dụng các công cụ như Hunter.io để tìm thông tin liên hệ (địa chỉ email) của họ. Trong các bước tiếp theo, bạn sẽ gửi các đề xuất tài trợ cho sự kiện cho những cá nhân này.
Nhưng trước tiên, bạn nên nghiên cứu những người ra quyết định quan trọng này để xác định hành vi, sở thích,… để có thể giúp bạn tạo ra một đề xuất lý tưởng.
Tìm hiểu những người sẽ quyết định hoạt động tài trợ
6. Chuẩn bị dữ liệu cần thiết
Nếu bạn muốn đề xuất của mình có hiệu quả, đề xuất đó phải dựa trên những dữ liệu chính xác và thể hiện được những tiềm năng mà sự kiện đem lại. Các công ty tài trợ cho sự kiện của bạn nghĩa là họ đang chi một khoản đầu tư và hiển thị dữ liệu có liên quan là một cách hiệu quả là điều vô cùng cần thiết.
Dưới đây là các loại dữ liệu bạn nên đưa vào đề xuất của mình:
- Dữ liệu chính về người tham dự. Nếu bạn đã tổ chức các sự kiện trước đó, hãy bao gồm dữ liệu tham dự từ các sự kiện trước đây. Bạn có thể cung cấp dữ liệu nhân khẩu học càng chi tiết càng tốt.
- Dữ liệu khảo sát sự kiện từ các sự kiện trước đây.
- Phân tích từ các sự kiện trước đây.
- Hình ảnh và video ngắn (dài 1-2 phút) giới thiệu các sự kiện đã qua hoặc văn hóa công ty của bạn nếu bạn lần đầu tiên tổ chức sự kiện.
- Ước tính giá trị khách hàng tiềm năng mà công ty tài trợ có thể có được.
Bạn càng có thể trình bày nhiều dữ liệu có giá trị cho các nhà tài trợ, thì cơ hội bạn thành công càng cao. Bạn nên sử dụng phần mềm giúp quản lý quản lý sự kiện để có thể theo dõi hiệu suất sự kiện của mình, ghi lại dữ liệu và sử dụng chúng làm cơ sở cho việc phát triển những sự kiện sau này.
7. Chuẩn bị các gói tài trợ
Bạn cần thiết kế các gói tài trợ của bạn để phù hợp với nhu cầu, tiềm lực của các nhà đầu tư khác nhau. Không phải nhà tài trợ nào cũng có nhu cầu giống nhau, do đó nếu bạn chỉ để một gói tài trợ, bạn có thể sẽ bỏ lỡ những nhà đầu tư tiềm năng.
Trong đề xuất tài trợ của mình, bạn nên trình bày các gói tài trợ càng rõ ràng càng tốt, để các nhà đầu tư mục tiêu của bạn có thể hiểu rõ cái mà họ nhận được, hình thức xuất hiện, mức giá cần chi trả,…
Bạn có thể xây dựng các gói tài trợ theo nhiều tiêu chí và sử dụng những cách khác nhau. WeWin giới thiệu tới bạn hai cách có thể sử dụng để xây dựng các gói tài trợ:
Chia gói tài trợ theo cấp độ
Bạn nên chia gói tài trợ theo cấp độ, như vậy có thể phù hợp với từng nhóm nhà đầu tư khác nhau.Dưới đây là các bước để xây dựng gói tài trợ theo từng cấp độ:
Bước 1: Thiết kế các cấp bậc tài trợ
Bạn có thể đặt tên các cấp hoặc bậc của mình một cách sáng tạo nhất có thể hoặc bạn có thể sử dụng cách đặt tên cơ bản như “Bạch kim, Vàng, Bạc, Đồng”. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tạo sơ đồ đặt tên phù hợp với thương hiệu hoặc chủ đề của sự kiện.
Chia gói tài trợ theo cấp độ
Bước 2: Quyết định số lượng nhà tài trợ cần thiết cho mỗi cấp
Trước tiên, xác định số lượng các nhà tài trợ cần thiết cho mỗi cấp độ. Các cấp cao hơn sẽ độc quyền hơn, vì vậy số lượng sẽ ít hơn. Trên thực tế, việc cung cấp các gói giới hạn, độc quyền có thể hiệu quả trong việc kích thích các nhà tài trợ tiềm năng ký kết hợp đồng sớm hơn.
Bước 3: Quyết định quyền lợi tài trợ cho mỗi hạng
Tài trợ ở cấp càng cao, bạn càng được cung cấp nhiều lợi ích có giá trị cao. Ví dụ như:
- Vàng (10.000$): Hồ sơ công ty được hiển thị trên trang chủ sự kiện, 2 quảng cáo banner, quảng cáo trên màn hình chính, ruy băng tên nhà tài trợ trên trang danh sách nhà tài trợ.
- Bạc (5.000$): 1 quảng cáo banner, ruy băng tên tài trợ trên trang danh sách nhà tài trợ.
- Đồng (1.000$): ruy băng tên tài trợ trên trang danh sách nhà tài trợ.
Cá nhân hóa các gói tài trợ
Nếu bạn muốn gửi một đề xuất đến các nhà tài trợ tiềm năng đang tìm cách đạt được các mục tiêu cụ thể, bạn có thể sử dụng cách tiếp cận này. Các gói này phải được cá nhân hóa, vì vậy mỗi nhà tài trợ tiềm năng của bạn sẽ nhận được các ưu đãi khác nhau và bạn có thể xem ví dụ dưới đây:
Đối với Công ty X
- Bao gồm Logo của công ty X trên trang đăng ký sự kiện và bất kỳ thông tin hỗ trợ hỗ trợ Marketing nào
- 10 lượt đề cập trên mạng xã hội trước khi sự kiện diễn ra
- Bao gồm các quà tặng được tài trợ trước sự kiện
- Làm nổi bật Logo của nhà tài trợ và hồ sơ công ty chi tiết trong phần tài trợ của trang web
- Các liên kết đến các tài nguyên có thể tải xuống do nhà tài trợ cung cấp
- Vị trí Logo của nhà tài trợ trên các bảng hiệu quảng cáo OOH
- Đưa Logo của nhà tài trợ vào bản khảo sát sau sự kiện và email cảm ơn
Cá nhân hóa gói tài trợ
8. Tham gia quá trình đề xuất xin tài trợ
Sau khi đã chuẩn bị tất cả, điều quan trọng bạn cần tham gia vào quá trình đề xuất các gói tài trợ, trong đó bao gồm những gì bạn đã chuẩn bị kỹ càng từ trước.
Mặc dù bạn có thể sáng tạo trong cách đề xuất của mình, tuy nhiên, sẽ tốt hơn khi những đề xuất đó được cá nhân hóa cho từng nhà tài trợ tiềm năng. Mỗi đề xuất nên bao gồm các yếu tố chính sau:
Thông tin về sự kiện
- Ngày, địa điểm, quy mô của sự kiện.
- Chủ đề sự kiện và nội dung.
- Timeline sự kiện.
- Nhiệm vụ và mục tiêu của sự kiện.
- Thành công trong quá khứ (nếu đó là sự kiện thường niên).
Người tham dự
- Người tham dự và nhân khẩu học của họ.
- Số lượng người tham dự đã tham dự các sự kiện trước (nếu có) và ước tính lượng người tham dự sự kiện sắp tới.
- Bạn sẽ truyền thông sự kiện của mình cho những người tham dự mới như thế nào.
Giá trị / Lợi ích
Giải thích sự kiện của bạn sẽ mang lại lợi ích như thế nào và bạn có thể trực tiếp trình bày rõ ràng những lợi ích.
Gói tài trợ
Các gói tài trợ mà bạn đã lên danh sách là gì? Hãy giới thiệu và nhấn mạnh vào những giá trị mà các công ty có thể nhận được.
Dữ liệu chứng minh
Nếu bạn đã tổ chức các sự kiện thành công trong quá khứ, bạn có thể giới thiệu những thành công của qua trong đề xuất của mình:
- Logo của sự kiện trước đó
- Nói về những thành công tài trợ trước đây
- Phản hồi và trích dẫn từ người tham dự, nhà tài trợ, nhà triển lãm, diễn giả,…
Tuy nhiên, nếu đây là sự kiện đầu tiên của bạn, bạn vẫn có thể cung cấp hồ sơ theo dõi làm việc với các doanh nghiệp hoặc khách hàng khác.
Kết luận
Nếu sự kiện không được tổ chức tốt, bạn sẽ không thể xây dựng mối quan hệ lâu dài và bền vững với các nhà tài trợ của mình và việc xin tài trợ cho những sự kiện sau sẽ gặp nhiều khó khăn. Do đó, bạn cần lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện của mình và triển khai nó một cách tốt nhất cùng với hoạt động kêu gọi tìm tài trợ. Nếu cần thêm thông tin gì liên quan đến tổ chức sự kiện, độc giả vui lòng liên hệ với Roadshow WeWin thông qua số hotline 0961 84 6868 để được tư vấn và nhận báo giá miễn phí.
Tìm hiểu thêm:
